Verificações cruzadas entre documentos
Defina verificações que comparam valores entre os documentos de um processo e fique a saber de uma discrepância antes de gerar, e não depois de alguém assinar.
Detete a discrepância antes da assinatura
Como o DocuTract regista de onde veio cada valor, consegue comparar os valores entre si. Quando dois documentos de um processo divergem, é avisado antes de gerar seja o que for, e não depois de alguém assinar.
O que é verificado
É você quem define as verificações, num modelo ou num tipo de processo. Cinco tipos cobrem o que realmente corre mal na papelada:
- Os valores coincidem. O nome na certidão comparado com o nome no certificado, a empresa no cabeçalho comparada com a empresa no bloco de assinaturas. A comparação é tolerante onde deve ser: «Ivanov O. P.» e «Ivanov Oleksandr Petrovych» são a mesma pessoa, e «LLC "Romashka"» e «LLC Romashka» são a mesma empresa.
- Uma data não é demasiado cedo. Uma certidão que caduca antes de o arrendamento terminar.
- Um total bate certo. A soma das linhas comparada com o total, dentro de uma tolerância que define.
- Um número está dentro do intervalo. Uma renda de zero, um prazo de quatrocentos meses.
- Um campo está preenchido e, se o pedir, preenchido a partir de um documento e não escrito à mão.
Avisar ou bloquear
Cada verificação é um aviso ou um bloqueio.
- Um aviso aparece no ecrã de revisão e não impede nada.
- Um bloqueio faz exatamente o que diz: o documento não é gerado até alguém aceitar a divergência.
O que vê
No ecrã de revisão, por cima dos valores: o que diverge, os dois valores lado a lado, e de que campo e página veio cada um.
Um único controlo, Aceitar como está, existe para o caso em que os papéis estão certos e a verificação está simplesmente a ser cautelosa.
A aceitação fica registada com o seu nome e o momento. Fica associada aos valores exatos que divergiam, por isso, se um deles mudar depois, a verificação corre de novo e volta a perguntar. É propositado: aceitou esses valores, não a regra.
Quando as verificações correm
Depois de uma digitalização ser lida, depois de um valor ser corrigido, e em todo o processo de cada vez, porque um valor que chega a um documento pode resolver uma divergência noutro. Não é você que as executa; estão simplesmente sempre atualizadas.
Dicas
- Comece com avisos. Transforme uma verificação em bloqueio quando tiver a certeza de que só dispara quando algo está realmente errado.
- Verifique o que dói. Uma verificação do nome e outra da data de validade de uma certidão apanham a maioria dos erros reais num arrendamento.