Crear una plantilla a partir de un modelo

Qué es un modelo

Un modelo es un documento de Word (.docx) normal en el que cada fragmento de texto que cambia de un documento a otro se sustituye por un marcador entre dobles llaves:

Kyiv, {{contract_date}}

{{landlord_full_name}} (el Arrendador) y {{tenant_full_name}} (el Arrendatario)
acuerdan lo siguiente…

El formato, la numeración, los encabezados y las tablas se quedan exactamente como los hiciste en Word. DocuTract solo sustituye los marcadores por valores.

Cómo nombrar los marcadores

• Usa letras latinas minúsculas, dígitos y guiones bajos: {{tenant_full_name}}, {{rent_amount}}.
• Haz que el nombre diga qué va ahí. {{field1}} funciona, pero dentro de un mes no recordarás qué significa.
• Un mismo nombre usado dos veces recibe el mismo valor las dos veces. Es útil para un nombre que aparece en el encabezamiento y de nuevo en el bloque de firmas.
• Escribe cada marcador de una sola vez. Si Word subraya o autocorrige una parte, vuelve a escribirlo entero en lugar de editarlo por el medio.
• Para una tabla cuyo número de filas varía, usa la forma con punto {{items.name}}. Consulta Tablas con un número variable de filas.

Crear la plantilla

Abre Plantillas y pulsa Crear plantilla.

El editor tiene varias secciones, de arriba abajo.

1. Datos básicos

Dale a la plantilla un Nombre de la plantilla, una Categoría y, si quieres, una Descripción. Sirven para encontrar la plantilla más tarde; no afectan al documento. Pulsa Crear plantilla: el modelo y los campos estarán disponibles en cuanto exista la plantilla.

2. Escaneos necesarios

Son los documentos que subirá quien rellene la plantilla: un pasaporte, un extracto registral, un poder. Cada uno es una ranura. Pulsa Añadir un escaneo necesario, elige un tipo del catálogo o Crear un tipo nuevo subiendo una página de muestra para que la IA detecte sus campos. Marca cada ranura como Obligatorio u opcional, y ponlas en el orden en que la gente suele tenerlas.

Los tipos del sistema del catálogo siguen el idioma de tu interfaz: en español ves documentos en español y en inglés, los ingleses. Tus propios tipos se muestran siempre, y un tipo del sistema que ya usa alguna de tus plantillas sigue disponible aunque cambies de idioma.

3. El modelo .docx

Arrastra tu .docx a la zona de subida (documento de Word de hasta 10 MB). DocuTract encuentra todos los marcadores y los enumera. Puedes descargar el modelo o reemplazarlo más tarde; al reemplazarlo, los marcadores se vuelven a detectar.

4. Asignación de campos

Para cada marcador eliges una Fuente:

• Un campo de un escaneo. Elige una ranura y el campo que se leerá de ella, por ejemplo el nombre completo del pasaporte. El valor se reconoce a partir del escaneo subido y se recuerda su página.
• Valor del sistema. Se rellena automáticamente: Fecha, Hora, Fecha y hora, Número de documento o Usuario actual. Las fechas y horas tienen un Formato, como 15.06.2026 o 15 de junio de 2026.
• Entrada manual. Lo escribe quien rellena el documento. Úsala para lo que no contiene ningún escaneo: el importe de la renta, el plazo, una cláusula especial.

Junto a cada marcador hay un Nombre del campo: cómo se llama el campo para quien rellena el documento y en la página del documento terminado («Nombre completo del empleado» en lugar de employee_full_name). Si lo dejas vacío, se muestra el propio marcador.

Pulsa Guardar plantilla. La plantilla ya se puede rellenar: búscala en el catálogo y pulsa Rellenar.

Consejos

• Empieza poco a poco. Asigna primero los campos que salen de los escaneos; todo lo demás puede ser entrada manual y cambiarse después.
• Una ranura por documento. Si la plantilla necesita dos pasaportes (arrendador y arrendatario), añade dos ranuras para que cada valor sepa de qué pasaporte procede.
• Cambiar la plantilla es seguro. Un modelo nuevo o una asignación modificada crean una nueva versión de la plantilla; los documentos que ya has hecho conservan la versión con la que se crearon. Consulta Bloques condicionales y versiones de plantilla.
• ¿Aún no tienes un modelo? Sube en su lugar un documento terminado y deja que la IA proponga los campos: Crear una plantilla a partir de un documento terminado.