Unakrsne provjere među dokumentima

Uočite nepodudaranje prije potpisivanja

Budući da DocuTract bilježi odakle je došla svaka vrijednost, može uspoređivati vrijednosti međusobno. Kad se dva dokumenta predmeta ne slažu, saznajete to prije nego što išta generirate, a ne nakon što netko potpiše.

Što se provjerava

Provjere definirate sami, na predlošku ili na vrsti predmeta. Pet vrsta pokriva ono što u papirologiji zaista pođe po zlu:

• Vrijednosti se slažu. Ime na izvatku u odnosu na ime na potvrdi, tvrtka u zaglavlju u odnosu na tvrtku u bloku za potpis. Usporedba je velikodušna gdje treba biti: „Ivanov O. P.“ i „Ivanov Oleksandr Petrovyč“ ista su osoba, a „TOV ‚Romaška‘“ i „TOV Romaška“ ista su tvrtka.
• Datum nije prerani. Izvadak koji istječe prije završetka najma.
• Zbroj se slaže. Zbroj stavki u odnosu na ukupni iznos, unutar odstupanja koje sami odredite.
• Broj je u rasponu. Najamnina od nula, trajanje od četiristo mjeseci.
• Polje je ispunjeno, a ako to zatražite, ispunjeno iz dokumenta, a ne upisano ručno.

Upozorenje ili blokada

Svaka provjera je upozorenje ili blokada.

• Upozorenje se prikazuje na zaslonu provjere i ništa ne zaustavlja.
• Blokada radi točno ono što kaže: dokument se ne generira dok netko ne prihvati neslaganje.

Što vidite

Na zaslonu provjere, iznad vrijednosti: što se ne slaže, obje vrijednosti jedna pokraj druge te iz kojeg polja i s koje stranice potječe svaka.

Jedna kontrola, Prihvati kako jest, postoji za slučaj kad su papiri ispravni, a provjera je samo oprezna.

Prihvaćanje se bilježi s vašim imenom i trenutkom. Vezano je uz točne vrijednosti koje se nisu slagale, pa ako se jedna od njih kasnije promijeni, provjera se ponovno pokreće i ponovno pita. To je namjerno: prihvatili ste te vrijednosti, a ne pravilo.

Kada se provjere pokreću

Nakon što se sken pročita, nakon što se vrijednost ispravi, i to svaki put za cijeli predmet, jer vrijednost koja dospije u jedan dokument može razriješiti neslaganje u drugome. Ne pokrećete ih vi; one su jednostavno uvijek ažurne.

Savjeti

• Počnite s upozorenjima. Pretvorite provjeru u blokadu tek kad ste sigurni da se aktivira samo kad nešto zaista nije u redu.
• Provjeravajte ono što boli. Jedna provjera imena i jedna provjera datuma isteka izvatka hvataju većinu stvarnih pogrešaka u ugovoru o najmu.