Krydstjek mellem dokumenter
Definér tjek, der sammenligner værdier på tværs af dokumenterne i en sag, og opdag en uoverensstemmelse, før du genererer, ikke efter at nogen har skrevet under.
Fang uoverensstemmelsen før underskrift
Fordi DocuTract registrerer, hvor hver værdi kommer fra, kan det sammenligne værdier med hinanden. Når to dokumenter i en sag ikke stemmer overens, får du det at vide, før du genererer noget, ikke efter at nogen har skrevet under.
Hvad der tjekkes
Du definerer selv tjekkene, på en skabelon eller på en sagstype. Fem slags dækker det, der faktisk går galt i papirarbejde:
- Værdier stemmer overens. Navnet på udskriften mod navnet på attesten, virksomheden i sidehovedet mod virksomheden i underskriftsfeltet. Sammenligningen er rummelig, hvor den skal være: »Ivanov O. P.« og »Ivanov Oleksandr Petrovych« er én person, og »LLC "Romashka"« og »LLC Romashka« er én virksomhed.
- En dato er ikke for tidlig. En udskrift, der udløber, før lejeaftalen slutter.
- En total går op. Summen af linjerne mod totalen inden for en tolerance, du selv angiver.
- Et tal ligger inden for et interval. En husleje på nul, en lejeperiode på fire hundrede måneder.
- Et felt er udfyldt, og, hvis du beder om det, udfyldt fra et dokument i stedet for tastet.
Advar eller bloker
Hvert tjek er en advarsel eller en blokering.
- En advarsel vises på gennemgangsskærmen og stopper intet.
- En blokering gør præcis, hvad den siger: dokumentet genereres ikke, før nogen accepterer uoverensstemmelsen.
Hvad du ser
På gennemgangsskærmen, over værdierne: hvad der ikke stemmer, begge værdier side om side, og hvilket felt og hvilken side hver kom fra.
Én knap, Accepter som det er, er der til det tilfælde, hvor papirerne er rigtige, og tjekket bare er forsigtigt.
Accepten registreres med dit navn og tidspunktet. Den er knyttet til præcis de værdier, der ikke stemte, så hvis en af dem ændres bagefter, kører tjekket igen og spørger igen. Det er med vilje: du accepterede de værdier, ikke reglen.
Hvornår tjekkene kører
Efter at en scanning er læst, efter at en værdi er rettet, og hver gang på tværs af hele sagen, fordi en værdi, der lander i ét dokument, kan løse en uoverensstemmelse i et andet. Du kører dem ikke selv; de er simpelthen altid opdaterede.
Tips
- Start med advarsler. Gør et tjek til en blokering, når du er sikker på, at det kun slår til, når noget virkelig er galt.
- Tjek det, der gør ondt. Ét tjek på navnet og ét på udløbsdatoen for en udskrift fanger de fleste af de rigtige fejl i en lejekontrakt.