Kruiscontroles tussen documenten

Vang de afwijking op voor het ondertekenen

Omdat DocuTract vastlegt waar elke waarde vandaan komt, kan het waarden met elkaar vergelijken. Als twee documenten van een dossier niet overeenkomen, hoor je dat voordat je iets genereert, niet nadat iemand heeft getekend.

Wat er wordt gecontroleerd

Je stelt de controles zelf in, op een sjabloon of op een dossiertype. Vijf soorten dekken wat er in de praktijk misgaat met papierwerk:

• Waarden komen overeen. De naam op het uittreksel tegenover de naam op het certificaat, het bedrijf in de koptekst tegenover het bedrijf bij de handtekeningen. De vergelijking is ruim waar dat hoort: "Ivanov O. P." en "Ivanov Oleksandr Petrovych" zijn één persoon, en «TOV "Romashka"» en «TOV Romashka» zijn één bedrijf.
• Een datum is niet te vroeg. Een uittreksel dat verloopt voordat de huur eindigt.
• Een totaal klopt. De som van de regels tegenover het totaal, binnen een marge die je zelf instelt.
• Een getal valt binnen het bereik. Een huur van nul, een looptijd van vierhonderd maanden.
• Een veld is ingevuld, en, als je dat vraagt, ingevuld vanuit een document in plaats van getypt.

Waarschuwen of blokkeren

Elke controle is een waarschuwing of een blokkade.

• Een waarschuwing verschijnt op het controlescherm en houdt niets tegen.
• Een blokkade doet precies wat ze zegt: het document wordt niet gegenereerd totdat iemand de afwijking accepteert.

Wat je ziet

Op het controlescherm, boven de waarden: wat er niet overeenkomt, beide waarden naast elkaar, en uit welk veld en van welke pagina elk afkomstig is.

Eén knop, Accepteren zoals het is, is er voor het geval dat de papieren kloppen en de controle gewoon voorzichtig is.

Accepteren wordt vastgelegd met je naam en het tijdstip. Het is gekoppeld aan precies de waarden die niet overeenkwamen, dus als een ervan daarna verandert, draait de controle opnieuw en vraagt hij het opnieuw. Dat is bewust: je hebt die waarden geaccepteerd, niet de regel.

Wanneer de controles draaien

Nadat een scan is gelezen, nadat een waarde is gecorrigeerd, en elke keer over het hele dossier, omdat een waarde die in het ene document terechtkomt een afwijking in een ander document kan oplossen. Je hoeft ze niet te starten; ze zijn gewoon altijd actueel.

Tips

• Begin met waarschuwingen. Maak van een controle pas een blokkade als je zeker weet dat ze alleen afgaat als er echt iets mis is.
• Controleer wat pijn doet. Eén controle op de naam en één op de vervaldatum van een uittreksel vangen de meeste echte fouten in een huurovereenkomst op.