Comprobaciones cruzadas entre documentos

Detecta la discrepancia antes de firmar

Como DocuTract registra de dónde procede cada valor, puede comparar unos valores con otros. Cuando dos documentos de un expediente no coinciden, se te avisa antes de generar nada, no después de que alguien firme.

Qué se comprueba

Las comprobaciones las defines tú, en una plantilla o en un tipo de expediente. Cinco tipos cubren lo que realmente sale mal en el papeleo:

• Los valores coinciden. El nombre del extracto frente al nombre del certificado, la empresa del encabezado frente a la empresa del bloque de firmas. La comparación es flexible donde debe serlo: «Ivanov O. P.» e «Ivanov Oleksandr Petrovych» son la misma persona, y «SRL "Romashka"» y «SRL Romashka» son la misma empresa.
• Una fecha no es demasiado temprana. Un extracto que caduca antes de que termine el arrendamiento.
• Un total cuadra. La suma de las líneas frente al total, con la tolerancia que fijes.
• Un número está dentro del rango. Una renta de cero, un plazo de cuatrocientos meses.
• Un campo está relleno y, si lo pides, relleno a partir de un documento en lugar de escrito a mano.

Avisar o bloquear

Cada comprobación es un aviso o un bloqueo.

• Un aviso aparece en la pantalla de revisión y no detiene nada.
• Un bloqueo hace exactamente lo que dice: el documento no se genera hasta que alguien acepta la discrepancia.

Qué ves

En la pantalla de revisión, encima de los valores: qué no coincide, los dos valores uno junto al otro, y de qué campo y página procede cada uno.

Hay un control, Aceptar tal cual, para cuando los papeles son correctos y la comprobación simplemente está siendo prudente.

La aceptación se registra con tu nombre y el momento. Queda ligada a los valores exactos que no coincidían, así que si uno de ellos cambia después, la comprobación se vuelve a ejecutar y vuelve a preguntar. Es deliberado: aceptaste esos valores, no la regla.

Cuándo se ejecutan las comprobaciones

Después de leer un escaneo, después de corregir un valor, y en todo el expediente cada vez, porque un valor que llega a un documento puede resolver una discrepancia en otro. No las ejecutas tú; simplemente están siempre al día.

Consejos

• Empieza con avisos. Convierte una comprobación en bloqueo cuando estés seguro de que solo salta cuando algo está realmente mal.
• Comprueba lo que duele. Una comprobación del nombre y otra de la fecha de caducidad de un extracto detectan la mayoría de los errores reales en un arrendamiento.