Recolher documentos junto do cliente
Envie ao cliente uma ligação privada para carregar os documentos, sem conta, ou reencaminhe o e-mail dele; os ficheiros chegam ao seu documento já reconhecidos.
Peça ao cliente em vez de andar atrás das digitalizações
Não tem de reunir as digitalizações sozinho. Abra o documento que está a preparar e use Peça os documentos ao cliente: prima Criar uma ligação e o DocuTract cria uma ligação privada que pode enviar por e-mail, chat ou mensageiro. Copiar coloca-a na área de transferência.
O que o cliente vê
Uma única página no idioma em que estava a trabalhar, sem conta e sem registo: a lista de documentos a enviar, um controlo de carregamento por item e uma linha a indicar que formatos são aceites (PDF, JPG ou PNG). O que já chegou fica marcado como recebido, para que o cliente não envie o mesmo ficheiro duas vezes.
Antes de enviar, o cliente aceita que os ficheiros sejam lidos automaticamente para preencher um documento. A página não mostra mais nada sobre si, o seu espaço de trabalho ou o próprio documento. Funciona igualmente bem num telemóvel, onde o cliente pode fotografar um documento diretamente.
O que acontece aos ficheiros
Um ficheiro carregado passa de imediato a ser uma digitalização do seu documento e segue o reconhecimento habitual, por isso, quando abre o documento, os valores já foram extraídos. Cada digitalização fica identificada com a sua origem, para que perceba num relance o que o cliente enviou e o que acrescentou você mesmo.
Manter a ligação sob controlo
Cada ligação tem três limites, e os três são verificados em cada visita:
- Um prazo de validade. Sete dias por predefinição, trinta no máximo. Depois disso, a ligação deixa de funcionar.
- Um limite de carregamentos. Vinte ficheiros por predefinição. Quando tiverem chegado, a ligação deixa de aceitar mais.
- A sua revogação. Fechar a ligação desativa-a de imediato, e quem a abrir a seguir é informado de que já não funciona.
O número de ligações que pode manter abertas ao mesmo tempo depende do seu plano. Se tiver atingido o limite, feche uma de que já não precise.
Receber documentos por e-mail
Se o seu espaço de trabalho tiver um endereço de receção, a ligação também tem um: reencaminhe para ele o e-mail do cliente e os anexos chegam ao documento, preenchendo os espaços vazios por ordem. Os ficheiros que não conseguimos ler (uma imagem de assinatura, um documento de escritório) ficam de fora e são listados no histórico da ligação, para que possa ver o que chegou e pedir o que falta.
Próximos passos
Assim que os ficheiros chegarem, continue como habitualmente: verifique os dados reconhecidos e gere o documento (consulte Preencher um documento a partir de digitalizações). Se um conjunto de documentos alimentar vários documentos, agrupe-os num processo para que as digitalizações sejam lidas uma só vez.