Collecter les documents auprès du client

Demandez au client au lieu de courir après les scans

Vous n’avez pas à rassembler les scans vous-même. Ouvrez le document que vous préparez et utilisez Demander les documents au client : appuyez sur Créer un lien et DocuTract crée un lien privé que vous pouvez envoyer par e-mail, par chat ou par messagerie. Copier le place dans votre presse-papiers.

Ce que voit le client

Une seule page, dans la langue dans laquelle vous travailliez, sans compte ni inscription : la liste des documents à envoyer, un bouton d’import par élément, et une ligne indiquant les formats acceptés (PDF, JPG ou PNG). Ce qui est déjà arrivé est marqué reçu, pour que le client n’envoie pas deux fois le même fichier.

Avant l’envoi, le client accepte que les fichiers soient lus automatiquement pour remplir un document. La page n’affiche rien d’autre sur vous, votre espace de travail ou le document lui-même. Elle fonctionne tout aussi bien sur un téléphone, où le client peut photographier un document directement.

Ce que deviennent les fichiers

Un fichier importé devient immédiatement un scan de votre document et passe par la reconnaissance habituelle : quand vous ouvrez le document, les valeurs sont déjà extraites. Chaque scan est étiqueté selon sa provenance, pour que vous voyiez d’un coup d’œil ce que le client a envoyé et ce que vous avez ajouté vous-même.

Garder le lien sous contrôle

Chaque lien comporte trois limites, et toutes les trois sont vérifiées à chaque visite :

• Une durée de validité. Sept jours par défaut, trente au maximum. Passé ce délai, le lien ne fonctionne plus.
• Un nombre maximal de fichiers. Vingt fichiers par défaut. Une fois qu’ils sont arrivés, le lien n’en accepte plus.
• Votre révocation. Fermer le lien le désactive immédiatement, et quiconque l’ouvre ensuite est informé qu’il ne fonctionne plus.

Le nombre de liens que vous pouvez garder ouverts en même temps dépend de votre forfait. Si vous avez atteint la limite, fermez celui dont vous n’avez plus besoin.

Recevoir des documents par e-mail

Si votre espace de travail dispose d’une adresse de réception, le lien en a une aussi : transférez-y l’e-mail du client et les pièces jointes arrivent dans le document, en remplissant les emplacements vides dans l’ordre. Les fichiers que nous ne pouvons pas lire (une image de signature, un document bureautique) sont écartés et listés dans l’historique du lien, pour que vous voyiez ce qui est arrivé et puissiez demander ce qui manque.

Étapes suivantes

Une fois les fichiers reçus, continuez comme d’habitude : vérifiez les données reconnues et générez le document (voir Remplir un document à partir de scans). Si un même ensemble de documents alimente plusieurs documents, regroupez-les dans un dossier pour que les scans ne soient lus qu’une fois.