Privacybeleid

DocuTract ("DocuTract", "wij", "ons") helpt je een documentsjabloon en een handvol scans om te zetten in een kant-en-klaar, ingevuld document. Dit Privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens we verwerken wanneer je DocuTract gebruikt op docutract.online, waarom we ze verwerken, en welke keuzes en rechten je hebt. Het is bedoeld om te lezen in samenhang met onze Servicevoorwaarden en onze Verwerkersovereenkomst.

Wie verantwoordelijk is voor je gegevens

Voor je account- en factureringsgegevens is DocuTract de verwerkingsverantwoordelijke. Voor de documenten, scans en sjablonen die je uploadt ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en treedt DocuTract op als jouw verwerker - we verwerken die content alleen om de dienst te leveren en alleen volgens jouw instructies. De Verwerkersovereenkomst regelt die verwerkingsrelatie volledig.

Wat we verwerken

• Accountgegevens - je e-mailadres, de authenticatie-ID's van je inlogprovider, je weergavenaam en de taal van je interface.
• Content van de werkruimte - de sjablonen, scans en bronbestanden die je uploadt, de velden die je definieert, en de documenten die DocuTract voor je genereert.
• Factureringsgegevens - je abonnement, je tellers voor het maandelijkse documentgebruik, en de betalings- en factuurmetadata die door onze betalingsverwerker worden verwerkt. We slaan nooit volledige kaartnummers op.
• Gegevens bij een losse aankoop - als je een document koopt zonder account: het e-mailadres dat je bij het betalen opgeeft en, als je daarom vraagt, een ander adres om het document naartoe te sturen en de gegevens van een bedrijf voor een factuur.
• Technische gegevens - logregels, IP-adres, informatie over apparaat en browser, en de gebeurtenissen die nodig zijn om de dienst te laten werken, te beveiligen en fouten op te sporen.

Hoe we je gegevens gebruiken

We verwerken je gegevens om DocuTract te leveren en te onderhouden: om je te authenticeren, om extractie en documentgeneratie uit te voeren, om de quota van abonnementen te handhaven, om facturen op te stellen, om ondersteuning te bieden, om de dienst veilig te houden en om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Onze rechtsgronden zijn de uitvoering van onze overeenkomst met jou, ons gerechtvaardigd belang bij het exploiteren en beveiligen van de dienst, en het nakomen van wettelijke verplichtingen.

Je documenten blijven privé

Je geüploade documenten en de documenten die we genereren zijn van jou. We verkopen ze niet, we gebruiken ze niet om machine-learningmodellen te trainen, en we delen ze niet met derden, behalve met de subverwerkers die strikt nodig zijn om de dienst te leveren (zie hieronder). Toegang door onze medewerkers is beperkt tot wat nodig is voor ondersteuning en beheer, en wordt vastgelegd in een toegangslogboek.

Subverwerkers en hosting

DocuTract werkt met een korte lijst van gescreende subverwerkers: Hetzner (serverhosting in Duitsland), Supabase (database, inloggen en bestandsopslag, gehost in Ierland), Anthropic (AI-herkenning van je scans en sjablonen), Stripe (betalingen) en Zone.eu (verzenden van e-mail, Estland). Het doel van elk van hen, waar ze gegevens verwerken en de waarborgen voor elke internationale doorgifte staan beschreven in de Verwerkersovereenkomst. Anthropic bewaart de bestanden die het verwerkt maximaal 30 dagen en gebruikt ze nooit om modellen te trainen.

We gebruiken ook PostHog voor privacyvriendelijke productanalyse op onze website, gehost in de EU en pas geladen nadat je toestemming hebt gegeven. Het helpt ons te begrijpen hoe de site wordt gebruikt; het maskeert alle tekst en formulierinvoer en slaat de inhoud van je documenten of scans niet op.

Voor advertenties gebruiken we Google Ads (geleverd door Google Ireland Limited) om de effectiviteit van onze marketing te meten en mensen te bereiken die onze site hebben bezocht. De tag wordt op onze pagina's geladen met Google Consent Mode: totdat je toestemming geeft, plaatst hij geen advertentiecookies en verzamelt hij geen persoonsgegevens — alleen anonieme signalen zonder cookies kunnen voor metingen naar Google worden gestuurd. Zodra je toestemming geeft, kan hij advertentiecookies plaatsen en beperkte gegevens doorgeven aan Google, ook buiten de EU met passende waarborgen; hij ontvangt nooit de inhoud van je documenten of scans. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken.

