Privatlivspolitik

DocuTract (»DocuTract«, »vi«, »os«) hjælper dig med at gøre en dokumentskabelon og en håndfuld scanninger til et færdigt, udfyldt dokument. Denne Privatlivspolitik forklarer, hvilke personoplysninger vi behandler, når du bruger DocuTract på docutract.online, hvorfor vi behandler dem, og hvilke valg og rettigheder du har. Den er skrevet til at blive læst sammen med vores Servicevilkår og vores Databehandleraftale.

Hvem er ansvarlig for dine data

For dine konto- og betalingsdata er DocuTract dataansvarlig. For de dokumenter, scanninger og skabeloner, du uploader, er du dataansvarlig, og DocuTract fungerer som din databehandler - vi håndterer kun indholdet for at levere tjenesten og kun efter dine instrukser. Databehandleraftalen regulerer dette databehandlerforhold fuldt ud.

Hvad vi behandler

• Kontodata - din e-mailadresse, godkendelsesidentifikatorerne fra din loginudbyder, dit visningsnavn og sproget i din brugerflade.
• Indhold i arbejdsområdet - de skabeloner, scanninger og kildefiler, du uploader, de felter, du definerer, og de dokumenter, DocuTract genererer for dig.
• Betalingsdata - dit abonnement, dine tællere for månedligt dokumentforbrug og de betalings- og fakturametadata, som vores betalingsbehandler håndterer. Vi gemmer aldrig fulde kortnumre.
• Data ved enkeltkøb - hvis du køber et dokument uden konto: den e-mailadresse, du angiver ved betalingen, og, hvis du beder om det, en anden adresse, som dokumentet skal sendes til, og en virksomheds oplysninger til en faktura.
• Tekniske data - logposter, IP-adresse, oplysninger om enhed og browser samt de hændelser, der er nødvendige for at drive, sikre og fejlfinde tjenesten.

Sådan bruger vi dine data

Vi behandler dine data for at levere og vedligeholde DocuTract: for at godkende dig, for at foretage udtræk og dokumentgenerering, for at håndhæve abonnementskvoter, for at udstede fakturaer, for at yde support, for at holde tjenesten sikker og for at overholde vores retlige forpligtelser. Vores retsgrundlag er opfyldelsen af vores kontrakt med dig, vores legitime interesse i at drive og sikre tjenesten samt overholdelse af lovgivningen.

Dine dokumenter forbliver private

Dine uploadede dokumenter og de dokumenter, vi genererer, er dine. Vi sælger dem ikke, vi bruger dem ikke til at træne maskinlæringsmodeller, og vi deler dem ikke med tredjeparter bortset fra de underdatabehandlere, der er strengt nødvendige for at levere tjenesten (se nedenfor). Vores medarbejderes adgang er begrænset til det, der er nødvendigt for support og drift, og registreres i en adgangslog.

Underdatabehandlere og hosting

DocuTract benytter en kort liste over kontrollerede underdatabehandlere: Hetzner (serverhosting i Tyskland), Supabase (database, login og fillagring, hostet i Irland), Anthropic (AI-genkendelse af dine scanninger og skabeloner), Stripe (betalinger) og Zone.eu (afsendelse af e-mail, Estland). Formålet med hver af dem, hvor de behandler data, og garantierne for enhver international overførsel fremgår af Databehandleraftalen. Anthropic opbevarer de filer, den behandler, i op til 30 dage og bruger dem aldrig til at træne modeller.

Vi bruger også PostHog til privatlivsvenlig produktanalyse på vores websted, hostet i EU og indlæst først efter, at du har givet samtykke. Det hjælper os med at forstå, hvordan siden bruges; det maskerer al tekst og alle formularindtastninger og gemmer ikke indholdet af dine dokumenter eller scanninger.

