Criar um modelo a partir de um documento preenchido

Quando usar

Tem um contrato, um auto ou uma ordem de serviço que já foi preenchido para um negócio real, com nomes e montantes reais, e sem marcadores. Marcar à mão cada valor variável é lento e propenso a erros. O assistente faz a primeira passagem por si: lê o documento e propõe que valores devem tornar-se campos.

Apenas propõe. Nada passa a fazer parte do modelo até o confirmar.

Iniciar o assistente

Abra Modelos e escolha Criar a partir de um documento. O assistente tem três passos.

1. Cópias digitalizadas

Escolha que digitalizações vão preencher este modelo, a partir do catálogo ou criando um novo tipo a partir de uma página de exemplo. Estas passam a ser os espaços do modelo, os documentos que quem preenche carrega.

Os tipos do sistema no catálogo seguem o idioma da sua interface: em inglês vê documentos ingleses, em ucraniano os ucranianos. Os seus próprios tipos são sempre mostrados, e um tipo do sistema que um dos seus modelos já utiliza continua disponível depois de mudar de idioma.

2. Campos

Para cada cópia digitalizada, assinale os campos que o modelo utiliza: o nome completo e o número fiscal de um passaporte, o número cadastral de uma certidão, e assim por diante.

3. Exemplo

Carregue o documento preenchido (.docx, até 10 MB). A análise demora normalmente até um minuto. Se o documento for muito longo, só o início é analisado e o assistente informa-o disso; nesse caso, reveja o rascunho com atenção.

Se o ficheiro já contiver marcadores {{…}}, o assistente salta as propostas e pergunta simplesmente de onde cada marcador obtém o seu valor.

Rever as propostas

O assistente mostra Reveja os marcadores propostos: cada valor que considera que muda de documento para documento, o texto que encontrou, um nome sugerido e uma origem sugerida.

Para cada proposta, pode:

• Mantê-la ou descartá-la. Desmarque Manter este marcador e o texto fica no modelo como redação fixa. O nome da própria empresa no cabeçalho, por exemplo, normalmente não deve mudar.
• Alterar a origem. Um campo de uma das suas cópias digitalizadas, um valor do sistema (uma data, um número de documento) ou introdução manual. A IA sugere uma; a última palavra é sua.

Quando lhe parecer bem, prima Criar modelo. O assistente reescreve o documento: os valores mantidos tornam-se marcadores, o resto fica como estava, e o modelo abre no editor, onde pode ajustar o que quiser, exatamente como num modelo criado a partir de uma minuta.

As tabelas de itens também são reconhecidas

Os autos, as faturas e as guias de remessa têm uma tabela de serviços ou bens, e o número de linhas é diferente de cada vez. O assistente reconhece uma tabela destas: em vez de criar um campo para cada célula de cada linha, transforma as linhas de exemplo em uma linha repetível com um campo por coluna (nome, quantidade, preço, montante) e numera as linhas automaticamente. Ao preencher o documento, acrescenta tantas linhas quantas precisar.

O funcionamento destas linhas, tanto no preenchimento como na escrita das suas próprias minutas, está explicado em Tabelas com um número variável de linhas.

Bom saber

• A decisão é sua. A IA pode deixar escapar um valor ou sugerir um que deveria ficar fixo. Leia as propostas e o modelo resultante antes de o usar em documentos reais.
• Os valores do exemplo não ficam no modelo. Os valores que transforma em marcadores são removidos do modelo; os valores que descarta ficam tal como estão escritos, por isso descarte apenas o que é realmente texto fixo.
• Quanto custa. Cada exemplo carregado é analisado uma vez pela IA. Criar modelos não gasta a sua quota mensal de documentos; só os documentos gerados a gastam (consulte Faturação e planos).
• Não foi encontrado nada? Se a IA não encontrar valores para transformar em marcadores, pode mesmo assim criar o modelo e acrescentar marcadores à minuta mais tarde.