Política de privacidad

DocuTract («DocuTract», «nosotros») le ayuda a convertir una plantilla de documento y unos cuantos escaneos en un documento terminado y relleno. Esta Política de privacidad explica qué datos personales tratamos cuando utiliza DocuTract en docutract.online, por qué los tratamos y qué opciones y derechos tiene usted. Está redactada para leerse junto con nuestras Condiciones del servicio y nuestro Acuerdo de tratamiento de datos.

Quién es responsable de sus datos

Respecto a sus datos de cuenta y de facturación, DocuTract es el responsable del tratamiento. Respecto a los documentos, escaneos y plantillas que usted sube, usted es el responsable y DocuTract actúa como su encargado del tratamiento: tratamos ese contenido únicamente para prestar el servicio y únicamente siguiendo sus instrucciones. El Acuerdo de tratamiento de datos regula íntegramente esa relación de encargo.

Qué tratamos

Datos de cuenta: su dirección de correo electrónico, los identificadores de autenticación de su proveedor de inicio de sesión, su nombre visible y el idioma de su interfaz.
Contenido del espacio de trabajo: las plantillas, escaneos y archivos de origen que sube, los campos que define y los documentos que DocuTract genera para usted.
Datos de facturación: su plan, sus contadores mensuales de uso de documentos y los metadatos de pagos y facturas que gestiona nuestro procesador de pagos. Nunca almacenamos números de tarjeta completos.
Datos de compras sueltas: si compra un documento sin cuenta, la dirección de correo electrónico que facilita al pagar y, si los solicita, otra dirección a la que enviar el documento y los datos de una empresa para una factura.
Datos técnicos: entradas de registro, dirección IP, información del dispositivo y del navegador, y los eventos necesarios para operar, proteger y depurar el servicio.

Cómo utilizamos sus datos

Tratamos sus datos para prestar y mantener DocuTract: para autenticarle, realizar la extracción y la generación de documentos, aplicar las cuotas de los planes, emitir facturas, prestar soporte, mantener la seguridad del servicio y cumplir nuestras obligaciones legales. Nuestras bases jurídicas son la ejecución de nuestro contrato con usted, nuestro interés legítimo en operar y proteger el servicio y el cumplimiento de la ley.

Sus documentos siguen siendo privados

Los documentos que sube y los que generamos son suyos. No los vendemos, no los utilizamos para entrenar modelos de aprendizaje automático y no los compartimos con terceros, salvo con los subencargados estrictamente necesarios para prestar el servicio (véase más abajo). El acceso de nuestro personal se limita a lo necesario para el soporte y las operaciones, y queda registrado en un registro de accesos.

Subencargados y alojamiento

DocuTract se apoya en una breve lista de subencargados evaluados: Hetzner (alojamiento de servidores en Alemania), Supabase (base de datos, inicio de sesión y almacenamiento de archivos, alojados en Irlanda), Anthropic (reconocimiento mediante IA de sus escaneos y plantillas), Stripe (pagos) y Zone.eu (envío de correo electrónico, Estonia). La finalidad de cada uno, el lugar donde trata los datos y las garantías aplicables a cualquier transferencia internacional se recogen en el Acuerdo de tratamiento de datos. Anthropic conserva los archivos que trata durante un máximo de 30 días y nunca los utiliza para entrenar modelos.

También utilizamos PostHog para una analítica de producto respetuosa con la privacidad en nuestro sitio web, alojada en la UE y cargada solo después de que usted dé su consentimiento. Nos ayuda a entender cómo se utiliza el sitio; oculta todo el texto y los datos introducidos en formularios, y no almacena el contenido de sus documentos ni de sus escaneos.

Con fines publicitarios, utilizamos Google Ads (prestado por Google Ireland Limited) para medir la eficacia de nuestro marketing y llegar a personas que han visitado nuestro sitio. La etiqueta se carga en nuestras páginas mediante el modo de consentimiento de Google (Google Consent Mode): hasta que usted da su consentimiento, no instala cookies publicitarias y no recopila datos personales; solo pueden enviarse a Google señales anónimas y sin cookies con fines de medición. Una vez que usted da su consentimiento, puede instalar cookies publicitarias y transferir datos limitados a Google, también fuera de la UE con las garantías adecuadas; nunca recibe el contenido de sus documentos ni de sus escaneos. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento.

