Шаблон із порожнього бланка

Як це влаштовано

Шаблон у DocuTract складається з двох частин:

• бланка .docx — звичайного Word-документа, у якому змінний текст замінено маркерами (плейсхолдерами) виду {{full_name}};
• переліку потрібних сканів — документів, які той, хто заповнює, завантажить: паспорт, витяг, рахунок тощо. Кожен такий документ у шаблоні називається слотом.

Під час заповнення DocuTract зчитує скани й підставляє значення замість плейсхолдерів.

Крок 1. Підготуйте бланк у Word

Відкрийте документ, який ви зазвичай заповнюєте вручну, і замініть кожне змінне місце плейсхолдером у подвійних фігурних дужках:

Орендар: {{tenant_full_name}}, паспорт {{tenant_passport}},
зареєстрований за адресою {{tenant_address}}.

Поради щодо назв:

• Пишіть латиницею в snake_case: малі літери, слова через підкреслення — employee_full_name, contract_date. Без пробілів і кирилиці.
• Одна назва — одне значення. Якщо те саме значення трапляється в документі кілька разів, повторіть той самий плейсхолдер: він заповниться всюди однаково.
• Називайте за змістом, а не за місцем: landlord_name, а не field_3.
• Набирайте плейсхолдер одним рухом, не форматуючи частину дужок інакше: Word інколи розбиває текст на шматки з різним стилем, і такий маркер може не розпізнатися.

Файл бланка — .docx до 10 МБ.

Крок 2. Створіть шаблон

1. Відкрийте Шаблони і натисніть Створити шаблон.
2. У розділі Основне вкажіть Назву шаблону, Категорію і, за бажанням, Опис.
3. Натисніть Створити шаблон — після цього стануть доступні бланк і поля.

Крок 3. Додайте потрібні скани

У розділі Потрібні скани натисніть Додати потрібний скан і оберіть тип документа: паспорт, витяг, довіреність… Якщо потрібного типу немає, оберіть Створити новий тип: дайте йому назву, завантажте зразок сторінки, і ШІ сам знайде поля, які з нього можна зчитати.

Системні типи в каталозі відповідають мові вашого інтерфейсу: українською ви бачите українські документи, англійською — англійські. Ваші власні типи видно завжди, а системний тип, який уже використовує один із ваших шаблонів, не зникне після зміни мови.

Позначте, які скани Обов'язковий, а які необов'язкові. Порядок слотів можна змінити — у такому порядку їх побачить той, хто заповнює документ.

Крок 4. Завантажте бланк і зіставте поля

У розділі Бланк .docx перетягніть файл або виберіть його. DocuTract знайде всі плейсхолдери й покаже, скільки їх розпізнано.

Далі в розділі Зіставлення полів для кожного плейсхолдера оберіть Джерело:

• скан — оберіть слот і поле, з якого береться значення (наприклад, «Паспорт → ПІБ»);
• Системне значення — заповнюється автоматично: Дата, Час, Дата і час, Номер документа або Поточний користувач. Для дат і часу можна обрати Формат, наприклад 15.06.2026 чи 15 червня 2026;
• Ручне введення — значення вписує людина під час заповнення.

Поруч із кожним плейсхолдером є поле Назва поля: так поле називатиметься для того, хто заповнює документ, і на сторінці готового документа (наприклад, «ПІБ працівника» замість employee_full_name). Якщо назву не задати, показується сам плейсхолдер.

Натисніть Зберегти шаблон. Готово — шаблон з'явиться в каталозі, і його можна Заповнити.

Що ще можна додати

• Таблицю, де кількість рядків щоразу інша (послуги в акті, товари в накладній), — див. Таблиці з рядками, що повторюються.
• Пункти, що з'являються лише за певної умови, — див. Умовні блоки і версії шаблона.

Не хочеться розставляти плейсхолдери вручну? Завантажте готовий документ, і DocuTract запропонує їх сам — див. Шаблон із готового документа.