CRM-integraties

Wat het doet

Een CRM-integratie verbindt DocuTract met het CRM waarin je deals, contactpersonen en bedrijven staan. Je legt één keer vast welk veld van een CRM-record welk veld van een sjabloon vult. Daarna maak je een document uit een record met één klik, of automatisch zodra er in het CRM iets gebeurt, en het afgeronde bestand wordt aan datzelfde record toegevoegd. Neemt een CRM geen bestanden aan, dan komt er in plaats daarvan een link naar het document bij het record.

Wat er nu beschikbaar is

We voegen kant-en-klare koppelingen met CRM's één voor één toe, elk getest aan de hand van de documentatie van de leverancier zelf. Tot de eerste live is, toont het integratiescherm CRM-integraties zijn onderweg in plaats van knoppen die niet zouden werken, en elk CRM verschijnt daar zodra het klaar is. Staat je systeem er nog niet bij, dan kun je het zelf koppelen met de API en webhooks, rechtstreeks of via Zapier, Make of n8n.

Wie het instelt

Open rechtsboven het menu met je adres en kies Integraties. Het CRM-gedeelte staat bovenaan, API en webhooks eronder.

• Alleen eigenaren en beheerders van een werkruimte koppelen en ontkoppelen accounts, koppelen velden en voegen automatiseringsregels toe. Andere leden zien de gekoppelde accounts en het logboek.
• CRM-integraties horen bij de abonnementen Pro en Team; de API, webhooks en de no-code-apps (Zapier, Make, n8n) hebben Team nodig. Bij een ander abonnement biedt het scherm Abonnementen bekijken aan in plaats van koppelen.

Een account koppelen

Klik onder Beschikbaar om te koppelen op Koppelen naast je CRM. De regel onder de naam zegt hoe het gekoppeld wordt:

• Inloggen via het CRM: je gaat naar de inlogpagina van het CRM zelf, kiest het account, keurt de toegang goed die DocuTract vraagt en komt terug op het integratiescherm. Je CRM-wachtwoord zien wij nooit.
• Met een API-sleutel: plak de sleutel die je in de instellingen van het CRM hebt gemaakt in API-sleutel. We controleren hem bij het CRM voordat we hem opslaan, en bewaren hem versleuteld.

Bewaart het CRM gegevens in meerdere regio's, kies dan eerst de jouwe bij Dataregio. Het account verschijnt daarna onder Gekoppelde accounts, en Openen brengt je naar de instellingen.

Velden koppelen

Op de pagina van het account verbindt Velden koppelen het CRM met een sjabloon:

1. Kies het Recordtype (een deal, een contactpersoon, wat je CRM ook heeft) en het Sjabloon.
2. Kies naast elk sjabloonveld het CRM-veld dat het vult. In de lijst kun je zoeken, en eigen velden van het CRM zijn gemarkeerd. Een veld dat op Niet gekoppeld blijft, blijft leeg in het document; een datum of nummer dat DocuTract zelf invult, heeft geen CRM-veld nodig.
3. Klik op Koppeling opslaan.

Een koppeling hoort bij één sjabloon en één recordtype, zodat hetzelfde sjabloon uit een deal en, apart, uit een contactpersoon kan worden ingevuld. Heb je intussen velden in het CRM toegevoegd, dan haalt Velden uit het CRM vernieuwen de lijst opnieuw op.

Testen met een record

Vul onder Testen met een record de ID in van een echt record uit je CRM (je vindt die in het adres of de details van het record) en klik op Document maken. DocuTract leest het record, maakt het document met de opgeslagen koppeling en voegt het toe aan het record. Document openen opent het resultaat, zodat je elke waarde controleert voordat je op de koppeling vertrouwt.

Automatiseringsregels

Een regel maakt documenten zonder dat iemand op een knop drukt: als het CRM een bepaalde gebeurtenis meldt voor een record van een bepaald type, wordt daaruit een document gemaakt met een bepaald sjabloon. Kies onder Automatisering het Recordtype en het Sjabloon, typ de CRM-gebeurtenis precies zoals het CRM die verstuurt (bijvoorbeeld deal.won), laat Document aan het record toevoegen aangevinkt als het bestand terug moet naar het record, en klik op Regel toevoegen.

Een regel werkt pas als er voor het sjabloon en het recordtype een koppeling is opgeslagen. Sommige CRM's versturen geen gebeurtenissen; dan zegt het gedeelte dat, en zijn regels niet beschikbaar.

Het logboek

Het Logboek toont alles wat de koppeling heeft gedaan: een ontvangen gebeurtenis, een gelezen record, een gemaakt document, een toegevoegd bestand. Elke regel laat zien of het met de hand, vanuit het CRM of door een regel is gestart, wanneer, voor welk record en hoe het afliep. Een mislukte stap noemt de reden in gewone woorden, bijvoorbeeld dat het CRM geen record met die ID heeft; is het CRM alleen druk, dan proberen we het zelf opnieuw. Vernieuwen laadt de lijst opnieuw.

Ontkoppelen

Ontkoppelen naast een account vraagt om bevestiging, en daarna:

• wordt onze toegang in het CRM ingetrokken en worden de toegangssleutels direct verwijderd;
• worden de veldkoppelingen, automatiseringsregels en de gecachete veldlijsten binnen 10 dagen verwijderd; de datum staat naast het account;
• blijven documenten die al gemaakt zijn waar ze zijn: in je werkruimte en als bijlage in het CRM.

Hetzelfde gebeurt als je onze app in het CRM zelf verwijdert. Neemt het CRM de koppeling niet meer aan, dan krijgt het account de status Opnieuw koppelen nodig, en Opnieuw koppelen herstelt hem.

Welke gegevens waarheen gaan

• Bij het maken van een document lezen we alleen het record dat jij kiest (of het record waarop een regel reageerde), en alleen de gekoppelde velden.
• Voor het koppelscherm lezen we de lijst met velden van het CRM: namen en typen, nooit de waarden in je records. De lijst blijft een paar uur in de cache.
• We sturen het afgeronde document terug (of een link ernaar) en het minimum dat de uitwisseling nodig heeft, zoals de ID van het record en de status.
• We bewaren geen kopie van je CRM-records. De gelezen waarden worden onderdeel van het document, dat net als je andere documenten wordt bewaard.
• Toegangstokens en API-sleutels worden versleuteld bewaard, en alleen tot je ontkoppelt.
• Het CRM is een leverancier die je zelf hebt gekozen en met wie je zelf een contract hebt; het is niet onze subverwerker. De details staan in het privacybeleid.