Pravila privatnosti

DocuTract („DocuTract“, „mi“, „nas“) pomaže vam da predložak dokumenta i nekoliko skenova pretvorite u gotov, ispunjen dokument. Ova Pravila privatnosti objašnjavaju koje osobne podatke obrađujemo kad koristite DocuTract na adresi docutract.online, zašto ih obrađujemo te koje izbore i prava imate. Namijenjena su čitanju zajedno s našim Uvjetima korištenja usluge i našim Ugovorom o obradi podataka.

Tko je odgovoran za vaše podatke

Za vaše podatke o računu i naplati DocuTract je voditelj obrade. Za dokumente, skenove i predloške koje učitate vi ste voditelj obrade, a DocuTract djeluje kao vaš izvršitelj obrade - s tim sadržajem postupamo samo radi pružanja usluge i samo prema vašim uputama. Taj odnos izvršitelja obrade u cijelosti uređuje Ugovor o obradi podataka.

Što obrađujemo

• Podaci o računu - vaša adresa e-pošte, identifikatori za autentifikaciju od vašeg pružatelja prijave, vaše prikazno ime i jezik sučelja.
• Sadržaj radnog prostora - predlošci, skenovi i izvorne datoteke koje učitate, polja koja definirate i dokumenti koje DocuTract generira za vas.
• Podaci o naplati - vaš plan, brojači mjesečne potrošnje dokumenata te metapodaci o plaćanjima i računima kojima upravlja naš pružatelj platnih usluga. Nikad ne pohranjujemo pune brojeve kartica.
• Podaci o pojedinačnoj kupnji - ako kupite dokument bez računa: adresa e-pošte koju navedete pri plaćanju te, ako ih zatražite, druga adresa na koju se dokument šalje i podaci tvrtke za račun.
• Tehnički podaci - zapisi u dnevniku, IP adresa, podaci o uređaju i pregledniku te događaji potrebni za rad, zaštitu i otklanjanje pogrešaka usluge.

Kako koristimo vaše podatke

Vaše podatke obrađujemo kako bismo pružali i održavali DocuTract: radi vaše autentifikacije, izdvajanja podataka i generiranja dokumenata, provođenja kvota planova, izdavanja računa, pružanja podrške, zaštite usluge i ispunjavanja naših zakonskih obveza. Naše pravne osnove su izvršenje ugovora s vama, naš legitimni interes za rad i zaštitu usluge te poštovanje zakona.

Vaši dokumenti ostaju privatni

Vaši učitani dokumenti i dokumenti koje generiramo vaši su. Ne prodajemo ih, ne koristimo ih za treniranje modela strojnog učenja i ne dijelimo ih s trećim stranama, osim s podizvršiteljima obrade koji su nužno potrebni za pružanje usluge (vidi u nastavku). Pristup našeg osoblja ograničen je na ono što je potrebno za podršku i rad sustava te se bilježi u zapisniku pristupa.

Podizvršitelji obrade i smještaj

DocuTract se oslanja na kratak popis provjerenih podizvršitelja obrade: Hetzner (smještaj poslužitelja u Njemačkoj), Supabase (baza podataka, prijava i pohrana datoteka, smješteni u Irskoj), Anthropic (AI prepoznavanje vaših skenova i predložaka), Stripe (plaćanja) i Zone.eu (slanje e-pošte, Estonija). Svrha svakog od njih, mjesto na kojem obrađuje podatke i zaštitne mjere za svaki međunarodni prijenos navedeni su u Ugovoru o obradi podataka. Anthropic datoteke koje obrađuje čuva do 30 dana i nikad ih ne koristi za treniranje modela.

Na našoj web-stranici koristimo i PostHog za analitiku proizvoda koja poštuje privatnost, smješten u EU-u i učitan tek nakon što date privolu. Pomaže nam razumjeti kako se stranica koristi; skriva sav tekst i unose u obrasce i ne pohranjuje sadržaj vaših dokumenata ili skenova.

Za oglašavanje koristimo Google Ads (pruža ga Google Ireland Limited) kako bismo mjerili učinkovitost našeg marketinga i dosegnuli osobe koje su posjetile našu stranicu. Oznaka se učitava na našim stranicama uz Google Consent Mode: dok ne date privolu, ne postavlja nikakve oglašivačke kolačiće i ne prikuplja osobne podatke — Googleu se radi mjerenja mogu slati samo anonimni signali bez kolačića. Nakon što date privolu, može postavljati oglašivačke kolačiće i prenositi ograničene podatke Googleu, uključujući izvan EU-a uz odgovarajuće zaštitne mjere; nikad ne prima sadržaj vaših dokumenata ili skenova. Privolu možete povući u bilo kojem trenutku.

