Dossiers

Eén transactie, meerdere documenten

Een transactie is zelden één vel papier. Bij een huurovereenkomst hoort een proces-verbaal van oplevering en vaak een factuur, en alle drie worden ingevuld vanuit hetzelfde handjevol scans. Een dossier is die transactie: je uploadt de documenten één keer, en elk sjabloon in het dossier leest dezelfde waarden.

Leg het pakket één keer vast

Een dossiertype is de set sjablonen die je altijd samen opstelt, in de volgorde waarin je ze opstelt: "woninghuur" is de huurovereenkomst, het proces-verbaal en de factuur. Je legt het één keer vast, en daarna is een dossier starten twee velden: welk pakket, en hoe deze transactie heet.

Je maakt een dossiertype direct ter plekke aan, in Dossiers, in het blok Nieuw dossiertype: vul een naam in, vink de sjablonen aan die samen het pakket vormen en klik op Type aanmaken. Het nummer naast een aangevinkt sjabloon is de plaats in het pakket - de volgorde waarin documenten worden getoond en gegenereerd. Het nieuwe type verschijnt meteen in Dossier starten.

Eén keer uploaden voor het hele pakket

Het dossier vraagt om alles wat de sjablonen samen nodig hebben, per soort document. Als alle drie de sjablonen een eigendomsuittreksel willen, vraagt het dossier er één keer om. Stuur het één keer en elk document dat het nodig had, heeft het.

Elke waarde wordt één keer gelezen en draagt haar bron mee, precies zoals voorheen. Corrigeer een naam in één document en de correctie gaat mee naar de andere, tenzij dat andere document al een eigen correctie heeft; die blijft ongemoeid. Dat is de regel in één zin: een waarde hoort bij het dossier, en een bewust verschil blijft een bewust verschil.

Als er geen scans nodig zijn

Niet elk sjabloon leest scans: een aanvraag of een besluit is vaak sneller met de hand ingevuld. Dan zegt Wat je moet uploaden dat er geen scans nodig zijn, en heeft elk document onder Documenten in het pakket een knop Invullen. Die opent het gewone invullen van precies dat document: vul de gegevens in, controleer ze en ontvang het kant-en-klare document. Alleen waarden die uit scans zijn gelezen, gaan mee tussen de documenten van een dossier: met de hand getypte velden worden in elk document apart ingevuld.

Het pakket samenstellen

Pakket samenstellen genereert de documenten waarvan de gegevens al binnen zijn en klaarstaan om te worden gecontroleerd. Voordat je klikt, toont het scherm hoeveel dat er zijn, want dat is ook wat het kost: een pakket van vier is vier generaties. Daarnaast zie je hoeveel documenten nog moeten worden ingevuld: die laat de knop ongemoeid. Is er nog geen enkel ingevuld, dan zegt DocuTract dat in plaats van stilletjes niets te doen. Heeft je abonnement er niet zoveel meer over, dan wordt er niets gegenereerd en krijg je beide getallen te zien, in plaats van met een half pakket te eindigen.

De kant-en-klare documenten download je één voor één, of als één zip.

De status van het dossier

De status van een dossier volgt de statussen van de documenten, zodat hij altijd overeenkomt met wat er gebeurt:

• Concept — er is nog niets gebeurd;
• Documenten verzamelen — er wordt een scan geüpload of gelezen;
• Gegevens controleren — van minstens één document zijn de gegevens binnen, en het pakket is nog niet compleet;
• Pakket klaar — elk document is gegenereerd;
• Er ging iets mis — een van de documenten kon niet worden opgesteld.

Elk bestand in het archief van het pakket is genoemd naar het sjabloon en het documentnummer, bijvoorbeeld zaiava-na-vidpustku-doc-26-0001.docx, zodat de bestanden makkelijk uit elkaar te houden zijn.

Wat niet is veranderd

Een document is nog steeds een document: het opent op een eigen scherm, de waarden worden daar gecorrigeerd, en een sjabloon dat los wordt ingevuld, werkt precies zoals voorheen. Elk document hoort bij een dossier, ook de documenten die je los begint, maar een dossier met één document gedraagt zich precies als een document.

Gerelateerd

• Controleer of de documenten van een dossier met elkaar overeenkomen: Kruiscontroles.
• Hergebruik dezelfde verhuurder of werkgever in meerdere dossiers: Het partijenregister.
• Veel transacties tegelijk: Batchgeneratie.