Processos

Um negócio, vários documentos

Um negócio raramente é uma única folha de papel. Um arrendamento vem acompanhado de um auto de entrega e, muitas vezes, de uma fatura, e os três são preenchidos a partir do mesmo punhado de digitalizações. Um processo é esse negócio: carrega os documentos uma vez, e todos os modelos do processo leem os mesmos valores.

Defina o pacote uma vez

Um tipo de processo é o conjunto de modelos que prepara sempre em conjunto, pela ordem em que os prepara: «arrendamento habitacional» é o contrato de arrendamento, o auto e a fatura. Define-o uma vez e, a partir daí, iniciar um processo são dois campos: que pacote e que nome dar a este negócio.

Cria um tipo de processo ali mesmo, em Processos, no bloco Novo tipo de processo: introduza um nome, assinale os modelos que compõem o pacote e prima Criar tipo. O número junto a um modelo assinalado é a sua posição no pacote – a ordem pela qual os documentos são mostrados e gerados. O novo tipo aparece em Iniciar um processo de imediato.

Carregue uma vez para todo o pacote

O processo pede a união daquilo de que os seus modelos precisam, por tipo de documento. Se os três modelos quiserem uma certidão de registo predial, o processo pede-a uma vez. Envie-a uma vez e todos os documentos que precisavam dela passam a tê-la.

Cada valor é lido uma vez e mantém a sua origem, exatamente como antes. Corrija um nome num documento e a correção passa para os outros, a menos que esse outro documento já tenha uma correção própria, que fica intacta. Esta é a regra numa linha: um valor pertence ao processo, e uma diferença deliberada continua a ser uma diferença deliberada.

Quando não são precisas digitalizações

Nem todos os modelos leem digitalizações: um requerimento ou uma ordem de serviço é muitas vezes mais rápido de preencher à mão. Nesse caso, O que carregar indica que não são precisas digitalizações, e cada documento em Documentos do pacote tem um botão Preencher. Abre o preenchimento habitual desse mesmo documento: introduza os dados, verifique-os e obtenha o documento final. Só os valores lidos de digitalizações passam entre os documentos de um processo: os campos escritos à mão são preenchidos em cada documento separadamente.

Montar o pacote

Montar o pacote gera os documentos cujos dados já foram introduzidos e aguardam verificação. Antes de premir, o ecrã indica quantos são, porque é também isso que custa: um pacote de quatro são quatro gerações. Ao lado, vê quantos documentos ainda precisam de ser preenchidos: o botão deixa esses de lado. Se ainda nenhum estiver preenchido, o DocuTract avisa em vez de, silenciosamente, não fazer nada. Se o seu plano não tiver tantas gerações disponíveis, nada é gerado e são-lhe indicados os dois números, em vez de ficar com meio pacote.

Os documentos finais descarregam-se um a um, ou num único zip.

O estado do processo

O estado de um processo acompanha os estados dos seus documentos, por isso corresponde sempre ao que está a acontecer:

• Rascunho – ainda não aconteceu nada;
• A recolher documentos – uma digitalização está a ser carregada ou lida;
• Rever os dados – pelo menos um documento já tem os dados introduzidos, e o pacote ainda não está completo;
• Pacote pronto – todos os documentos foram gerados;
• Algo falhou – não foi possível preparar um dos documentos.

Cada ficheiro do arquivo do pacote tem o nome do seu modelo e do número do documento, por exemplo zaiava-na-vidpustku-doc-26-0001.docx, para que os ficheiros sejam fáceis de distinguir.

O que não mudou

Um documento continua a ser um documento: abre no seu próprio ecrã, os seus valores corrigem-se aí, e um modelo preenchido isoladamente funciona exatamente como antes. Todos os documentos vivem num processo, incluindo os que inicia isoladamente, mas um processo com um só documento comporta-se exatamente como um documento.

Relacionado

• Verifique se os documentos de um processo são coerentes entre si: Verificações cruzadas.
• Reutilize o mesmo senhorio ou empregador em vários processos: O diretório de partes.
• Muitos negócios de uma vez: Geração em lote.