Integracije s CRM-om

Čemu služi

Integracija s CRM-om povezuje DocuTract s CRM-om u kojem su vaši poslovi, kontakti i tvrtke. Jednom odlučite koje polje zapisa u CRM-u popunjava koje polje predloška. Nakon toga dokument nastaje iz zapisa jednim klikom ili automatski kad se u CRM-u nešto dogodi, a gotova datoteka prilaže se istom zapisu. Ako CRM ne prima datoteke, na zapisu umjesto toga ostaje poveznica na dokument.

Što je sada dostupno

Gotove veze s CRM-ovima dodajemo jednu po jednu, svaku provjerenu prema dokumentaciji samog dobavljača. Dok prva ne proradi, zaslon integracija umjesto gumba koji ne bi radili prikazuje Integracije s CRM-om stižu, a svaki CRM pojavljuje se ondje čim je spreman. Ako vašeg sustava još nema na popisu, možete ga sami povezati putem API-ja i webhookova, izravno ili preko Zapiera, Makea ili n8n-a.

Tko postavlja

Otvorite izbornik sa svojom adresom u gornjem desnom kutu i odaberite Integracije. Odjeljak CRM je prvi, API i webhookovi su ispod.

• Račune povezuju i odspajaju, polja povezuju i pravila automatizacije dodaju samo vlasnici i administratori radnog prostora. Ostali članovi vide povezane račune i dnevnik.
• CRM integracije dio su paketa Pro i Team; API, webhookovi i no-code aplikacije (Zapier, Make, n8n) traže Team. Na drugom paketu zaslon umjesto povezivanja nudi Pogledajte pakete.

Povezivanje računa

U odjeljku Dostupno za povezivanje kliknite Poveži pokraj svog CRM-a. Redak ispod naziva govori kako se povezuje:

• Prijava putem CRM-a: odlazite na stranicu za prijavu samog CRM-a, birate račun, odobravate pristup koji DocuTract traži i vraćate se na zaslon integracija. Vašu lozinku za CRM nikad ne vidimo.
• S API ključem: zalijepite u polje API ključ ključ koji ste izradili u postavkama CRM-a. Prije spremanja provjeravamo ga u CRM-u i čuvamo ga šifriranog.

Ako CRM čuva podatke u više regija, najprije odaberite svoju u polju Regija podataka. Račun se zatim pojavljuje u odjeljku Povezani računi, a gumb Otvori vodi do njegovih postavki.

Povezivanje polja

Na stranici računa blok Povezivanje polja povezuje CRM s predloškom:

1. Odaberite Vrsta zapisa (posao, kontakt, što god vaš CRM ima) i Predložak.
2. Pokraj svakog polja predloška odaberite polje CRM-a koje ga popunjava. Popis se može pretraživati, a prilagođena polja CRM-a su označena. Polje ostavljeno kao Nije povezano ostaje prazno u dokumentu; datum ili broj koji DocuTract popunjava sam ne treba polje CRM-a.
3. Kliknite Spremi povezivanje.

Povezivanje pripada jednom predlošku i jednoj vrsti zapisa, pa se isti predložak može popunjavati iz posla i, zasebno, iz kontakta. Ako ste u međuvremenu dodali polja u CRM, gumb Osvježi polja iz CRM-a ponovno dohvaća popis.

Test na zapisu

U bloku Test na zapisu upišite ID stvarnog zapisa iz svog CRM-a (vidi se u adresi ili detaljima zapisa) i kliknite Izradi dokument. DocuTract čita zapis, izrađuje dokument prema spremljenom povezivanju i prilaže ga zapisu. Poveznica Otvori dokument otvara rezultat, kako biste provjerili svaku vrijednost prije nego što se oslonite na povezivanje.

Pravila automatizacije

Pravilo izrađuje dokumente bez ičijeg klika: kad CRM javi određeni događaj za zapis određene vrste, iz njega nastaje dokument prema određenom predlošku. U odjeljku Automatizacija odaberite Vrsta zapisa i Predložak, upišite Događaj u CRM-u točno onako kako ga CRM šalje (na primjer deal.won), ostavite označeno Priloži dokument zapisu ako se datoteka treba vratiti zapisu i kliknite Dodaj pravilo.

Pravilo radi tek kad je za njegov predložak i vrstu zapisa spremljeno povezivanje. Neki CRM-ovi ne šalju događaje; za njih odjeljak to i kaže, a pravila nisu dostupna.

Dnevnik

Dnevnik prikazuje sve što je veza učinila: primljeni događaj, pročitani zapis, izrađeni dokument, priloženu datoteku. Svaki redak pokazuje je li to pokrenuto ručno, iz CRM-a ili pravilom, kada, za koji zapis i kako je završilo. Neuspjeli korak objašnjava razlog jednostavnim riječima, na primjer da CRM nema zapis s tim ID-om; ako je CRM samo zauzet, sami pokušavamo ponovno. Gumb Osvježi ponovno učitava popis.

Prekid veze

Gumb Prekini vezu pokraj računa traži potvrdu, a zatim:

• naš se pristup u CRM-u opoziva, a pristupni ključevi odmah brišu;
• povezivanja polja, pravila automatizacije i predmemorirani popisi polja brišu se u roku od 10 dana; datum se vidi pokraj računa;
• već izrađeni dokumenti ostaju gdje jesu: u vašem radnom prostoru i priloženi u CRM-u.

Isto se događa ako uklonite našu aplikaciju u samom CRM-u. Ako CRM prestane prihvaćati vezu, račun se označava kao Potrebno ponovno povezivanje, a gumb Poveži ponovno je obnavlja.

Koji podaci idu kamo

• Pri izradi dokumenta čitamo samo zapis koji ste odabrali (ili onaj na koji je pravilo reagiralo) i samo povezana polja.
• Za zaslon povezivanja čitamo popis polja CRM-a: nazive i vrste, nikad vrijednosti u vašim zapisima. Popis ostaje u predmemoriji nekoliko sati.
• Natrag šaljemo gotov dokument (ili poveznicu na njega) i minimum potreban za razmjenu, poput ID-a zapisa i statusa.
• Ne čuvamo kopiju vaših zapisa iz CRM-a. Pročitane vrijednosti postaju dio dokumenta, koji se čuva kao i ostali vaši dokumenti.
• Pristupni tokeni i API ključevi čuvaju se šifrirani i samo do prekida veze.
• CRM je dobavljač kojeg ste sami odabrali i s kojim imate vlastiti ugovor; on nije naš podizvršitelj obrade. Pojedinosti su u politici privatnosti.