Prvi koraki z DocuTract

Kaj počne DocuTract

DocuTract rutinsko delo z dokumenti spremeni v eno samo dejanje. Enkrat mu daste predlogo .docx, nato pa za vsak nov posel naložite skene, ki jih potrebuje: potni list, izpisek, račun. DocuTract prebere besedilo, vnese prava imena, datume in zneske ter vam da končan dokument kot .docx in PDF.

Vsaka vrednost ohrani zapis o tem, od kod izvira: dokument in stran, na kateri je bila prebrana. Ko torej kdo vpraša „od kod je ta številka?“, odgovor vedno obstaja.

Trije načini, kako pridobiti predlogo

Predloga je vaš dokument, v katerem so spremenljivi deli označeni kot polja, skupaj s seznamom skenov, ki ta polja izpolnijo. Pridobite jo lahko na tri načine:

1. Začnite z obrazcem s {{fields}}. V programu Word povsod, kjer se besedilo spreminja, napišite {{tenant_full_name}} ali {{contract_date}}, naložite datoteko in DocuTract povejte, od kod izvira vsako polje. Glejte Ustvarjanje predloge iz obrazca.
2. Začnite s končanim dokumentom. Naložite pogodbo, ki ste jo že podpisali, z resničnimi imeni. AI predlaga, katere vrednosti se od posla do posla spreminjajo, in jih spremeni v polja; vi odločite, katere predloge obdržite. Glejte Ustvarjanje predloge iz končanega dokumenta.
3. Vzemite pripravljeno predlogo iz knjižnice. Pogosti obrazci, kot so sklepi o zaposlitvi, zapisniki o opravljenih delih, računi in najemne pogodbe, so že pripravljeni. Glejte Pripravljene predloge.

Izpolnjevanje dokumenta v štirih korakih

Ko predloga obstaja, gre vsak dokument po isti poti:

1. Izberite predlogo. Na strani Predloge pri želeni predlogi pritisnite Izpolni.
2. Naložite skene. Vsak obvezen dokument ima svoje mesto. Sprejemamo PNG, JPG in PDF, dokument pa ima lahko več strani.
3. Preverite podatke. DocuTract pokaže, kaj je razpoznal, z barvo zanesljivosti pri vsaki vrednosti, da veste, kam pogledati najprej. Popravite vse, kar je napačno, nato pritisnite Shrani in nadaljuj.
4. Prenesite. Končan dokument je pripravljen v nekaj sekundah: Prenesi .docx ali Prenesi PDF.

Celoten postopek je opisan v razdelku Izpolnjevanje dokumenta iz skenov.

Kam naprej

• Dokumenti s seznamom blaga ali storitev: Tabele s spremenljivim številom vrstic.
• Določila, ki se pojavijo le včasih: Pogojni bloki in različice predlog.
• Več dokumentov iz enega kompleta skenov: Zadeve.
• Naj stranka sama naloži dokumente: Zbiranje dokumentov od stranke.
• Veliko dokumentov naenkrat: Množično ustvarjanje.
• Paketi in kvote: Obračun in paketi.

Če kaj ni jasno, Pogosta vprašanja odgovarjajo na najpogostejša vprašanja, prek strani s kontakti pa v enem delovnem dnevu dosežete človeka.