Sager

Én handel, flere dokumenter

En handel er sjældent ét stykke papir. En lejekontrakt kommer med en overdragelsesprotokol og ofte en faktura, og alle tre udfyldes fra den samme håndfuld scanninger. En sag er den handel: du uploader dokumenterne én gang, og hver skabelon i sagen læser de samme værdier.

Definér pakken én gang

En sagstype er det sæt skabeloner, du altid forbereder sammen, i den rækkefølge du forbereder dem: »boliglejemål« er lejekontrakten, protokollen og fakturaen. Du definerer den én gang, og derefter kræver det kun to felter at starte en sag: hvilken pakke, og hvad handlen skal hedde.

Du opretter en sagstype lige dér, i Sager, i blokken Ny sagstype: indtast et navn, sæt flueben ved de skabeloner, der udgør pakken, og tryk på Opret type. Tallet ved en afkrydset skabelon er dens plads i pakken - den rækkefølge, dokumenterne vises og genereres i. Den nye type vises straks i Start en sag.

Upload én gang til hele pakken

Sagen beder om foreningsmængden af det, dens skabeloner kræver, efter dokumenttype. Hvis alle tre skabeloner vil have en tingbogsudskrift, beder sagen om den én gang. Send den én gang, så har alle de dokumenter, der skulle bruge den, den.

Hver værdi læses én gang og har sin kilde, præcis som før. Ret et navn i ét dokument, så følger rettelsen med til de andre, medmindre det andet dokument allerede har en egen rettelse, som så bliver ladt i fred. Det er reglen på én linje: en værdi tilhører sagen, og en bevidst forskel forbliver en bevidst forskel.

Når der ikke kræves scanninger

Ikke alle skabeloner læser scanninger: en ansøgning eller en ordre er ofte hurtigere at udfylde i hånden. Så siger Hvad skal uploades, at der ikke kræves scanninger, og hvert dokument under Dokumenter i pakken har en Udfyld-knap. Den åbner den sædvanlige udfyldning af netop det dokument: indtast data, tjek dem, og få det færdige dokument. Kun værdier læst fra scanninger følger med mellem dokumenterne i en sag: felter, der tastes i hånden, udfyldes i hvert dokument for sig.

Saml pakken

Saml pakken genererer de dokumenter, hvis data allerede er på plads og venter på at blive tjekket. Før du trykker, viser skærmen, hvor mange det er, for det er også det, det koster: en pakke med fire er fire genereringer. Ved siden af ser du, hvor mange dokumenter der stadig mangler at blive udfyldt: dem rører knappen ikke. Hvis intet er udfyldt endnu, siger DocuTract det i stedet for stille at lade være med at gøre noget. Hvis dit abonnement ikke har så mange tilbage, genereres der intet, og du får de to tal at vide, i stedet for at stå med en halv pakke.

De færdige dokumenter downloades ét ad gangen eller som én samlet zip.

Sagens status

En sags status følger dens dokumenters status, så den altid passer med, hvad der foregår:

• Kladde — der er ikke sket noget endnu;
• Indsamler dokumenter — en scanning bliver uploadet eller læst;
• Gennemgå data — mindst ét dokument har sine data på plads, og pakken er ikke færdig endnu;
• Pakken er klar — alle dokumenter er genereret;
• Noget gik galt — et af dokumenterne kunne ikke forberedes.

Hver fil i pakkens arkiv er navngivet efter sin skabelon og sit dokumentnummer, for eksempel zaiava-na-vidpustku-doc-26-0001.docx, så filerne er nemme at skelne fra hinanden.

Hvad der ikke har ændret sig

Et dokument er stadig et dokument: det åbner på sin egen skærm, dets værdier rettes dér, og en skabelon, der udfyldes alene, virker præcis som før. Alle dokumenter ligger i en sag, også dem, du starter alene, men en sag med ét dokument opfører sig præcis som et dokument.

Relateret

• Tjek, at dokumenterne i en sag stemmer overens med hinanden: Krydstjek.
• Genbrug den samme udlejer eller arbejdsgiver på tværs af sager: Partsregisteret.
• Mange handler på én gang: Batchgenerering.