Ustvarjanje predloge iz končanega dokumenta

Kdaj ga uporabiti

Imate pogodbo, zapisnik ali odredbo, ki je bila že izpolnjena za resničen posel, z resničnimi imeni in zneski, brez ograd. Ročno označevanje vsake spremenljive vrednosti je počasno in hitro gre kaj narobe. Čarovnik namesto vas opravi prvi prehod: prebere dokument in predlaga, katere vrednosti naj postanejo polja.

Samo predlaga. Nič ne postane del predloge, dokler tega ne potrdite.

Zagon čarovnika

Odprite Predloge in izberite Ustvari iz dokumenta. Čarovnik ima tri korake.

1. Skeni

Izberite, kateri skeni bodo izpolnjevali to predlogo, iz kataloga ali tako, da iz vzorčne strani ustvarite novo vrsto. Ti postanejo mesta predloge, torej dokumenti, ki jih naloži oseba, ki izpolnjuje.

Sistemske vrste v katalogu sledijo jeziku vašega vmesnika: v angleščini vidite angleške dokumente, v ukrajinščini ukrajinske. Vaše lastne vrste so vedno prikazane, sistemska vrsta, ki jo ena od vaših predlog že uporablja, pa ostane na voljo tudi po menjavi jezika.

2. Polja

Za vsak sken označite polja, ki jih predloga uporablja: ime in priimek ter davčno številko iz potnega lista, katastrsko številko iz izpiska in tako naprej.

3. Primer

Naložite končan dokument (.docx, do 10 MB). Analiza običajno traja do ene minute. Če je dokument zelo dolg, se analizira samo njegov začetek in čarovnik vas na to opozori; v tem primeru osnutek skrbno preglejte.

Če datoteka že vsebuje ograde {{…}}, čarovnik preskoči predloge in vas le vpraša, od kod vsaka ograda dobi vrednost.

Pregled predlogov

Čarovnik prikaže Preverite predlagane ograde: vsako vrednost, za katero meni, da se od dokumenta do dokumenta spreminja, besedilo, ki ga je našel, predlagano ime in predlagani vir.

Pri vsakem predlogu lahko:

• Ga obdržite ali opustite. Odznačite Obdrži to ogrado in besedilo ostane v predlogi kot nespremenljivo besedilo. Lastno ime podjetja v glavi se na primer običajno ne bi smelo spreminjati.
• Spremenite njegov vir. Polje enega od vaših skenov, sistemska vrednost (datum, številka dokumenta) ali ročni vnos. AI predlaga enega; zadnjo besedo imate vi.

Ko je videti prav, pritisnite Ustvari predlogo. Čarovnik dokument prepiše: obdržane vrednosti postanejo ograde, ostalo ostane, kot je bilo, predloga pa se odpre v urejevalniku, kjer lahko karkoli prilagodite, natanko tako kot pri predlogi, narejeni iz obrazca.

Prepoznane so tudi tabele postavk

Zapisniki, računi in dobavnice imajo tabelo storitev ali blaga, število vrstic pa je vsakič drugačno. Čarovnik takšno tabelo prepozna: namesto da bi iz vsake celice vsake vrstice naredil polje, vzorčne vrstice spremeni v eno ponovljivo vrstico s poljem za vsak stolpec (ime, količina, cena, znesek) in vrstice samodejno oštevilči. Ko dokument izpolnjujete, dodate toliko vrstic, kolikor jih potrebujete.

Kako te vrstice delujejo, tako pri izpolnjevanju kot pri pisanju lastnih obrazcev, je opisano v razdelku Tabele s spremenljivim številom vrstic.

Dobro je vedeti

• Odločate vi. AI lahko vrednost spregleda ali predlaga takšno, ki bi morala ostati nespremenljiva. Preberite predloge in nastalo predlogo, preden jo uporabite za resnične dokumente.
• Vrednosti iz primera ne uidejo. Vrednosti, ki jih spremenite v ograde, se iz predloge odstranijo; opuščene vrednosti ostanejo, kot so zapisane, zato opustite samo tisto, kar je res nespremenljivo besedilo.
• Koliko stane. Vsak naložen primer AI analizira enkrat. Ustvarjanje predlog ne porablja vaše mesečne kvote dokumentov; porabljajo jo samo ustvarjeni dokumenti (glejte Obračun in paketi).
• Nič ni najdeno? Če AI ne najde vrednosti, ki bi jih lahko spremenila v ograde, lahko predlogo kljub temu ustvarite in ograde v obrazec dodate pozneje.