Tabellen met een variabel aantal rijen
Akten, facturen en pakbonnen vermelden zoveel diensten of goederen als de transactie heeft. Voeg rijen toe en verwijder ze tijdens het invullen; de tabel groeit mee.
Het probleem dat dit oplost
Een akte van werkzaamheden vermeldt de geleverde diensten. Vorige maand waren het er twee, deze maand zeven. Een factuur, een pakbon, een specificatie of een ТТН (vrachtbrief) is hetzelfde: een tabel waarvan het aantal rijen elke keer anders is.
Een sjabloon kan niet van tevoren weten hoeveel rijen je nodig hebt, dus DocuTract behandelt zo'n tabel als een lijst: het sjabloon beschrijft één rij, en tijdens het invullen voeg je zoveel rijen toe als het document nodig heeft. Elke rij wordt een regel van de tabel in het kant-en-klare document.
Een lijst invullen
Bij de stap waarin je de gegevens controleert, verschijnt onder de gewone velden een lijst. Elke rij is een kaart met de velden van de rij: bijvoorbeeld de naam van de dienst, de eenheid, het aantal, de prijs en het bedrag.
- Rij toevoegen voegt een lege kaart toe aan het einde van de lijst. Vul de velden ervan in.
- Rij verwijderen op een kaart verwijdert die rij.
- Is de lijst leeg, dan zie je "Nog geen rijen - voeg de eerste toe."
- Rijen worden automatisch genummerd: de kolom № van de tabel wordt gevuld met 1, 2, 3… in de volgorde van de kaarten, zodat je na het verwijderen van een rij nooit iets opnieuw hoeft te nummeren.
Een lijst kan tot 200 rijen bevatten. Dat is ruim genoeg voor een document; heb je er echt meer nodig, dan is het waarschijnlijk eerder een spreadsheet dan een document.
Totalen zijn gewone velden
Het totaal, de btw en het totaal in woorden zijn aparte velden buiten de lijst. DocuTract telt de rijen niet voor je op: je vult de totalen zelf in, net zoals je ze zou aftekenen, dus controleer ze aan de hand van de rijen voordat je genereert.
Een lege lijst
Verwijder je alle rijen, dan wordt de tabelrij met de lijst helemaal uit het document verwijderd: geen lege regel met een eenzame "1" erin. De koprij en de totaalrijen van de tabel blijven staan.
Voor makers van sjablonen
Een lijst in een basisbestand schrijven
Zet de placeholders van de lijst in één rij van een Word-tabel, in de vorm met een punt
lijst.kolom:
| № | Dienst | Eenheid | Aantal | Prijs | Bedrag |
|---|---|---|---|---|---|
{{items.#}} |
{{items.name}} |
{{items.unit}} |
{{items.qty}} |
{{items.price}} |
{{items.amount}} |
- Het deel voor de punt (
items) is de naam van de lijst. Elke placeholder met hetzelfde voorvoegsel hoort bij dezelfde rij. - Het deel na de punt is de naam van de kolom. Gebruik kleine Latijnse letters en underscores, zoals bij elke placeholder.
{{items.#}}is het rijnummer. Het is geen veld: het wordt automatisch ingevuld.- Houd de hele rij in één tabelrij. De rijen erboven (de koprij) en eronder (de totalen) blijven zoals ze zijn.
- Een document kan meer dan één lijst hebben, bijvoorbeeld
{{goods.…}}en{{services.…}}, elk in een eigen tabelrij.
Als je het basisbestand uploadt, verschijnen de kolommen van de lijst in de veldkoppeling als gewone velden.
De wizard doet het voor je
Maak je een sjabloon vanuit een kant-en-klare akte of factuur, dan hoef je hier niets van te schrijven. De wizard herkent de artikeltabel, zet de voorbeeldregels om in één herhaalbare rij met een veld per kolom en voegt het rijnummer toe. Zie Een sjabloon maken vanuit een kant-en-klaar document.
Lijsten en herhaalde onderdelen zijn verschillende dingen
Een placeholder met een punt wordt ook gebruikt binnen een herhaald onderdeel, {{#each tenants}}
… {{tenants.full_name}}, waarvan de kopieën uit scans komen (één per paspoort van een huurder). Een lijst wordt
met de hand ingevuld, rij voor rij. Is een voorvoegsel de naam van een each-blok, dan is het een herhaald onderdeel;
anders is het een lijst. Zie Voorwaardelijke blokken en sjabloonversies.
Kant-en-klare sjablonen met lijsten
De bibliotheeksjablonen voor een akte van werkzaamheden, een factuur, een pakbon, een leveringscontract met specificatie, een commerciële offerte en de ТТН hebben hun artikeltabellen al als lijsten ingericht. Zie Kant-en-klare sjablonen.