Politique de confidentialité

DocuTract (« DocuTract », « nous ») vous aide à transformer un modèle de document et quelques scans en un document final rempli. La présente Politique de confidentialité explique quelles données personnelles nous traitons lorsque vous utilisez DocuTract sur docutract.online, pourquoi nous les traitons, ainsi que les choix et les droits dont vous disposez. Elle doit être lue conjointement avec nos Conditions d’utilisation et notre Accord de traitement des données.

Qui est responsable de vos données

Pour vos données de compte et de facturation, DocuTract est le responsable du traitement. Pour les documents, scans et modèles que vous importez, vous êtes le responsable du traitement et DocuTract agit en tant que sous-traitant – nous ne traitons ce contenu que pour fournir le service et uniquement sur vos instructions. L’Accord de traitement des données régit intégralement cette relation de sous-traitance.

Ce que nous traitons

Données de compte – votre adresse e-mail, les identifiants d’authentification fournis par votre fournisseur de connexion, votre nom d’affichage et la langue de votre interface.
Contenu de l’espace de travail – les modèles, scans et fichiers sources que vous importez, les champs que vous définissez, et les documents que DocuTract génère pour vous.
Données de facturation – votre forfait, vos compteurs mensuels d’utilisation de documents, ainsi que les métadonnées de paiement et de facturation traitées par notre prestataire de paiement. Nous ne stockons jamais les numéros de carte complets.
Données d’achat unique – si vous achetez un document sans compte : l’adresse e-mail que vous indiquez lors du paiement et, si vous les demandez, une autre adresse à laquelle envoyer le document ainsi que les coordonnées d’une entreprise pour une facture.
Données techniques – entrées de journal, adresse IP, informations sur l’appareil et le navigateur, et les événements nécessaires pour exploiter, sécuriser et déboguer le service.

Comment nous utilisons vos données

Nous traitons vos données pour fournir et maintenir DocuTract : pour vous authentifier, pour effectuer l’extraction et la génération de documents, pour appliquer les quotas des forfaits, pour émettre des factures, pour fournir une assistance, pour assurer la sécurité du service et pour respecter nos obligations légales. Nos bases juridiques sont l’exécution de notre contrat avec vous, notre intérêt légitime à exploiter et sécuriser le service, et le respect de la loi.

Vos documents restent privés

Les documents que vous importez et les documents que nous générons vous appartiennent. Nous ne les vendons pas, nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d’apprentissage automatique, et nous ne les partageons pas avec des tiers, à l’exception des sous-traitants strictement nécessaires à la fourniture du service (voir ci-dessous). L’accès de notre personnel est limité à ce qui est nécessaire pour l’assistance et l’exploitation, et il est consigné dans un journal d’accès.

Sous-traitants et hébergement

DocuTract s’appuie sur une courte liste de sous-traitants sélectionnés : Hetzner (hébergement des serveurs en Allemagne), Supabase (base de données, connexion et stockage des fichiers, hébergés en Irlande), Anthropic (reconnaissance par IA de vos scans et modèles), Stripe (paiements) et Zone.eu (envoi des e-mails, Estonie). La finalité de chacun, le lieu où il traite les données et les garanties applicables à tout transfert international sont décrits dans l’Accord de traitement des données. Anthropic conserve les fichiers qu’il traite pendant 30 jours au maximum et ne les utilise jamais pour entraîner des modèles.

Nous utilisons également PostHog pour des statistiques produit respectueuses de la vie privée sur notre site web, hébergé dans l’UE et chargé uniquement après que vous avez donné votre consentement. Il nous aide à comprendre comment le site est utilisé ; il masque tous les textes et saisies de formulaires, et il ne stocke pas le contenu de vos documents ou scans.