Sigurnost

Podaci su šifrirani u prijenosu (TLS) i u pohrani: našu bazu podataka i pohranu u kojoj se nalaze vaši predlošci, skenovi i generirani dokumenti šifriraju njihovi pružatelji. Datoteke se čuvaju u privatnoj pohrani koja nikad nije javno dostupna i do koje se dolazi samo putem kratkotrajnih, potpisanih poveznica ograničenih na vaš radni prostor. Svoj račun možete zaštititi dvofaktorskom autentifikacijom, a vlasnik radnog prostora može je zahtijevati od svakog člana; naši je administratori moraju koristiti. Pristup produkcijskim sustavima ograničen je i zahtijeva autentifikaciju, a izmjene i čitanja vaših dokumenata, kao i svaki pristup našeg osoblja, bilježe se u zapisniku pristupa u koji se može samo dodavati. Izrada PDF-a odvija se na našim vlastitim poslužiteljima.

Koliko dugo čuvamo vaše podatke

Sadržaj radnog prostora čuvamo dok je vaš račun aktivan kako bi usluga mogla funkcionirati. Predloške, skenove i dokumente možete izbrisati u bilo kojem trenutku. Svoj račun možete sami izbrisati u izborniku Profil → Brisanje računa: vaš račun, radni prostori kojima pripadate samo vi i sav njihov sadržaj odmah se brišu, a sve preostale kopije (na primjer, kod naših podizvršitelja obrade) u roku od 30 dana. Dokumenti koje ste izradili u radnim prostorima drugih timova ostaju tim timovima. Čuvamo samo ograničene zapise (na primjer, račune) koje moramo zadržati radi ispunjavanja zakonskih i računovodstvenih obveza. Brisanje računa možete zatražiti i na adresi privacy@docutract.online. Nacrti započeti na našoj web-stranici bez računa automatski se brišu nakon 24 sata. Dokument plaćen bez računa i poveznice na njega čuvaju se 30 dana nakon plaćanja; zatim se dokument, skenovi i upisane vrijednosti brišu, a zapis o kupnji (iznos, datum, adresa e-pošte) čuva se kao računovodstveni zapis. Zapisnik pristupa (tko je pristupio kojim podacima, kada i odakle) čuva se šest godina radi istraživanja sigurnosnih incidenata, a zatim se briše.

Vaša prava

U skladu s mjerodavnim pravom možete pristupiti, ispraviti, izvesti, ograničiti, prigovoriti obradi ili izbrisati svoje osobne podatke. Također možete povući privolu kad se obrada na njoj temelji te podnijeti pritužbu nadzornom tijelu. Za ostvarivanje bilo kojeg od tih prava obratite nam se na privacy@docutract.online; odgovaramo u rokovima koje propisuje zakon.

Međunarodni prijenosi

Neki naši pružatelji obrađuju podatke izvan EGP-a - osobito Anthropic, koji pohranjuje podatke u Sjedinjenim Američkim Državama, i Stripe, koji ima poslovni nastan u Sjedinjenim Američkim Državama; Supabase naše podatke smješta u Irskoj, ali je američka tvrtka. Za te se prijenose oslanjamo na standardne ugovorne klauzule Europske komisije ili, kad je dostupna, na odluku o primjerenosti (kao što je Okvir EU-a i SAD-a za privatnost podataka), zajedno s gore opisanim tehničkim mjerama.

Kolačići

DocuTractu za rad trebaju samo dva kolačića: kolačić sesije/autentifikacije i obični tekstni kolačić jezika koji pamti jezik vašeg sučelja. Analitički i oglašivački kolačići (PostHog, Google Ads) mogu se postaviti tek nakon što date privolu, kako je gore opisano, a tu privolu možete povući u bilo kojem trenutku.

Djeca

DocuTract je alat za profesionalnu i poslovnu upotrebu i nije namijenjen djeci mlađoj od 16 godina. Svjesno ne prikupljamo podatke od djece.

Izmjene ovih pravila

Ova Pravila privatnosti možemo ažurirati kako se usluga razvija. Kad unesemo bitnu izmjenu, ažuriramo datum „posljednjeg ažuriranja“ iznad i, prema potrebi, obavještavamo vas u aplikaciji.

Kontakt

Imate pitanja o ovim pravilima ili svojim podacima? Pišite na privacy@docutract.online.