L’annuaire des parties
Enregistrez une fois un bailleur, un employeur ou un compte bancaire, avec le document et la date de lecture de chaque valeur, et remplissez le document suivant à partir de cette fiche.
Arrêtez de ressaisir les mêmes personnes
Le même bailleur, le même employeur, les mêmes coordonnées bancaires, saisis à nouveau pour chaque transaction. L’annuaire Parties enregistre une partie une seule fois, et conserve avec chaque valeur le document où elle a été lue et le jour de sa lecture.
Enregistrer une partie
Une fois le document créé, l’écran Document prêt affiche Enregistrer la partie dans l’annuaire. Vérifiez le nom de la fiche et appuyez sur Enregistrer cette partie. La fiche est construite à partir des valeurs confirmées, avec leurs sources : rien n’est ressaisi et rien ne perd son origine. Le bloc apparaît pour les modèles dont les champs proviennent de scans (un passeport, un extrait de registre) : ces champs composent la fiche, même si cette fois-ci vous les avez saisis à la main.
Vous choisissez s’il s’agit d’une personne physique ou d’une entreprise, car les deux se recherchent différemment : le nom d’une personne correspond aussi par les initiales, celui d’une entreprise ignore la forme juridique et les guillemets.
Remplir à partir d’une partie
Choisissez une partie lorsque vous préparez le document suivant, et ses champs sont remplis. Seuls les champs que votre modèle lit sur un scan sont concernés, et uniquement si vous n’avez pas corrigé la valeur vous-même : l’annuaire est un point de départ, jamais une correction de votre décision.
Pourquoi chaque valeur porte une date
Un compte bancaire enregistré est utile. Un compte bancaire enregistré qui indique « lu le 3 mars » est utile et honnête. Tout ce qui date de plus de six mois est marqué « à revérifier » sur la fiche et partout où il est proposé. Il reste proposé : vous êtes mieux placé que nous pour savoir s’il est toujours exact.
Modifier une valeur n’écrase pas l’ancienne. La valeur précédente est conservée dans l’historique : la question « que disait la fiche quand ce document a été généré ? » a donc une réponse.
Archivage
Une partie qui n’est plus d’actualité est archivée, pas supprimée : les documents déjà générés renvoient à la fiche, et ce lien mérite d’être conservé. Une fiche archivée disparaît de la liste de sélection et reste dans l’historique.
Quel forfait
L’annuaire fait partie du forfait Pro et des forfaits supérieurs. Si votre espace de travail passe à un forfait qui ne l’inclut pas, vous gardez ce que vous avez et continuez à remplir des documents à partir de lui ; seuls l’ajout et la modification de fiches s’arrêtent. Comparez les forfaits sur la page des tarifs.