Til annoncering bruger vi Google Ads (leveret af Google Ireland Limited) til at måle effekten af vores markedsføring og nå personer, der har besøgt vores websted. Tagget indlæses på vores sider med Google Consent Mode: indtil du giver samtykke, sætter det ingen annoncecookies og indsamler ikke personoplysninger — kun anonyme signaler uden cookies kan sendes til Google til måling. Når du har givet samtykke, kan det sætte annoncecookies og overføre begrænsede data til Google, også uden for EU under passende garantier; det modtager aldrig indholdet af dine dokumenter eller scanninger. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

Sikkerhed

Data er krypteret under overførsel (TLS) og i hvile: vores database og det lager, der rummer dine skabeloner, scanninger og genererede dokumenter, krypteres af deres udbydere. Filer opbevares i privat lager, som aldrig er offentligt tilgængeligt og kun kan nås via kortlivede, signerede links afgrænset til dit arbejdsområde. Du kan beskytte din konto med totrinsgodkendelse, og ejeren af et arbejdsområde kan kræve det af alle medlemmer; vores egne administratorer skal bruge det. Adgangen til produktionssystemer er begrænset og godkendt, og ændringer i og læsninger af dine dokumenter samt enhver adgang fra vores medarbejdere registreres i en adgangslog, hvor der kun kan tilføjes poster. PDF-gengivelse kører på vores egne servere.

Hvor længe vi opbevarer dine data

Vi opbevarer indhold i arbejdsområdet, så længe din konto er aktiv, så tjenesten kan fungere. Du kan til enhver tid slette skabeloner, scanninger og dokumenter. Du kan selv slette din konto under Profil → Slet konto: din konto, de arbejdsområder, kun du er medlem af, og alt deres indhold slettes med det samme, og eventuelle resterende kopier (for eksempel hos vores underdatabehandlere) inden for 30 dage. Dokumenter, du har oprettet i andre teams' arbejdsområder, bliver hos de teams. Vi opbevarer kun begrænsede registreringer (for eksempel fakturaer), som vi skal gemme for at opfylde retlige og regnskabsmæssige forpligtelser. Du kan også bede os om at slette din konto på privacy@docutract.online. Kladder, der er startet på vores websted uden konto, slettes automatisk efter 24 timer. Et dokument, der er betalt uden konto, og linkene til det opbevares i 30 dage efter betaling; derefter slettes dokumentet, scanningerne og de udfyldte værdier, og registreringen af købet (beløb, dato, e-mailadresse) opbevares som regnskabsmateriale. Adgangsloggen (hvem der har haft adgang til hvilke data, hvornår og hvorfra) opbevares i seks år med henblik på at undersøge sikkerhedshændelser og slettes derefter.

Dine rettigheder

I henhold til gældende lov kan du få indsigt i, berigtige, eksportere, begrænse, gøre indsigelse mod behandlingen af eller slette dine personoplysninger. Du kan også trække dit samtykke tilbage, hvor behandlingen er baseret på samtykke, og indgive en klage til din tilsynsmyndighed. For at udøve disse rettigheder kan du kontakte os på privacy@docutract.online; vi svarer inden for de frister, loven kræver.

Internationale overførsler

Nogle af vores udbydere behandler data uden for EØS - navnlig Anthropic, som opbevarer data i USA, og Stripe, som er etableret i USA; Supabase hoster vores data i Irland, men er en amerikansk virksomhed. Ved disse overførsler baserer vi os på Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller, hvor det er muligt, en tilstrækkelighedsafgørelse (såsom EU-US Data Privacy Framework) sammen med de tekniske foranstaltninger, der er beskrevet ovenfor.

Cookies

DocuTract har kun brug for to cookies for at fungere: en session-/godkendelsescookie og en almindelig tekstcookie for sprog, der husker sproget i din brugerflade. Analyse- og annoncecookies (PostHog, Google Ads) kan først sættes, efter at du har givet samtykke, som beskrevet ovenfor, og du kan til enhver tid trække dette samtykke tilbage.

Børn

DocuTract er et værktøj til professionel og erhvervsmæssig brug og er ikke rettet mod børn under 16 år. Vi indsamler ikke bevidst data fra børn.

Ændringer af denne politik

Vi kan opdatere denne Privatlivspolitik, efterhånden som tjenesten udvikler sig. Når vi foretager en væsentlig ændring, ændrer vi datoen for »senest opdateret« ovenfor og underretter dig, hvor det er relevant, i appen.

Kontakt

Spørgsmål om denne politik eller dine data? Skriv til privacy@docutract.online.