Política de Privacidade

O DocuTract («DocuTract», «nós») ajuda-o a transformar um modelo de documento e algumas digitalizações num documento pronto e preenchido. A presente Política de Privacidade explica que dados pessoais tratamos quando utiliza o DocuTract em docutract.online, porque os tratamos e as escolhas e direitos de que dispõe. Deve ser lida em conjunto com os nossos Termos de Serviço e o nosso Acordo de Tratamento de Dados.

Quem é responsável pelos seus dados

Relativamente aos seus dados de conta e de faturação, o DocuTract é o responsável pelo tratamento. Relativamente aos documentos, digitalizações e modelos que carrega, o responsável pelo tratamento é o utilizador e o DocuTract atua como seu subcontratante – tratamos esse conteúdo apenas para prestar o serviço e apenas de acordo com as suas instruções. O Acordo de Tratamento de Dados rege integralmente essa relação de subcontratação.

Que dados tratamos

• Dados de conta – o seu endereço de e-mail, os identificadores de autenticação do seu fornecedor de início de sessão, o seu nome de apresentação e o idioma da interface.
• Conteúdo do espaço de trabalho – os modelos, digitalizações e ficheiros de origem que carrega, os campos que define e os documentos que o DocuTract gera para si.
• Dados de faturação – o seu plano, os contadores mensais de utilização de documentos e os metadados de pagamento e de faturas tratados pelo nosso prestador de serviços de pagamento. Nunca guardamos os números completos dos cartões.
• Dados de compras avulsas – se comprar um documento sem conta: o endereço de e-mail que indica ao pagar e, se os solicitar, outro endereço para onde enviar o documento e os dados de uma empresa para a fatura.
• Dados técnicos – registos, endereço IP, informações sobre o dispositivo e o navegador e os eventos necessários para operar, proteger e depurar o serviço.

Como utilizamos os seus dados

Tratamos os seus dados para prestar e manter o DocuTract: para o autenticar, para executar a extração e a geração de documentos, para aplicar as quotas dos planos, para emitir faturas, para prestar suporte, para manter o serviço seguro e para cumprir as nossas obrigações legais. Os fundamentos jurídicos são a execução do nosso contrato consigo, o nosso interesse legítimo em operar e proteger o serviço e o cumprimento da lei.

Os seus documentos são privados

Os documentos que carrega e os documentos que geramos são seus. Não os vendemos, não os utilizamos para treinar modelos de aprendizagem automática e não os partilhamos com terceiros, exceto com os subcontratantes ulteriores estritamente necessários para prestar o serviço (ver abaixo). O acesso do nosso pessoal está limitado ao necessário para o suporte e as operações e fica registado num registo de acessos.

Subcontratantes ulteriores e alojamento

O DocuTract recorre a uma lista curta de subcontratantes ulteriores verificados: Hetzner (alojamento de servidores na Alemanha), Supabase (base de dados, início de sessão e armazenamento de ficheiros, alojados na Irlanda), Anthropic (reconhecimento por IA das suas digitalizações e modelos), Stripe (pagamentos) e Zone.eu (envio de e-mails, Estónia). A finalidade de cada um, o local onde trata os dados e as garantias aplicáveis a qualquer transferência internacional estão descritos no Acordo de Tratamento de Dados. A Anthropic conserva os ficheiros que trata durante um máximo de 30 dias e nunca os utiliza para treinar modelos.

Utilizamos também o PostHog para uma análise de produto respeitadora da privacidade no nosso website, alojada na UE e carregada apenas depois de dar o seu consentimento. Ajuda-nos a perceber como o site é utilizado; oculta todos os textos e campos de formulários e não guarda o conteúdo dos seus documentos ou digitalizações.

Para publicidade, utilizamos o Google Ads (fornecido pela Google Ireland Limited) para medir a eficácia do nosso marketing e chegar a pessoas que visitaram o nosso site. A etiqueta é carregada nas nossas páginas com o Google Consent Mode: até dar o seu consentimento, não define cookies de publicidade e não recolhe dados pessoais — apenas podem ser enviados à Google sinais anónimos, sem cookies, para efeitos de medição. Depois de consentir, pode definir cookies de publicidade e transferir dados limitados para a Google, incluindo para fora da UE com garantias adequadas; nunca recebe o conteúdo dos seus documentos ou digitalizações. Pode retirar o consentimento a qualquer momento.

