Indsaml dokumenter fra klienten
Send klienten et privat link til at uploade dokumenterne uden konto, eller videresend klientens e-mail; filerne lander i dit dokument, allerede genkendt.
Spørg klienten i stedet for at jagte scanninger
Du behøver ikke selv at samle scanningerne. Åbn det dokument, du forbereder, og brug Bed klienten om dokumenterne: tryk på Opret et link, så opretter DocuTract et privat link, som du kan sende via e-mail, chat eller messenger. Kopiér lægger det i din udklipsholder.
Hvad klienten ser
En enkelt side på det sprog, du arbejdede på, uden konto og uden tilmelding: listen over dokumenter, der skal sendes, én uploadknap pr. punkt og en linje om, hvilke formater der accepteres (PDF, JPG eller PNG). Det, der allerede er kommet, er markeret som modtaget, så klienten ikke sender den samme fil to gange.
Før afsendelse accepterer klienten, at filerne læses automatisk for at udfylde et dokument. Siden viser intet andet om dig, dit arbejdsområde eller selve dokumentet. Den virker lige så godt på en telefon, hvor klienten kan tage et foto af et dokument direkte.
Hvad der sker med filerne
En uploadet fil bliver straks til en scanning i dit dokument og gennemgår den sædvanlige genkendelse, så når du åbner dokumentet, er værdierne allerede trukket ud. Hver scanning er mærket med, hvor den kom fra, så du med et blik kan se, hvad klienten sendte, og hvad du selv tilføjede.
Hold styr på linket
Hvert link har tre grænser, og alle tre tjekkes ved hvert besøg:
- En levetid. Syv dage som standard, højst tredive. Derefter er linket dødt.
- Et uploadbudget. Tyve filer som standard. Når de er kommet, holder linket op med at modtage flere.
- Din tilbagekaldelse. Luk linket lukker det med det samme, og alle, der åbner det bagefter, får at vide, at det ikke længere virker.
Hvor mange links du kan have åbne på én gang, afhænger af dit abonnement. Hvis du har nået grænsen, så luk et, du ikke længere har brug for.
Modtag dokumenter via e-mail
Hvis dit arbejdsområde har en modtageadresse, har linket også en: videresend klientens e-mail til den, så lander vedhæftningerne i dokumentet og udfylder de tomme pladser i rækkefølge. Filer, vi ikke kan læse (et billede af en underskrift, et kontordokument), udelades og vises i linkets historik, så du kan se, hvad der kom, og bede om det, der mangler.
Næste skridt
Når filerne er kommet, fortsætter du som sædvanlig: tjek de genkendte data, og generér dokumentet (se Udfyld et dokument fra scanninger). Hvis ét sæt dokumenter danner grundlag for flere dokumenter, så saml dem i en sag, så scanningerne kun læses én gang.