Predmeti

Jedna transakcija, nekoliko dokumenata

Transakcija je rijetko samo jedan papir. Uz ugovor o najmu ide zapisnik o primopredaji, a često i račun, i sva tri se ispunjavaju iz istih nekoliko skenova. Predmet je upravo ta transakcija: dokumente učitate jednom, a svaki predložak u predmetu čita iste vrijednosti.

Paket definirate jednom

Vrsta predmeta je skup predložaka koje uvijek pripremate zajedno, redoslijedom kojim ih pripremate: „stambeni najam“ čine ugovor o najmu, zapisnik i račun. Definirate je jednom, a zatim je pokretanje predmeta samo dva polja: koji paket i kako nazvati ovu transakciju.

Vrstu predmeta izrađujete na istom mjestu, u odjeljku Predmeti, u bloku Nova vrsta predmeta: unesite naziv, označite predloške koji čine paket i pritisnite Izradi vrstu. Broj pokraj označenog predloška njegovo je mjesto u paketu - redoslijed kojim se dokumenti prikazuju i generiraju. Nova vrsta odmah se pojavljuje u bloku Započnite predmet.

Jedno učitavanje za cijeli paket

Predmet traži uniju onoga što trebaju njegovi predlošci, prema vrsti dokumenta. Ako sva tri predloška trebaju izvadak iz zemljišne knjige, predmet ga traži jednom. Pošaljite ga jednom i svaki dokument kojem je trebao ima ga.

Svaka se vrijednost čita jednom i nosi svoj izvor, kao i dosad. Ispravite ime u jednom dokumentu i ispravak prelazi u ostale, osim ako taj drugi dokument već nema vlastiti ispravak, koji se tada ne dira. To je pravilo u jednom retku: vrijednost pripada predmetu, a namjerna razlika ostaje namjerna razlika.

Kad skenovi nisu potrebni

Ne čita svaki predložak skenove: zahtjev ili nalog često je brže ispuniti ručno. Tada Što učitati kaže da skenovi nisu potrebni, a svaki dokument pod Dokumenti u paketu ima gumb Ispuni. On otvara uobičajeno ispunjavanje upravo tog dokumenta: unesite podatke, provjerite ih i dobijte gotov dokument. Između dokumenata predmeta prenose se samo vrijednosti pročitane iz skenova: ručno upisana polja ispunjavaju se u svakom dokumentu zasebno.

Sastavljanje paketa

Sastavi paket generira dokumente čiji su podaci već uneseni i čekaju provjeru. Prije nego što ga pritisnete, zaslon pokazuje koliko ih je, jer je to ujedno i cijena: paket od četiri dokumenta su četiri generiranja. Pokraj toga vidite koliko dokumenata još treba ispuniti: gumb njih ne dira. Ako još nijedan nije ispunjen, DocuTract vam to kaže umjesto da tiho ništa ne učini. Ako vašem planu nije preostalo toliko generiranja, ništa se ne generira i dobivate oba broja, umjesto da ostanete s pola paketa.

Gotovi se dokumenti preuzimaju jedan po jedan ili kao jedna zip-datoteka.

Status predmeta

Status predmeta prati statuse njegovih dokumenata, pa uvijek odgovara onome što se događa:

• Nacrt — još se ništa nije dogodilo;
• Prikupljanje dokumenata — sken se učitava ili čita;
• Provjera podataka — barem jedan dokument ima unesene podatke, a paket još nije potpun;
• Paket je spreman — svi su dokumenti generirani;
• Nešto nije uspjelo — jedan od dokumenata nije se mogao pripremiti.

Svaka datoteka u arhivi paketa nazvana je prema svojem predlošku i broju dokumenta, na primjer zaiava-na-vidpustku-doc-26-0001.docx, pa se datoteke lako razlikuju.

Što se nije promijenilo

Dokument je i dalje dokument: otvara se na vlastitom zaslonu, njegove se vrijednosti ondje ispravljaju, a predložak ispunjen samostalno radi točno kao i prije. Svaki dokument živi u predmetu, uključujući one koje započnete samostalno, ali predmet s jednim dokumentom ponaša se točno kao dokument.

Povezano

• Provjerite slažu li se dokumenti predmeta međusobno: Unakrsne provjere.
• Koristite istog najmodavca ili poslodavca u više predmeta: Imenik stranaka.
• Mnogo transakcija odjednom: Skupno generiranje.