Segurança

Os dados são encriptados em trânsito (TLS) e em repouso: a nossa base de dados e o armazenamento que contém os seus modelos, digitalizações e documentos gerados são encriptados pelos respetivos fornecedores. Os ficheiros são guardados num armazenamento privado que nunca é acessível publicamente e só pode ser alcançado através de ligações assinadas, de curta duração e limitadas ao seu espaço de trabalho. Pode proteger a sua conta com autenticação de dois fatores, e o proprietário de um espaço de trabalho pode exigi-la a todos os membros; os nossos próprios administradores são obrigados a utilizá-la. O acesso aos sistemas de produção é restrito e autenticado, e as alterações e leituras dos seus documentos, bem como todos os acessos do nosso pessoal, são registados num registo de acessos só de acréscimo. A renderização de PDF é executada nos nossos próprios servidores.

Durante quanto tempo conservamos os seus dados

Conservamos o conteúdo do espaço de trabalho enquanto a sua conta estiver ativa, para que o serviço possa funcionar. Pode eliminar modelos, digitalizações e documentos a qualquer momento. Pode eliminar a sua conta por si próprio em Perfil → Eliminar conta: a sua conta, os espaços de trabalho de que só você faz parte e todo o seu conteúdo são eliminados de imediato, e quaisquer cópias remanescentes (por exemplo, nos nossos subcontratantes ulteriores) no prazo de 30 dias. Os documentos que criou nos espaços de trabalho de outras equipas ficam com essas equipas. Conservamos apenas registos limitados (por exemplo, faturas) que temos de manter para cumprir obrigações legais e contabilísticas. Pode também pedir-nos que eliminemos a sua conta através de privacy@docutract.online. Os rascunhos iniciados no nosso website sem conta são eliminados automaticamente ao fim de 24 horas. Um documento pago sem conta, e as ligações para ele, são conservados durante 30 dias após o pagamento; depois, o documento, as digitalizações e os valores preenchidos são eliminados, e o registo da compra (montante, data, endereço de e-mail) é conservado como registo contabilístico. O registo de acessos (quem acedeu a que dados, quando e de onde) é conservado durante seis anos para investigar incidentes de segurança e é depois eliminado.

Os seus direitos

Nos termos da lei aplicável, pode aceder, retificar, exportar, limitar, opor-se ao tratamento ou apagar os seus dados pessoais. Pode também retirar o consentimento quando o tratamento se basear nele e apresentar uma reclamação à sua autoridade de controlo. Para exercer qualquer destes direitos, contacte-nos através de privacy@docutract.online; respondemos nos prazos exigidos por lei.

Transferências internacionais

Alguns dos nossos fornecedores tratam dados fora do EEE – nomeadamente a Anthropic, que armazena dados nos Estados Unidos, e a Stripe, que está estabelecida nos Estados Unidos; a Supabase aloja os nossos dados na Irlanda, mas é uma empresa dos EUA. Para estas transferências, baseamo-nos nas Cláusulas Contratuais-Tipo da Comissão Europeia ou, quando disponível, numa decisão de adequação (como o Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA), em conjunto com as medidas técnicas acima descritas.

Cookies

O DocuTract precisa apenas de dois cookies para funcionar: um cookie de sessão/autenticação e um cookie de idioma em texto simples que memoriza o idioma da sua interface. Os cookies de análise e de publicidade (PostHog, Google Ads) só podem ser definidos depois de dar o seu consentimento, conforme descrito acima, e pode retirar esse consentimento a qualquer momento.

Crianças

O DocuTract é uma ferramenta para uso profissional e empresarial e não se destina a crianças com menos de 16 anos. Não recolhemos intencionalmente dados de crianças.

Alterações a esta política

Podemos atualizar a presente Política de Privacidade à medida que o serviço evolui. Quando fizermos uma alteração substancial, atualizamos a data de «última atualização» acima e, quando adequado, notificamo-lo na aplicação.

Contacto

Tem perguntas sobre esta política ou sobre os seus dados? Escreva para privacy@docutract.online.