Navzkrižna preverjanja med dokumenti
Določite preverjanja, ki primerjajo vrednosti med dokumenti zadeve, in za neujemanje izveste, preden ustvarite dokument, ne šele potem, ko ga kdo podpiše.
Odkrijte neujemanje pred podpisom
Ker DocuTract beleži, od kod izvira vsaka vrednost, lahko vrednosti med seboj primerja. Ko se dva dokumenta zadeve ne ujemata, to izveste, preden karkoli ustvarite, ne šele potem, ko ga kdo podpiše.
Kaj se preverja
Preverjanja določite sami, na predlogi ali na vrsti zadeve. Pet vrst pokrije tisto, kar pri papirjih resnično gre narobe:
- Vrednosti se ujemajo. Ime na izpisku in ime na potrdilu, podjetje v glavi in podjetje v bloku za podpis. Primerjava je prizanesljiva, kjer mora biti: „Ivanov O. P.“ in „Ivanov Oleksandr Petrovič“ sta ista oseba, „TOV »Romaška«“ in „TOV Romaška“ pa isto podjetje.
- Datum ni prezgoden. Izpisek, ki poteče, preden se najem konča.
- Vsota se izide. Vsota postavk v primerjavi s skupnim zneskom, v okviru odstopanja, ki ga določite.
- Število je v obsegu. Najemnina nič, trajanje štiristo mesecev.
- Polje je izpolnjeno, in če to zahtevate, izpolnjeno iz dokumenta, ne vneseno ročno.
Opozorilo ali blokada
Vsako preverjanje je opozorilo ali blokada.
- Opozorilo se prikaže na zaslonu za pregled in ničesar ne ustavi.
- Blokada naredi natanko to, kar pove: dokument se ne ustvari, dokler nekdo ne sprejme neskladja.
Kaj vidite
Na zaslonu za pregled, nad vrednostmi: kaj se ne ujema, obe vrednosti drugo ob drugi ter iz katerega polja in strani izvira vsaka.
En gumb, Sprejmi, kot je, je namenjen primeru, ko so papirji pravilni in je preverjanje le previdno.
Sprejetje se zabeleži z vašim imenom in trenutkom. Vezano je na točno tiste vrednosti, ki se niso ujemale, zato se preverjanje, če se ena od njiju pozneje spremeni, izvede znova in znova vpraša. To je namerno: sprejeli ste te vrednosti, ne pravila.
Kdaj se preverjanja izvajajo
Ko je sken prebran, ko je vrednost popravljena, in vsakič na ravni celotne zadeve, ker lahko vrednost, ki pristane v enem dokumentu, razreši neskladje v drugem. Ne zaganjate jih vi; preprosto so vedno posodobljena.
Nasveti
- Začnite z opozorili. Preverjanje spremenite v blokado, ko ste prepričani, da se sproži samo, ko je res nekaj narobe.
- Preverjajte tisto, kar boli. Eno preverjanje imena in eno datuma veljavnosti izpiska ujameta večino resničnih napak v najemni pogodbi.