Politika zasebnosti

DocuTract („DocuTract“, „mi“) vam pomaga, da iz predloge dokumenta in nekaj skeniranih dokumentov pripravite dokončan, izpolnjen dokument. Ta politika zasebnosti pojasnjuje, katere osebne podatke obdelujemo, ko uporabljate DocuTract na naslovu docutract.online, zakaj jih obdelujemo ter kakšne izbire in pravice imate. Brati jo je treba skupaj z našimi Pogoji uporabe in našo Pogodbo o obdelavi podatkov.

Kdo je odgovoren za vaše podatke

Za vaše podatke o računu in obračunavanju je DocuTract upravljavec. Za dokumente, skenirane dokumente in predloge, ki jih naložite, ste upravljavec vi, DocuTract pa deluje kot vaš obdelovalec – s to vsebino ravnamo le za zagotavljanje storitve in le po vaših navodilih. To razmerje obdelave v celoti ureja Pogodba o obdelavi podatkov.

Katere podatke obdelujemo

Podatki o računu – vaš e-poštni naslov, identifikatorji za preverjanje pristnosti pri vašem ponudniku prijave, vaše prikazno ime in jezik vmesnika.
Vsebina delovnega prostora – predloge, skenirani dokumenti in izvorne datoteke, ki jih naložite, polja, ki jih določite, in dokumenti, ki jih DocuTract ustvari za vas.
Podatki o obračunavanju – vaš paket, števci mesečne porabe dokumentov ter metapodatki o plačilih in računih, s katerimi ravna naš ponudnik plačilnih storitev. Celotnih številk kartic nikoli ne hranimo.
Podatki o posameznem nakupu – če kupite dokument brez računa: e-poštni naslov, ki ga navedete ob plačilu, in, če to zahtevate, drug naslov, na katerega naj se pošlje dokument, ter podatki podjetja za izdajo računa.
Tehnični podatki – vnosi v dnevnike, naslov IP, podatki o napravi in brskalniku ter dogodki, potrebni za delovanje, varovanje in odpravljanje napak storitve.

Kako uporabljamo vaše podatke

Vaše podatke obdelujemo, da zagotavljamo in vzdržujemo DocuTract: za preverjanje vaše pristnosti, izluščevanje podatkov in ustvarjanje dokumentov, uveljavljanje kvot paketov, izdajanje računov, zagotavljanje podpore, varovanje storitve in izpolnjevanje naših zakonskih obveznosti. Naše pravne podlage so izvajanje pogodbe z vami, naš zakoniti interes za delovanje in varovanje storitve ter izpolnjevanje zakonskih obveznosti.

Vaši dokumenti ostanejo zasebni

Naloženi dokumenti in dokumenti, ki jih ustvarimo, so vaši. Ne prodajamo jih, ne uporabljamo jih za učenje modelov strojnega učenja in jih ne delimo s tretjimi osebami, razen s podobdelovalci, ki so nujno potrebni za izvajanje storitve (glejte spodaj). Dostop našega osebja je omejen na tisto, kar je potrebno za podporo in delovanje, in se beleži v dnevniku dostopov.

Podobdelovalci in gostovanje

DocuTract se zanaša na kratek seznam preverjenih podobdelovalcev: Hetzner (gostovanje strežnikov v Nemčiji), Supabase (podatkovna zbirka, prijava in hramba datotek, gostovanje na Irskem), Anthropic (prepoznavanje vaših skeniranih dokumentov in predlog z umetno inteligenco), Stripe (plačila) in Zone.eu (pošiljanje e-pošte, Estonija). Namen vsakega od njih, kraj obdelave podatkov in zaščitni ukrepi za morebitni mednarodni prenos so navedeni v Pogodbi o obdelavi podatkov. Anthropic datoteke, ki jih obdeluje, hrani največ 30 dni in jih nikoli ne uporablja za učenje modelov.

Za analitiko izdelka na našem spletnem mestu, ki spoštuje zasebnost, uporabljamo tudi PostHog, ki gostuje v EU in se naloži šele, ko date privolitev. Pomaga nam razumeti, kako se spletno mesto uporablja; zakrije vse besedilo in vnose v obrazce ter ne hrani vsebine vaših dokumentov ali skeniranih dokumentov.

Za oglaševanje uporabljamo Google Ads (ponudnik Google Ireland Limited), da merimo učinkovitost našega trženja in dosežemo ljudi, ki so obiskali naše spletno mesto. Oznaka se na naših straneh naloži z uporabo Google Consent Mode: dokler ne date privolitve, ne nastavi nobenih oglaševalskih piškotkov in ne zbira osebnih podatkov – za merjenje se lahko Googlu pošiljajo le anonimni signali brez piškotkov. Ko date privolitev, lahko nastavi oglaševalske piškotke in prenese omejene podatke družbi Google, tudi zunaj EU z ustreznimi zaščitnimi ukrepi; vsebine vaših dokumentov ali skeniranih dokumentov ne prejme nikoli. Privolitev lahko kadar koli prekličete.

