Batchgeneratie

Wanneer één voor één geen zin meer heeft

Als er veel documenten van dezelfde soort zijn, heeft het geen zin meer om ze één voor één te doen: de tijd gaat niet naar het document, maar naar het herhalen van dezelfde klikken. Het scherm Batches neemt de hele invoer in één keer aan en zet die om in gewone documenten.

Twee manieren om de invoer aan te leveren

Een archief met mappen

Eén map is één transactie, en de bestanden erin zijn de scans ervan. Geneste mappen zijn prima: alles onder de map «Кравченко» hoort bij Кравченко. Is het archief plat, dertig scans zonder enige map, dan wordt elk bestand een eigen document.

Een tabel

CSV of XLSX, waarin een rij een document is en een kolom een veld. De kolomkop wordt gekoppeld aan het veld van het sjabloon, dus «Full name» vindt full_name. Hier zijn helemaal geen scans: dit is de ingang voor een kantoor waarvan de gegevens al in een systeem staan in plaats van op papier.

Voordat het begint, hoor je wat het kost

Uploaden start nog niets. We lezen het bestand en tonen wat we hebben gevonden: hoeveel items, hoeveel generaties het kost en hoeveel je er nog over hebt. Pas dan verschijnt de knop Starten.

Zijn er niet genoeg generaties voor de hele run, dan start hij helemaal niet. Er is bewust geen gedeeltelijke start: je moet begrijpen waarvoor je betaalt, in plaats van bij document twintig te ontdekken dat de rest niet komt.

Wat er daarna gebeurt

De run gaat in de wachtrij, met hooguit een paar items van je werkruimte tegelijk, zodat één groot archief niet de hele wachtrij in beslag neemt. Elk item doorloopt de gewone route: de scans worden gelezen, de waarden worden ingevuld, het document wordt gegenereerd. Het quotum wordt per kant-en-klaar document verbruikt, dus een item dat mislukt, kost niets.

Duurt de run langer dan een paar minuten, dan sturen we je een bericht als hij klaar is.

Als iets niet werkt

Een run stopt niet door één kapotte map. Dat item wordt gemarkeerd met de reden in gewone taal, de rest loopt door tot het einde, en de run eindigt als «gedeeltelijk».

• Mislukte opnieuw proberen start alleen de items die niet zijn gelukt. De klaar zijnde worden niet aangeraakt en niet twee keer betaald.
• Alles downloaden geeft je de kant-en-klare documenten als één archief, ook als er nog een paar ontbreken: achtentwintig kant-en-klare documenten zijn de moeite waard terwijl je de andere twee uitzoekt.
• Stoppen beëindigt het in de wachtrij zetten van nieuwe items. Die al bezig zijn, worden afgemaakt, dus er blijven geen half gegenereerde bestanden achter.

Een lege map of een lege rij wordt gemarkeerd als overgeslagen in plaats van mislukt: het is geen storing maar wat er in het invoerbestand stond, en er valt niets opnieuw te proberen.