Zbiranje dokumentov od stranke
Stranki pošljite zasebno povezavo, prek katere brez računa naloži svoje dokumente, ali posredujte njeno e-pošto; datoteke pristanejo v vašem dokumentu že razpoznane.
Prosite stranko, namesto da lovite skene
Skenov vam ni treba zbirati sami. Odprite dokument, ki ga pripravljate, in uporabite Prosite stranko za dokumente: pritisnite Ustvari povezavo in DocuTract ustvari zasebno povezavo, ki jo lahko pošljete po e-pošti, klepetu ali v sporočilu. Kopiraj jo shrani v odložišče.
Kaj vidi stranka
Eno samo stran v jeziku, v katerem ste delali, brez računa in brez registracije: seznam dokumentov, ki jih je treba poslati, en gumb za nalaganje na postavko in vrstico z navedbo sprejetih oblik (PDF, JPG ali PNG). Kar je že prispelo, je označeno kot prejeto, tako da stranka iste datoteke ne pošlje dvakrat.
Pred pošiljanjem se stranka strinja, da se bodo datoteke samodejno prebrale za izpolnitev dokumenta. Stran o vas, vašem delovnem prostoru ali samem dokumentu ne prikazuje ničesar drugega. Enako dobro deluje na telefonu, kjer lahko stranka dokument fotografira kar neposredno.
Kaj se zgodi z datotekami
Naložena datoteka takoj postane sken vašega dokumenta in gre skozi običajno razpoznavanje, tako da so vrednosti že izluščene, ko dokument odprete. Pri vsakem skenu je označeno, od kod izvira, zato na prvi pogled vidite, kaj je poslala stranka in kaj ste dodali sami.
Povezava pod nadzorom
Vsaka povezava ima tri omejitve, vse tri pa se preverijo ob vsakem obisku:
- Življenjska doba. Privzeto sedem dni, največ trideset. Nato povezava ne deluje več.
- Kvota nalaganj. Privzeto dvajset datotek. Ko prispejo, povezava ne sprejema več.
- Vaš preklic. Zapri povezavo jo takoj zapre, vsak, ki jo odpre pozneje, pa izve, da ne deluje več.
Koliko povezav imate lahko hkrati odprtih, je odvisno od vašega paketa. Če ste dosegli omejitev, zaprite tisto, ki je ne potrebujete več.
Prejemanje dokumentov po e-pošti
Če ima vaš delovni prostor naslov za prejem, ga ima tudi povezava: nanj posredujte e-pošto stranke in priloge pristanejo v dokumentu ter po vrsti zapolnijo prazna mesta. Datoteke, ki jih ne moremo prebrati (slika podpisa, pisarniški dokument), so izpuščene in navedene v zgodovini povezave, tako da vidite, kaj je prispelo, in lahko prosite za manjkajoče.
Naslednji koraki
Ko so datoteke tu, nadaljujte kot običajno: preverite razpoznane podatke in ustvarite dokument (glejte Izpolnjevanje dokumenta iz skenov). Če en nabor dokumentov napaja več dokumentov, jih združite v zadevo, da se skeni preberejo samo enkrat.