Kant-en-klare sjablonen

Wat de bibliotheek is

Niet elk document heeft een eigen sjabloon nodig. De bibliotheek is een set kant-en-klare sjablonen voor het papierwerk dat Oekraïense bedrijven het vaakst doen: personeelsbesluiten, arbeidsovereenkomsten, akten, facturen, huurovereenkomsten, leverings- en dienstverleningscontracten, en functieomschrijvingen. Elk sjabloon heeft een eigen pagina in de openbare catalogus, waar je kunt lezen waarvoor het document dient en het online kunt invullen.

De catalogus staat momenteel op de Oekraïense versie van de site, op /uk/shabloni, omdat de documenten zelf Oekraïens zijn.

De bibliotheek in de app

Dezelfde sjablonen staan ook in de app: Sjablonen, het blok Bibliotheek met kant-en-klare sjablonen onder je eigen sjablonen. Zoek er een op via zoeken of categorie en klik op Toevoegen aan mijn sjablonen. Er verschijnt een kopie tussen je sjablonen, en op de bibliotheekkaart staat dan Invullen in plaats van de knop.

Vanaf dat moment is het een gewoon sjabloon van je werkruimte: vul het in, wijzig het, gebruik het in dossiers. Wijzigingen gelden alleen voor jouw kopie, en documenten die je ermee maakt, tellen mee voor je abonnement zoals die van al je andere sjablonen.

Waar de tekst vandaan komt

Elk sjabloon in de bibliotheek is van een van twee soorten, en we kopiëren nooit voorbeelden van andere websites.

Officiële overheidsformulieren

Voor sommige documenten is een formulier vastgesteld bij een regelgevende akte, en daar wil je juist de officiële formulering. Deze sjablonen geven het formulier weer zoals het in de akte zelf staat, bijvoorbeeld:

• П-1, П-3, П-4 — de standaard HR-formulieren voor een besluit tot indiensttreding, een besluit tot verlening van verlof en de persoonlijke registratiekaart van een werknemer;
• typische arbeidsovereenkomsten voor werken op afstand en voor thuiswerk;
• het typische pachtcontract voor grond;
• de ТТН (vrachtbrief, het begeleidingsdocument bij goederen die over de weg worden vervoerd) en het vervoerscontract.

Elk daarvan heeft een bronvermelding: de akte, het nummer en de datum, en een link naar de tekst op zakon.rada.gov.ua. Officiële documenten van overheidsinstanties zijn in Oekraïne niet auteursrechtelijk beschermd, daarom mogen ze woordelijk worden overgenomen.

Originele documenten

Al het andere (akten van werkzaamheden, facturen, pakbonnen, dienstverlenings- en leveringscontracten, huurovereenkomsten, geheimhoudingsovereenkomsten (NDA's), functieomschrijvingen) is originele tekst, geschreven voor DocuTract op basis van de wet: het Burgerlijk Wetboek, het Arbeidswetboek, de eisen van de boekhoudwet aan primaire documenten, enzovoort. Waar een functieomschrijving gebaseerd is op het officiële kwalificatiehandboek, staat dat in de bronvermelding.

Een sjabloon invullen vanuit de catalogus

1. Open de pagina van het sjabloon in de catalogus en begin het online in te vullen.
2. Typ de waarden in waar het formulier om vraagt: namen, codes zoals de ЄДРПОУ (het Oekraïense registratienummer van een bedrijf), datums, bedragen. Bij documenten met een tabel van goederen of diensten kun je zoveel rijen toevoegen als je nodig hebt; zie Tabellen met een variabel aantal rijen.
3. Bekijk het voorbeeld van de eerste pagina.
4. Betaal eenmalig, zonder account, om het volledige document als .docx en PDF te downloaden; het wordt je ook gemaild en 30 dagen bewaard.

De details staan in Online invullen vanaf de website.

Kan ik ze gebruiken zoals ze zijn?

De sjablonen zijn zorgvuldig geschreven en volgen de wettelijke eisen, maar elke transactie heeft haar eigen omstandigheden. Laat voor alles wat ertoe doet (een langlopende huur, een ongebruikelijke arbeidsregeling, een contract waar echt geld mee gemoeid is) een jurist het resultaat voor jouw situatie bekijken. Een sjabloon is een goed opgebouwd startpunt, geen juridisch advies.

Wil je een eigen versie?

Stel je hetzelfde document vaak op, of heb je je eigen formulering nodig, maak dan je eigen sjabloon: vanuit een basisbestand met placeholders (Een sjabloon maken vanuit een basisbestand) of vanuit een kant-en-klaar document dat je al hebt (Een sjabloon maken vanuit een kant-en-klaar document). Je eigen sjablonen vullen zich ook vanuit scans, niet alleen vanuit getypte waarden.