Prikupljanje dokumenata od klijenta
Pošaljite klijentu privatnu poveznicu za učitavanje dokumenata, bez računa, ili proslijedite njegovu e-poštu; datoteke stižu u vaš dokument već prepoznate.
Zatražite od klijenta umjesto da jurite skenove
Skenove ne morate sami prikupljati. Otvorite dokument koji pripremate i upotrijebite Zatražite dokumente od klijenta: pritisnite Izradi poveznicu i DocuTract izrađuje privatnu poveznicu koju možete poslati e-poštom, u chatu ili putem aplikacije za razmjenu poruka. Kopiraj je sprema u međuspremnik.
Što klijent vidi
Jednu stranicu na jeziku na kojem ste radili, bez računa i bez registracije: popis dokumenata koje treba poslati, jednu kontrolu za učitavanje po stavci i redak koji kaže koji su formati prihvaćeni (PDF, JPG ili PNG). Ono što je već stiglo označeno je kao primljeno, pa klijent ne šalje istu datoteku dvaput.
Prije slanja klijent pristaje da će se datoteke automatski pročitati radi ispunjavanja dokumenta. Stranica ne prikazuje ništa drugo o vama, vašem radnom prostoru ili samom dokumentu. Jednako dobro radi i na telefonu, gdje klijent može izravno fotografirati dokument.
Što se događa s datotekama
Učitana datoteka odmah postaje sken vašeg dokumenta i prolazi uobičajeno prepoznavanje, pa su vrijednosti već izdvojene kad otvorite dokument. Svaki sken označen je prema tome odakle je došao, pa na prvi pogled vidite što je klijent poslao, a što ste dodali sami.
Poveznica pod kontrolom
Svaka poveznica ima tri ograničenja i sva tri provjeravaju se pri svakom posjetu:
- Rok trajanja. Zadano sedam dana, najviše trideset. Nakon toga poveznica više ne radi.
- Broj učitavanja. Zadano dvadeset datoteka. Kad stignu, poveznica više ne prima nove.
- Vaš opoziv. Zatvori poveznicu odmah je zatvara, a svatko tko je nakon toga otvori dobiva poruku da više ne radi.
Koliko poveznica istodobno možete držati otvorenima ovisi o vašem planu. Ako ste dosegnuli ograničenje, zatvorite onu koja vam više ne treba.
Primanje dokumenata e-poštom
Ako vaš radni prostor ima adresu za primanje, ima je i poveznica: proslijedite joj klijentovu e-poruku i privici stižu u dokument, popunjavajući prazna mjesta redom. Datoteke koje ne možemo pročitati (slika potpisa, uredski dokument) izostavljaju se i navode u povijesti poveznice, pa vidite što je stiglo i možete zatražiti ono što nedostaje.
Sljedeći koraci
Kad datoteke stignu, nastavite kao i obično: provjerite prepoznate podatke i generirajte dokument (vidi Ispunjavanje dokumenta iz skenova). Ako jedan komplet dokumenata služi za nekoliko dokumenata, grupirajte ih u predmet kako bi se skenovi pročitali samo jednom.