Integracije s CRM

Čemu služi

Integracija s CRM poveže DocuTract s CRM, v katerem so vaši posli, stiki in podjetja. Enkrat določite, katero polje zapisa v CRM izpolni katero polje predloge. Nato dokument nastane iz zapisa z enim klikom ali samodejno, ko se v CRM kaj zgodi, končana datoteka pa se pripne istemu zapisu. Če CRM datotek ne sprejema, na zapisu namesto tega ostane povezava do dokumenta.

Kaj je na voljo zdaj

Pripravljene povezave s sistemi CRM dodajamo eno za drugo, vsako preizkušeno po dokumentaciji samega ponudnika. Dokler prva ne deluje, zaslon integracij namesto gumbov, ki ne bi delovali, prikazuje Integracije s CRM so na poti, vsak CRM pa se tam pojavi, takoj ko je pripravljen. Če vašega sistema še ni na seznamu, ga lahko povežete sami prek API-ja in spletnih kavljev, neposredno ali prek Zapierja, Maka ali n8n.

Kdo nastavi

Odprite meni s svojim naslovom v zgornjem desnem kotu in izberite Integracije. Razdelek CRM je prvi, API in spletni kavlji so pod njim.

• Račune povezujejo in odklapljajo, polja povezujejo in pravila avtomatizacije dodajajo samo lastniki in skrbniki delovnega prostora. Drugi člani vidijo povezane račune in dnevnik.
• Integracije s CRM so del paketov Pro in Team; API, spletni kavlji in aplikacije no-code (Zapier, Make, n8n) potrebujejo Team. Pri drugem paketu zaslon namesto povezovanja ponudi Oglejte si pakete.

Povezovanje računa

V razdelku Na voljo za povezavo kliknite Poveži ob svojem CRM. Vrstica pod imenom pove, kako se poveže:

• Prijava prek CRM: preusmerjeni ste na stran za prijavo samega CRM, izberete račun, odobrite dostop, ki ga zahteva DocuTract, in se vrnete na zaslon integracij. Vašega gesla za CRM nikoli ne vidimo.
• S ključem API: v polje Ključ API prilepite ključ, ki ste ga ustvarili v nastavitvah CRM. Pred shranjevanjem ga preverimo pri CRM in ga hranimo šifriranega.

Če CRM hrani podatke v več regijah, najprej izberite svojo v polju Regija podatkov. Račun se nato pojavi v razdelku Povezani računi, gumb Odpri pa vodi do njegovih nastavitev.

Povezovanje polj

Na strani računa blok Povezovanje polj poveže CRM s predlogo:

1. Izberite Vrsta zapisa (posel, stik, karkoli ima vaš CRM) in Predloga.
2. Ob vsakem polju predloge izberite polje CRM, ki ga izpolni. Po seznamu lahko iščete, polja po meri v CRM pa so označena. Polje, ki ostane Ni povezano, v dokumentu ostane prazno; datum ali številka, ki ju DocuTract izpolni sam, polja CRM ne potrebujeta.
3. Kliknite Shrani povezave.

Povezovanje pripada eni predlogi in eni vrsti zapisa, zato lahko isto predlogo izpolnjujete iz posla in ločeno iz stika. Če ste medtem v CRM dodali polja, gumb Osveži polja iz CRM seznam pridobi znova.

Preizkus na zapisu

V bloku Preizkus na zapisu vpišite ID resničnega zapisa iz svojega CRM (viden je v naslovu ali podrobnostih zapisa) in kliknite Ustvari dokument. DocuTract prebere zapis, ustvari dokument po shranjenem povezovanju in ga pripne zapisu. Povezava Odpri dokument odpre rezultat, da preverite vsako vrednost, preden se zanesete na povezovanje.

Pravila avtomatizacije

Pravilo ustvarja dokumente brez kakršnega koli klika: ko CRM sporoči določen dogodek pri zapisu določene vrste, iz njega nastane dokument po določeni predlogi. V razdelku Avtomatizacija izberite Vrsta zapisa in Predloga, vpišite Dogodek CRM natanko tako, kot ga pošlje CRM (na primer deal.won), pustite označeno Pripni dokument zapisu, če naj se datoteka vrne k zapisu, in kliknite Dodaj pravilo.

Pravilo deluje šele, ko je za njegovo predlogo in vrsto zapisa shranjeno povezovanje. Nekateri sistemi CRM dogodkov ne pošiljajo; zanje razdelek to pove in pravila niso na voljo.

Dnevnik

Dnevnik prikazuje vse, kar je povezava naredila: prejet dogodek, prebran zapis, ustvarjen dokument, pripeto datoteko. Vsaka vrstica pove, ali je bilo zagnano ročno, iz CRM ali s pravilom, kdaj, za kateri zapis in kako se je končalo. Neuspel korak razloži vzrok s preprostimi besedami, na primer da CRM nima zapisa s tem ID-jem; če je CRM le zaseden, poskusimo znova sami. Gumb Osveži znova naloži seznam.

Prekinitev povezave

Gumb Prekini povezavo ob računu zahteva potrditev, nato pa:

• se naš dostop v CRM prekliče, dostopni ključi pa se takoj izbrišejo;
• se povezave polj, pravila avtomatizacije in predpomnjeni seznami polj izbrišejo v 10 dneh; datum je viden ob računu;
• že ustvarjeni dokumenti ostanejo, kjer so: v vašem delovnem prostoru in pripeti v CRM.

Enako se zgodi, če našo aplikacijo odstranite v samem CRM. Če CRM povezave ne sprejema več, je račun označen kot Treba je znova povezati, gumb Poveži znova pa jo obnovi.

Kateri podatki gredo kam

• Pri ustvarjanju dokumenta preberemo samo zapis, ki ste ga izbrali (ali tistega, na katerega se je odzvalo pravilo), in samo povezana polja.
• Za zaslon povezovanja preberemo seznam polj CRM: imena in vrste, nikoli vrednosti v vaših zapisih. Seznam ostane v predpomnilniku nekaj ur.
• Nazaj pošljemo končan dokument (ali povezavo do njega) in minimum, ki ga izmenjava potrebuje, na primer ID zapisa in stanje.
• Kopije vaših zapisov iz CRM ne hranimo. Prebrane vrednosti postanejo del dokumenta, ki se hrani kot vaši drugi dokumenti.
• Dostopni žetoni in ključi API se hranijo šifrirani in le do prekinitve povezave.
• CRM je ponudnik, ki ste ga izbrali sami in s katerim imate lastno pogodbo; ni naš podobdelovalec. Podrobnosti so v pravilniku o zasebnosti.