À des fins publicitaires, nous utilisons Google Ads (fourni par Google Ireland Limited) pour mesurer l’efficacité de notre marketing et toucher les personnes qui ont visité notre site. La balise se charge sur nos pages au moyen du Google Consent Mode : tant que vous n’avez pas donné votre consentement, elle ne dépose aucun cookie publicitaire et ne collecte pas de données personnelles — seuls des signaux anonymes, sans cookies, peuvent être envoyés à Google à des fins de mesure. Une fois votre consentement donné, elle peut déposer des cookies publicitaires et transférer des données limitées à Google, y compris en dehors de l’UE moyennant des garanties appropriées ; elle ne reçoit jamais le contenu de vos documents ou scans. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Sécurité

Les données sont chiffrées en transit (TLS) et au repos : notre base de données et le stockage contenant vos modèles, scans et documents générés sont chiffrés par leurs fournisseurs. Les fichiers sont conservés dans un stockage privé qui n’est jamais accessible publiquement et qui n’est joignable que par des liens signés temporaires, limités à votre espace de travail. Vous pouvez protéger votre compte par l’authentification à deux facteurs, et le propriétaire d’un espace de travail peut l’exiger de chaque membre ; nos propres administrateurs sont tenus de l’utiliser. L’accès aux systèmes de production est restreint et authentifié, et les modifications et lectures de vos documents, ainsi que chaque accès de notre personnel, sont consignés dans un journal d’accès en ajout seul. Le rendu PDF s’effectue sur nos propres serveurs.

Durée de conservation de vos données

Nous conservons le contenu de l’espace de travail aussi longtemps que votre compte est actif, afin que le service puisse fonctionner. Vous pouvez supprimer des modèles, scans et documents à tout moment. Vous pouvez supprimer vous-même votre compte dans Profil → Supprimer le compte : votre compte, les espaces de travail dont vous êtes le seul membre et tout leur contenu sont supprimés immédiatement, et les éventuelles copies restantes (par exemple chez nos sous-traitants) dans un délai de 30 jours. Les documents que vous avez créés dans les espaces de travail d’autres équipes restent à ces équipes. Nous ne conservons que des enregistrements limités (par exemple les factures) que nous sommes tenus de garder pour respecter nos obligations légales et comptables. Vous pouvez également nous demander de supprimer votre compte à l’adresse privacy@docutract.online. Les brouillons commencés sur notre site web sans compte sont supprimés automatiquement au bout de 24 heures. Un document payé sans compte, ainsi que les liens qui y mènent, sont conservés pendant 30 jours après le paiement ; ensuite, le document, les scans et les valeurs saisies sont supprimés, et l’enregistrement de l’achat (montant, date, adresse e-mail) est conservé comme pièce comptable. Le journal d’accès (qui a accédé à quelles données, quand et d’où) est conservé six ans afin d’enquêter sur les incidents de sécurité, puis il est supprimé.

Vos droits

Sous réserve du droit applicable, vous pouvez accéder à vos données personnelles, les rectifier, les exporter, en limiter le traitement, vous opposer à celui-ci ou les supprimer. Vous pouvez également retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci, et introduire une réclamation auprès de votre autorité de contrôle. Pour exercer l’un de ces droits, contactez-nous à l’adresse privacy@docutract.online ; nous répondons dans les délais prévus par la loi.

Transferts internationaux

Certains de nos prestataires traitent des données en dehors de l’EEE – notamment Anthropic, qui stocke les données aux États-Unis, et Stripe, qui est établi aux États-Unis ; Supabase héberge nos données en Irlande mais est une société américaine. Pour ces transferts, nous nous appuyons sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou, lorsqu’elle existe, sur une décision d’adéquation (telle que le Cadre de protection des données UE-États-Unis, EU-US Data Privacy Framework), conjointement avec les mesures techniques décrites ci-dessus.

Cookies

DocuTract n’a besoin que de deux cookies pour fonctionner : un cookie de session/d’authentification et un cookie de langue en texte clair qui mémorise la langue de votre interface. Les cookies de statistiques et publicitaires (PostHog, Google Ads) ne peuvent être déposés qu’après votre consentement, comme décrit ci-dessus, et vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.

Enfants

DocuTract est un outil destiné à un usage professionnel et commercial et ne s’adresse pas aux enfants de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des enfants.

Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité à mesure que le service évolue. En cas de modification substantielle, nous mettons à jour la date de « dernière mise à jour » ci-dessus et, le cas échéant, vous en informons dans l’application.

Contact

Des questions sur la présente politique ou sur vos données ? Écrivez à privacy@docutract.online.