Zadeve

En posel, več dokumentov

Posel je redko en sam list papirja. Najemni pogodbi se pridružita primopredajni zapisnik in pogosto še račun, vsi trije pa se izpolnijo iz istih nekaj skenov. Zadeva je ta posel: dokumente naložite enkrat in vsaka predloga v zadevi prebere iste vrednosti.

Komplet določite enkrat

Vrsta zadeve je nabor predlog, ki jih vedno pripravljate skupaj, v vrstnem redu, v katerem jih pripravljate: „najem stanovanja“ so najemna pogodba, zapisnik in račun. Določite jo enkrat, nato pa sta za začetek zadeve potrebni le dve polji: kateri komplet in kako poimenovati ta posel.

Vrsto zadeve ustvarite kar tam, v Zadeve, v bloku Nova vrsta zadeve: vnesite ime, označite predloge, ki sestavljajo komplet, in pritisnite Ustvari vrsto. Številka ob označeni predlogi je njeno mesto v kompletu - vrstni red, v katerem so dokumenti prikazani in ustvarjeni. Nova vrsta se takoj prikaže v Začnite zadevo.

Enkratno nalaganje za ves komplet

Zadeva zahteva unijo tistega, kar potrebujejo njene predloge, po vrsti dokumenta. Če vse tri predloge potrebujejo izpisek iz zemljiške knjige, ga zadeva zahteva samo enkrat. Pošljite ga enkrat in imajo ga vsi dokumenti, ki so ga potrebovali.

Vsaka vrednost se prebere enkrat in nosi svoj vir, natanko tako kot doslej. Popravite ime v enem dokumentu in popravek se prenese v druge, razen če ima drugi dokument že svoj popravek, ki ostane nedotaknjen. To je pravilo v eni vrstici: vrednost pripada zadevi, namerna razlika pa ostane namerna razlika.

Ko skeni niso potrebni

Vse predloge ne berejo skenov: vlogo ali odredbo je pogosto hitreje izpolniti ročno. Takrat Kaj naložiti pove, da skeni niso potrebni, vsak dokument pod Dokumenti v kompletu pa ima gumb Izpolni. Ta odpre običajno izpolnjevanje prav tega dokumenta: vnesite podatke, jih preverite in prejmite končan dokument. Med dokumenti zadeve se prenašajo samo vrednosti, prebrane iz skenov: ročno vnesena polja se izpolnijo v vsakem dokumentu posebej.

Sestavite komplet

Sestavi komplet ustvari dokumente, katerih podatki so že vneseni in čakajo na preverjanje. Preden ga pritisnete, zaslon pove, koliko jih je, saj toliko tudi stane: komplet štirih dokumentov so štiri ustvarjanja. Poleg tega vidite, koliko dokumentov je treba še izpolniti: gumb jih pusti pri miru. Če še noben ni izpolnjen, DocuTract to pove, namesto da tiho ne naredi ničesar. Če vašemu paketu ne ostane toliko ustvarjanj, se nič ne ustvari in izveste obe številki, namesto da bi ostali s polovico kompleta.

Končane dokumente prenesete posamezno ali v enem arhivu zip.

Stanje zadeve

Stanje zadeve sledi stanjem njenih dokumentov, zato se vedno ujema z dogajanjem:

• Osnutek — zgodilo se še ni nič;
• Zbiranje dokumentov — sken se nalaga ali bere;
• Preverjanje podatkov — vsaj en dokument ima vnesene podatke, komplet pa še ni popoln;
• Komplet je pripravljen — vsi dokumenti so ustvarjeni;
• Nekaj ni uspelo — enega od dokumentov ni bilo mogoče pripraviti.

Vsaka datoteka v arhivu kompleta je poimenovana po svoji predlogi in številki dokumenta, na primer zaiava-na-vidpustku-doc-26-0001.docx, tako da jih je lahko razlikovati.

Kaj se ni spremenilo

Dokument je še vedno dokument: odpre se na svojem zaslonu, njegove vrednosti se popravljajo tam, predloga, izpolnjena samostojno, pa deluje natanko tako kot prej. Vsak dokument živi v zadevi, tudi tisti, ki ga začnete samostojno, a zadeva z enim dokumentom se obnaša natanko kot dokument.

Sorodno

• Preverite, ali se dokumenti zadeve med seboj ujemajo: Navzkrižna preverjanja.
• Istega najemodajalca ali delodajalca uporabite v več zadevah: Imenik strank.
• Veliko poslov naenkrat: Množično ustvarjanje.