Seguridad

Los datos están cifrados en tránsito (TLS) y en reposo: nuestra base de datos y el almacenamiento que contiene sus plantillas, escaneos y documentos generados están cifrados por sus proveedores. Los archivos se guardan en un almacenamiento privado que nunca es accesible públicamente y al que solo se puede acceder mediante enlaces firmados de corta duración limitados a su espacio de trabajo. Puede proteger su cuenta con la autenticación en dos pasos, y el propietario de un espacio de trabajo puede exigirla a todos sus miembros; nuestros propios administradores están obligados a utilizarla. El acceso a los sistemas de producción está restringido y autenticado, y las modificaciones y lecturas de sus documentos, así como cada acceso de nuestro personal, quedan registrados en un registro de accesos de solo anexión. La generación de PDF se realiza en nuestros propios servidores.

Cuánto tiempo conservamos sus datos

Conservamos el contenido del espacio de trabajo mientras su cuenta esté activa para que el servicio pueda funcionar. Puede eliminar plantillas, escaneos y documentos en cualquier momento. Puede eliminar su cuenta usted mismo en Perfil → Eliminar cuenta: su cuenta, los espacios de trabajo de los que solo forma parte usted y todo su contenido se eliminan de inmediato, y las copias restantes (por ejemplo, en nuestros subencargados), en un plazo de 30 días. Los documentos que creó en espacios de trabajo de otros equipos se quedan con esos equipos. Solo conservamos registros limitados (por ejemplo, facturas) que debemos mantener para cumplir obligaciones legales y contables. También puede pedirnos que eliminemos su cuenta escribiendo a privacy@docutract.online. Los borradores iniciados en nuestro sitio web sin cuenta se eliminan automáticamente al cabo de 24 horas. Un documento pagado sin cuenta, y los enlaces a él, se conservan durante 30 días desde el pago; después se eliminan el documento, los escaneos y los valores rellenados, y el registro de la compra (importe, fecha, dirección de correo electrónico) se conserva como registro contable. El registro de accesos (quién accedió a qué datos, cuándo y desde dónde) se conserva durante seis años para investigar incidentes de seguridad y después se elimina.

Sus derechos

Con sujeción a la legislación aplicable, puede acceder a sus datos personales, rectificarlos, exportarlos, limitar su tratamiento, oponerse a él o suprimirlos. También puede retirar su consentimiento cuando el tratamiento se base en él y presentar una reclamación ante su autoridad de control. Para ejercer cualquiera de estos derechos, contacte con nosotros en privacy@docutract.online; responderemos en los plazos que exige la ley.

Transferencias internacionales

Algunos de nuestros proveedores tratan datos fuera del EEE, en particular Anthropic, que almacena datos en Estados Unidos, y Stripe, que está establecida en Estados Unidos; Supabase aloja nuestros datos en Irlanda, pero es una empresa estadounidense. Para estas transferencias nos basamos en las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea o, cuando exista, en una decisión de adecuación (como el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.), junto con las medidas técnicas descritas anteriormente.

Cookies

DocuTract solo necesita dos cookies para funcionar: una cookie de sesión/autenticación y una cookie de idioma en texto plano que recuerda el idioma de su interfaz. Las cookies analíticas y publicitarias (PostHog, Google Ads) solo pueden instalarse después de que usted dé su consentimiento, tal como se ha descrito, y puede retirar ese consentimiento en cualquier momento.

Menores

DocuTract es una herramienta de uso profesional y empresarial y no está dirigida a menores de 16 años. No recopilamos a sabiendas datos de menores.

Cambios en esta política

Podemos actualizar esta Política de privacidad a medida que evolucione el servicio. Cuando introduzcamos un cambio sustancial, modificaremos la fecha de «última actualización» indicada arriba y, cuando proceda, se lo notificaremos en la aplicación.

Contacto

¿Tiene preguntas sobre esta política o sobre sus datos? Escriba a privacy@docutract.online.