Množično ustvarjanje

Ko delo enega za drugim nima več smisla

Kadar je dokumentov iste vrste veliko, delo enega za drugim nima več smisla: čas ne gre za dokument, temveč za ponavljanje istih klikov. Zaslon Množično ustvarjanje sprejme vse vhodne podatke naenkrat in jih razporedi v običajne dokumente.

Dva načina za vhodne podatke

Arhiv map

Ena mapa je en posel, datoteke v njej pa so njegovi skeni. Ugnezdene mape niso težava: vse, kar je pod mapo „Кравченко“, pripada Kravčenku. Če je arhiv raven, trideset skenov brez kakršnih koli map, postane vsaka datoteka svoj dokument.

Tabela

CSV ali XLSX, kjer je vrstica en dokument, stolpec pa polje. Glava stolpca se poveže s poljem predloge, tako da „Full name“ najde full_name. Skenov tu sploh ni: to je vhod za pisarno, katere podatki so že v sistemu in ne na papirju.

Pred začetkom izveste, koliko bo stalo

Nalaganje ničesar ne zažene. Datoteko preberemo in pokažemo, kaj smo našli: koliko elementov, koliko ustvarjanj bo porabljenih in koliko vam jih še ostane. Šele nato se prikaže gumb Začni.

Če ustvarjanj ni dovolj za celoten zagon, se sploh ne začne. Delnega začetka namenoma ni: razumeti morate, za kaj plačujete, namesto da pri dvajsetem dokumentu ugotovite, da preostalih ne bo.

Kaj se zgodi potem

Zagon gre v čakalno vrsto, največ nekaj elementov vašega delovnega prostora hkrati, da en velik arhiv ne zasede celotne vrste. Vsak element gre po običajni poti: skeni se preberejo, vrednosti se izpolnijo, dokument se ustvari. Kvota se porablja za vsak končan dokument, zato element, ki ni uspel, ne stane ničesar.

Če zagon traja dlje kot nekaj minut, vam pišemo, ko se konča.

Ko nekaj ne deluje

Zagon se zaradi ene pokvarjene mape ne ustavi. Ta element je označen z razlogom, zapisanim v preprostih besedah, ostali gredo skozi do konca, zagon pa se konča kot „delno“.

• Ponovi neuspele zažene samo elemente, ki niso uspeli. Končanih se ne dotakne in jih ne plačate dvakrat.
• Prenesi vse vam da končane dokumente v enem arhivu, tudi če nekateri še manjkajo: osemindvajset končanih dokumentov je vredno imeti, medtem ko urejate preostala dva.
• Ustavi konča uvrščanje novih elementov v vrsto. Tisti, ki že tečejo, se izvedejo do konca, tako da ne ostanejo napol ustvarjene datoteke.

Prazna mapa ali prazna vrstica je označena kot preskočena, ne kot neuspela: to ni okvara, temveč tisto, kar je bilo v vhodni datoteki, in ničesar ni treba ponoviti.