Varnost

Podatki so šifrirani med prenosom (TLS) in v mirovanju: našo podatkovno zbirko in shrambo, v kateri so vaše predloge, skenirani dokumenti in ustvarjeni dokumenti, šifrirajo njihovi ponudniki. Datoteke so shranjene v zasebni shrambi, ki ni nikoli javno dostopna in je dosegljiva le prek kratkotrajnih, podpisanih povezav, omejenih na vaš delovni prostor. Svoj račun lahko zaščitite z dvostopenjskim preverjanjem pristnosti, lastnik delovnega prostora pa ga lahko zahteva od vseh članov; naši skrbniki ga morajo uporabljati obvezno. Dostop do produkcijskih sistemov je omejen in zahteva preverjanje pristnosti, spremembe in branja vaših dokumentov ter vsak dostop našega osebja pa se beležijo v dnevniku dostopov, v katerega je mogoče le dodajati vnose. Upodabljanje PDF poteka na naših lastnih strežnikih.

Kako dolgo hranimo vaše podatke

Vsebino delovnega prostora hranimo, dokler je vaš račun aktiven, da storitev lahko deluje. Predloge, skenirane dokumente in dokumente lahko kadar koli izbrišete. Svoj račun lahko izbrišete sami v Profil → Izbriši račun: vaš račun, delovni prostori, katerih edini član ste, in vsa njihova vsebina se izbrišejo takoj, morebitne preostale kopije (na primer pri naših podobdelovalcih) pa v 30 dneh. Dokumenti, ki ste jih ustvarili v delovnih prostorih drugih ekip, ostanejo tem ekipam. Hranimo le omejene evidence (na primer račune), ki jih moramo hraniti za izpolnjevanje zakonskih in računovodskih obveznosti. Izbris računa lahko zahtevate tudi na privacy@docutract.online. Osnutki, začeti na našem spletnem mestu brez računa, se samodejno izbrišejo po 24 urah. Dokument, plačan brez računa, in povezave do njega hranimo 30 dni po plačilu; nato se dokument, skenirani dokumenti in izpolnjene vrednosti izbrišejo, evidenca o nakupu (znesek, datum, e-poštni naslov) pa se hrani kot računovodska evidenca. Dnevnik dostopov (kdo je dostopal do katerih podatkov, kdaj in od kod) hranimo šest let za preiskovanje varnostnih incidentov, nato se izbriše.

Vaše pravice

V skladu z veljavno zakonodajo lahko svoje osebne podatke pregledate, popravite, izvozite, omejite njihovo obdelavo, ugovarjate njihovi obdelavi ali jih izbrišete. Prav tako lahko prekličete privolitev, kadar obdelava temelji na njej, in vložite pritožbo pri svojem nadzornem organu. Za uveljavljanje katere koli od teh pravic nam pišite na privacy@docutract.online; odgovorimo v rokih, ki jih določa zakon.

Mednarodni prenosi

Nekateri naši ponudniki obdelujejo podatke zunaj EGP – zlasti Anthropic, ki hrani podatke v Združenih državah Amerike, in Stripe, ki ima sedež v Združenih državah Amerike; Supabase gostuje naše podatke na Irskem, vendar je ameriško podjetje. Za te prenose se opiramo na standardna pogodbena določila Evropske komisije ali, kadar je na voljo, na odločitev o ustreznosti (kot je okvir EU-ZDA za zasebnost podatkov), skupaj s tehničnimi ukrepi, opisanimi zgoraj.

Piškotki

DocuTract za delovanje potrebuje le dva piškotka: piškotek seje/preverjanja pristnosti in preprost besedilni piškotek jezikovne nastavitve, ki si zapomni jezik vašega vmesnika. Analitični in oglaševalski piškotki (PostHog, Google Ads) se lahko nastavijo šele po vaši privolitvi, kot je opisano zgoraj, to privolitev pa lahko kadar koli prekličete.

Otroci

DocuTract je orodje za strokovno in poslovno uporabo in ni namenjen otrokom, mlajšim od 16 let. Podatkov otrok zavestno ne zbiramo.

Spremembe te politike

To politiko zasebnosti lahko posodobimo, ko se storitev razvija. Ob bistveni spremembi popravimo zgornji datum „zadnje posodobitve“ in vas, kadar je to primerno, obvestimo v aplikaciji.

Kontakt

Imate vprašanja o tej politiki ali svojih podatkih? Pišite nam na privacy@docutract.online.