Recoger documentos del cliente

Pídeselos al cliente en lugar de perseguir escaneos

No tienes que reunir tú los escaneos. Abre el documento que estás preparando y usa Pide los documentos al cliente: pulsa Crear un enlace y DocuTract crea un enlace privado que puedes enviar por correo, chat o mensajería. Copiar lo pone en tu portapapeles.

Qué ve el cliente

Una sola página en el idioma en el que estabas trabajando, sin cuenta ni registro: la lista de documentos que debe enviar, un control de subida por elemento y una línea que indica qué formatos se aceptan (PDF, JPG o PNG). Lo que ya ha llegado se marca como recibido, para que el cliente no envíe dos veces el mismo archivo.

Antes de enviar, el cliente acepta que los archivos se lean automáticamente para rellenar un documento. La página no muestra nada más sobre ti, tu espacio de trabajo ni el propio documento. Funciona igual de bien en un móvil, donde el cliente puede hacer directamente una foto del documento.

Qué pasa con los archivos

Un archivo subido se convierte de inmediato en un escaneo de tu documento y pasa por el reconocimiento habitual, así que cuando abres el documento los valores ya están extraídos. Cada escaneo lleva una etiqueta con su procedencia, para que veas de un vistazo qué ha enviado el cliente y qué has añadido tú.

Mantener el enlace bajo control

Cada enlace tiene tres límites, y los tres se comprueban en cada visita:

• Una vigencia. Siete días por defecto, treinta como máximo. Después, el enlace deja de funcionar.
• Un cupo de subidas. Veinte archivos por defecto. Cuando han llegado, el enlace deja de aceptar más.
• Tu revocación. Cerrar el enlace lo cierra de inmediato, y a quien lo abra después se le indica que ya no funciona.

Cuántos enlaces puedes tener abiertos a la vez depende de tu plan. Si has llegado al límite, cierra uno que ya no necesites.

Recibir documentos por correo

Si tu espacio de trabajo tiene una dirección de recepción, el enlace también tiene una: reenvíale el correo del cliente y los adjuntos llegan al documento, rellenando por orden las ranuras vacías. Los archivos que no podemos leer (una imagen de firma, un documento ofimático) se descartan y se enumeran en el historial del enlace, para que veas qué ha llegado y pidas lo que falta.

Siguientes pasos

Cuando los archivos estén dentro, continúa como siempre: revisa los datos reconocidos y genera el documento (consulta Rellenar un documento a partir de escaneos). Si un mismo juego de documentos alimenta varios documentos, agrúpalos en un expediente para que los escaneos se lean una sola vez.