Dossiers

Une transaction, plusieurs documents

Une transaction tient rarement en une seule feuille. Un bail s’accompagne d’un procès-verbal de remise et souvent d’une facture, et tous les trois sont remplis à partir de la même poignée de scans. Un dossier, c’est cette transaction : vous importez les documents une seule fois, et chaque modèle du dossier lit les mêmes valeurs.

Définissez la liasse une fois

Un type de dossier est l’ensemble des modèles que vous préparez toujours ensemble, dans l’ordre où vous les préparez : « location résidentielle », c’est le bail, le procès-verbal et la facture. Vous le définissez une fois, et ouvrir ensuite un dossier se résume à deux champs : quelle liasse, et comment appeler cette transaction.

Vous créez un type de dossier directement dans Dossiers, dans le bloc Nouveau type de dossier : saisissez un nom, cochez les modèles qui composent la liasse et appuyez sur Créer le type. Le numéro à côté d’un modèle coché indique sa place dans la liasse – l’ordre dans lequel les documents sont affichés et générés. Le nouveau type apparaît aussitôt dans Ouvrir un dossier.

Importez une seule fois pour toute la liasse

Le dossier demande l’ensemble de ce dont ses modèles ont besoin, par type de document. Si les trois modèles veulent un extrait du registre foncier, le dossier le demande une seule fois. Envoyez-le une fois et chaque document qui en avait besoin l’a.

Chaque valeur est lue une seule fois et porte sa source, exactement comme avant. Corrigez un nom dans un document et la correction se propage aux autres, sauf si l’autre document porte déjà sa propre correction, qui est alors laissée telle quelle. Voici la règle en une ligne : une valeur appartient au dossier, et une différence délibérée reste une différence délibérée.

Quand aucun scan n’est nécessaire

Tous les modèles ne lisent pas de scans : une demande ou un arrêté est souvent plus rapide à remplir à la main. Dans ce cas, Quoi importer indique qu’aucun scan n’est nécessaire, et chaque document sous Documents de la liasse a un bouton Remplir. Il ouvre le remplissage habituel de ce document précis : saisissez les données, vérifiez-les et obtenez le document final. Seules les valeurs lues sur des scans circulent entre les documents d’un dossier : les champs saisis à la main se remplissent dans chaque document séparément.

Assembler la liasse

Assembler la liasse génère les documents dont les données sont déjà saisies et en attente de vérification. Avant que vous n’appuyiez, l’écran indique combien il y en a, car c’est aussi ce que cela coûte : une liasse de quatre documents représente quatre générations. À côté, vous voyez combien de documents restent à remplir : le bouton les laisse de côté. Si aucun n’est encore rempli, DocuTract vous le dit au lieu de ne rien faire en silence. Si votre forfait n’a plus assez de générations, rien n’est généré et les deux chiffres vous sont indiqués, plutôt que de vous retrouver avec une demi-liasse.

Les documents finalisés se téléchargent un par un, ou dans une seule archive zip.

Le statut du dossier

Le statut d’un dossier suit les statuts de ses documents, il correspond donc toujours à la réalité :

• Brouillon — rien ne s’est encore passé ;
• Collecte des documents — un scan est en cours d’import ou de lecture ;
• Vérification des données — au moins un document a ses données saisies, et la liasse n’est pas encore complète ;
• Liasse prête — tous les documents sont générés ;
• Un problème est survenu — l’un des documents n’a pas pu être préparé.

Chaque fichier de l’archive de la liasse porte le nom de son modèle et le numéro du document, par exemple zaiava-na-vidpustku-doc-26-0001.docx, pour que les fichiers soient faciles à distinguer.

Ce qui n’a pas changé

Un document reste un document : il s’ouvre sur son propre écran, ses valeurs s’y corrigent, et un modèle rempli seul fonctionne exactement comme avant. Chaque document appartient à un dossier, y compris ceux que vous commencez seuls, mais un dossier d’un seul document se comporte exactement comme un document.

Voir aussi

• Vérifier que les documents d’un dossier concordent entre eux : Contrôles croisés.
• Réutiliser le même bailleur ou employeur d’un dossier à l’autre : L’annuaire des parties.
• Beaucoup de transactions à la fois : Génération par lots.