Expedientes

Una operación, varios documentos

Una operación rara vez es un solo papel. Un arrendamiento va acompañado de un acta de entrega y a menudo de una factura, y los tres se rellenan con el mismo puñado de escaneos. Un expediente es esa operación: subes los documentos una vez y todas las plantillas del expediente leen los mismos valores.

Define el paquete una sola vez

Un tipo de expediente es el conjunto de plantillas que siempre preparas juntas, en el orden en que las preparas: «arrendamiento de vivienda» es el contrato, el acta y la factura. Lo defines una vez y, a partir de ahí, abrir un expediente son dos campos: qué paquete y cómo se llama esta operación.

El tipo de expediente se crea ahí mismo, en Expedientes, en el bloque Nuevo tipo de expediente: escribe un nombre, marca las plantillas que forman el paquete y pulsa Crear tipo. El número junto a una plantilla marcada es su posición en el paquete, es decir, el orden en que se muestran y se generan los documentos. El nuevo tipo aparece de inmediato en Abrir un expediente.

Una sola subida para todo el paquete

El expediente pide la unión de lo que necesitan sus plantillas, por tipo de documento. Si las tres plantillas quieren un extracto registral del inmueble, el expediente lo pide una sola vez. Envíalo una vez y todos los documentos que lo necesitaban lo tendrán.

Cada valor se lee una vez y lleva su fuente, exactamente igual que antes. Corrige un nombre en un documento y la corrección pasa a los demás, salvo que ese otro documento ya tenga una corrección propia, que se respeta. Esa es la regla en una línea: un valor pertenece al expediente, y una diferencia deliberada sigue siendo una diferencia deliberada.

Cuando no se necesitan escaneos

No todas las plantillas leen escaneos: una solicitud o una orden suelen rellenarse antes a mano. En ese caso, Qué subir indica que no se necesitan escaneos, y cada documento de Documentos del paquete tiene un botón Rellenar. Abre el relleno habitual de ese mismo documento: introduce los datos, revísalos y obtén el documento terminado. Entre los documentos de un expediente solo viajan los valores leídos de escaneos: los campos escritos a mano se rellenan en cada documento por separado.

Montar el paquete

Montar el paquete genera los documentos cuyos datos ya están introducidos y a la espera de revisión. Antes de pulsarlo, la pantalla indica cuántos son, porque eso es también lo que cuesta: un paquete de cuatro son cuatro generaciones. Al lado ves cuántos documentos aún están por rellenar: el botón no los toca. Si todavía no hay ninguno relleno, DocuTract te lo dice en lugar de no hacer nada en silencio. Si a tu plan no le quedan tantas generaciones, no se genera nada y se te muestran las dos cifras, en lugar de acabar con medio paquete.

Los documentos terminados se descargan uno a uno o en un único zip.

El estado del expediente

El estado de un expediente sigue los estados de sus documentos, así que siempre refleja lo que está pasando:

• Borrador: todavía no ha pasado nada;
• Reuniendo documentos: se está subiendo o leyendo un escaneo;
• Revisar los datos: al menos un documento tiene sus datos introducidos y el paquete aún no está completo;
• Paquete listo: todos los documentos están generados;
• Algo ha fallado: uno de los documentos no se pudo preparar.

Cada archivo del archivo comprimido del paquete lleva el nombre de su plantilla y su número de documento, por ejemplo zaiava-na-vidpustku-doc-26-0001.docx, para distinguir fácilmente los archivos.

Lo que no ha cambiado

Un documento sigue siendo un documento: se abre en su propia pantalla, sus valores se corrigen ahí, y una plantilla rellenada por sí sola funciona exactamente igual que antes. Todo documento vive en un expediente, incluidos los que empiezas sueltos, pero un expediente de un solo documento se comporta exactamente como un documento.

Relacionado

• Comprueba que los documentos de un expediente coinciden entre sí: Comprobaciones cruzadas.
• Reutiliza el mismo arrendador o empleador en varios expedientes: El directorio de partes.
• Muchas operaciones a la vez: Generación por lotes.