Contrôles croisés entre documents

Repérer l’incohérence avant la signature

Comme DocuTract enregistre l’origine de chaque valeur, il peut comparer les valeurs entre elles. Lorsque deux documents d’un dossier divergent, vous en êtes averti avant de générer quoi que ce soit, pas après que quelqu’un a signé.

Ce qui est vérifié

Vous définissez vous-même les contrôles, sur un modèle ou sur un type de dossier. Cinq types couvrent ce qui pose réellement problème dans les documents :

• Les valeurs concordent. Le nom sur l’extrait comparé au nom sur le certificat, l’entreprise dans l’en-tête comparée à l’entreprise dans le bloc des signatures. La comparaison est tolérante là où elle doit l’être : « Ivanov O. P. » et « Ivanov Oleksandr Petrovych » sont une seule personne, et « SARL "Romashka" » et « SARL Romashka » une seule entreprise.
• Une date n’est pas trop proche. Un extrait qui expire avant la fin du bail.
• Un total est juste. La somme des lignes comparée au total, avec la tolérance que vous fixez.
• Un nombre est dans la plage. Un loyer de zéro, une durée de quatre cents mois.
• Un champ est rempli et, si vous le demandez, rempli à partir d’un document plutôt que saisi.

Avertir ou bloquer

Chaque contrôle est un avertissement ou un blocage.

• Un avertissement apparaît sur l’écran de vérification et n’empêche rien.
• Un blocage fait exactement ce qu’il annonce : le document n’est pas généré tant que quelqu’un n’a pas accepté la divergence.

Ce que vous voyez

Sur l’écran de vérification, au-dessus des valeurs : ce qui diverge, les deux valeurs côte à côte, et le champ et la page d’où chacune provient.

Un seul bouton, Accepter tel quel, est prévu pour le cas où les documents sont corrects et où le contrôle se montre simplement prudent.

L’acceptation est enregistrée avec votre nom et l’instant. Elle est liée aux valeurs exactes qui divergeaient : si l’une d’elles change par la suite, le contrôle s’exécute à nouveau et redemande. C’est voulu : vous avez accepté ces valeurs, pas la règle.

Quand les contrôles s’exécutent

Après la lecture d’un scan, après la correction d’une valeur, et à chaque fois sur l’ensemble du dossier, car une valeur qui arrive dans un document peut résoudre une divergence dans un autre. Vous n’avez pas à les lancer ; ils sont simplement toujours à jour.

Conseils

• Commencez par des avertissements. Transformez un contrôle en blocage une fois sûr qu’il ne se déclenche que lorsque quelque chose ne va vraiment pas.
• Vérifiez ce qui compte. Un contrôle sur le nom et un autre sur la date d’expiration d’un extrait détectent la plupart des vraies erreurs dans un bail.