Beveiliging

Gegevens zijn versleuteld tijdens overdracht (TLS) en bij opslag: onze database en de opslag met je sjablonen, scans en gegenereerde documenten worden door hun aanbieders versleuteld. Bestanden worden bewaard in privéopslag die nooit openbaar toegankelijk is en alleen bereikbaar is via kortlevende, ondertekende links die beperkt zijn tot je werkruimte. Je kunt je account beveiligen met tweestapsverificatie, en de eigenaar van een werkruimte kan die van elk lid verplichten; onze eigen beheerders moeten die gebruiken. Toegang tot productiesystemen is beperkt en geauthenticeerd, en wijzigingen in en het lezen van je documenten, evenals elke toegang door onze medewerkers, worden vastgelegd in een toegangslogboek waaraan alleen kan worden toegevoegd. PDF-opmaak gebeurt op onze eigen servers.

Hoe lang we je gegevens bewaren

We bewaren de content van de werkruimte zolang je account actief is, zodat de dienst kan werken. Je kunt sjablonen, scans en documenten op elk moment verwijderen. Je kunt je account zelf verwijderen via Profiel → Account verwijderen: je account, de werkruimten waarvan alleen jij lid bent en al hun content worden direct verwijderd, en eventuele resterende kopieën (bijvoorbeeld bij onze subverwerkers) binnen 30 dagen. Documenten die je in werkruimten van andere teams hebt gemaakt, blijven bij die teams. We bewaren alleen beperkte gegevens (bijvoorbeeld facturen) die we moeten bewaren om aan wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen te voldoen. Je kunt ons ook vragen je account te verwijderen via privacy@docutract.online. Concepten die op onze website zonder account zijn begonnen, worden na 24 uur automatisch verwijderd. Een document dat zonder account is betaald, en de links ernaar, worden 30 dagen na betaling bewaard; daarna worden het document, de scans en de ingevulde waarden verwijderd, en het gegeven van de aankoop (bedrag, datum, e-mailadres) wordt bewaard als boekhoudkundig gegeven. Het toegangslogboek (wie welke gegevens wanneer en vanaf waar heeft ingezien) wordt zes jaar bewaard om beveiligingsincidenten te onderzoeken en daarna verwijderd.

Je rechten

Met inachtneming van het toepasselijke recht kun je je persoonsgegevens inzien, corrigeren, exporteren, de verwerking ervan beperken of er bezwaar tegen maken, of je persoonsgegevens laten verwijderen. Je kunt ook je toestemming intrekken waar de verwerking daarop berust, en een klacht indienen bij je toezichthoudende autoriteit. Om een van deze rechten uit te oefenen, neem je contact met ons op via privacy@docutract.online; we antwoorden binnen de termijnen die de wet voorschrijft.

Internationale doorgiften

Sommige van onze aanbieders verwerken gegevens buiten de EER - met name Anthropic, dat gegevens opslaat in de Verenigde Staten, en Stripe, dat gevestigd is in de Verenigde Staten; Supabase host onze gegevens in Ierland, maar is een Amerikaans bedrijf. Voor deze doorgiften baseren we ons op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of, waar beschikbaar, een adequaatheidsbesluit (zoals het EU-US Data Privacy Framework), samen met de hierboven beschreven technische maatregelen.

Cookies

DocuTract heeft maar twee cookies nodig om te werken: een sessie-/authenticatiecookie en een eenvoudige taalcookie (platte tekst) die de taal van je interface onthoudt. Analyse- en advertentiecookies (PostHog, Google Ads) kunnen pas na je toestemming worden geplaatst, zoals hierboven beschreven, en je kunt die toestemming op elk moment intrekken.

Kinderen

DocuTract is een hulpmiddel voor professioneel en zakelijk gebruik en is niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. We verzamelen niet bewust gegevens van kinderen.

Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit Privacybeleid bijwerken naarmate de dienst zich ontwikkelt. Bij een wezenlijke wijziging passen we de datum "laatst bijgewerkt" hierboven aan en informeren we je, waar passend, in de app.

Contact

Vragen over dit beleid of je gegevens? Schrijf naar privacy@docutract.online.