Угода про обробку даних (DPA)

Ця Угода про обробку даних («DPA») є частиною Умов використання між вами («Замовник», контролер) і DocuTract («DocuTract», процесор). Вона регулює обробку DocuTract персональних даних, що містяться в документах, сканах і шаблонах, які ви завантажуєте («Персональні дані Замовника»), і відображає вимоги статті 28 Загального регламенту ЄС про захист даних (GDPR).

Ролі сторін

Замовник є контролером і визначає цілі та засоби обробки Персональних даних Замовника. DocuTract є процесором і обробляє Персональні дані Замовника лише за задокументованими вказівками Замовника, зокрема тими, що надаються через звичайне користування сервісом. Там, де DocuTract діє як контролер щодо даних облікового запису й білінгу, натомість застосовується Політика конфіденційності.

Предмет і тривалість

Предметом є обробка, необхідна для надання DocuTract - вилучення полів із завантажених сканів і генерація заповнених документів. Обробка триває протягом строку дії Умов використання та доти, доки Персональні дані Замовника не буде видалено згідно з цією DPA.

Характер і мета обробки

DocuTract обробляє Персональні дані Замовника, щоб приймати завантажені файли, виконувати автоматичне вилучення, заповнювати шаблони, генерувати вихідні документи та зберігати ці документи й скани від імені Замовника.

Категорії даних і суб'єктів даних

Замовник контролює те, що завантажує. Персональні дані Замовника можуть включати дані про особу, контактні, документально-ідентифікаційні, фінансові та інші відомості, що містяться у вихідних файлах Замовника. Суб'єктами даних можуть бути клієнти, працівники, контрагенти Замовника та будь-які особи, названі в документах Замовника.

Особливі категорії даних

DocuTract не призначений для обробки особливих категорій персональних даних (стаття 9 GDPR, наприклад даних про здоров'я) і даних про судимості та правопорушення (стаття 10 GDPR). Замовник не завантажує такі дані, якщо в нього немає чинної правової підстави для такої обробки і якщо він заздалегідь не повідомив DocuTract письмово, щоб сторони могли погодити додаткові гарантії.

Обов'язки DocuTract

DocuTract зобов'язується:

обробляти Персональні дані Замовника лише за задокументованими вказівками Замовника;
забезпечити, щоб особи, уповноважені обробляти дані, були зв'язані конфіденційністю;
впроваджувати технічні й організаційні заходи, описані нижче;
не використовувати Персональні дані Замовника для навчання моделей машинного навчання чи для будь-якої іншої мети, окрім надання сервісу;
допомагати Замовнику, з огляду на характер обробки, із запитами суб'єктів даних та з його обов'язками щодо безпеки, повідомлення про порушення й оцінювання впливу.

Заходи безпеки

DocuTract застосовує належні технічні та організаційні заходи, зокрема шифрування під час передачі (TLS) і під час зберігання (базу даних і файлове сховище шифрують їхні провайдери), контроль доступу за принципом мінімальних привілеїв з автентифікацією, двофакторну автентифікацію для користувачів (власник робочого простору може зробити її обов'язковою) та обов'язкову двофакторну автентифікацію для адміністраторів DocuTract, приватне сховище файлів, яке ніколи не буває публічно доступним і відкривається лише за короткочасними підписаними посиланнями в межах робочого простору, логічне розділення даних кожного робочого простору, незмінний журнал доступу до Персональних даних Замовника та їхніх змін, а також кожного доступу адміністраторів, рендеринг PDF на власних серверах DocuTract і регулярний перегляд цих заходів.

Субпроцесори

Замовник дозволяє DocuTract залучати субпроцесорів для надання сервісу. DocuTract покладає на кожного субпроцесора зобов'язання щодо захисту даних не менш суворі, ніж у цій Угоді, і залишається відповідальним за їх виконання. Поточні субпроцесори:

Anthropic Ireland, Limited (Ірландія) - розпізнавання тексту й полів у завантажених сканах за допомогою ШІ та аналіз завантажених шаблонів. Отримує лише вміст файлів - без назв файлів та ідентифікаторів облікових записів. Anthropic зберігає дані в США, може обробляти їх в інших країнах своєї присутності, зберігає вхідні й вихідні дані до 30 днів і не використовує їх для навчання моделей.
Hetzner Online GmbH (Німеччина) - серверний хостинг у дата-центрі у Фалькенштайні, Німеччина: застосунок, черги завдань і рендеринг PDF.
Supabase, Inc. (США) - база даних, вхід користувачів і приватне файлове сховище (шаблони, скани та згенеровані документи), розміщені в Ірландії (ЄС) і зашифровані під час зберігання.
Stripe (Stripe, Inc. та її афілійовані особи, зокрема Stripe Payments Europe, Limited) - оплата підписок і разові платежі (лише дані облікового запису та білінгу, ніколи не вміст документів).
Zone Media OÜ (Zone.eu, Естонія) - поштовий хостинг, через який DocuTract надсилає листи, зокрема лист із посиланнями на оплачений документ (адреса отримувача, тема й текст листа; сам документ у лист не вкладається).
PostHog, Inc. (продуктова аналітика) - приватна вебаналітика, розміщена в ЄС і активна лише за згоди відвідувача, з маскуванням усього тексту й полів введення. Вона не обробляє вміст завантажених документів чи сканів.

DocuTract заздалегідь повідомляє про будь-яке заплановане додавання чи заміну субпроцесора, щоб Замовник міг заперечити з обґрунтованих причин, пов'язаних із захистом даних.

Міжнародні передачі

Деякі субпроцесори обробляють Персональні дані Замовника за межами ЄЕЗ - зокрема Anthropic, який зберігає дані в США, і Stripe, що заснований у США. Supabase розміщує наші дані в Ірландії, але заснований у США, тому віддалений доступ звідти розглядається як передача. Для кожної такої передачі DocuTract спирається на Стандартні договірні умови Європейської комісії, включені до умов обробки даних субпроцесора, або, де це можливо, на рішення про адекватність (наприклад, EU-US Data Privacy Framework), разом з описаними вище технічними заходами.

Порушення захисту персональних даних

DocuTract повідомлятиме Замовника без невиправданої затримки після того, як дізнається про порушення захисту персональних даних, що стосується Персональних даних Замовника, надаючи інформацію, обґрунтовано потрібну Замовнику для виконання його власних обов'язків щодо повідомлення.

Повернення та видалення

Після припинення надання сервісу або на письмовий запит Замовника на legal@docutract.online DocuTract видаляє або повертає Персональні дані Замовника та видаляє наявні копії протягом 30 днів, якщо зберігання не вимагається законом. Копії в субпроцесорів видаляються в межах їхніх власних строків зберігання (в Anthropic - до 30 днів після обробки).

Аудити

DocuTract надає інформацію, необхідну для підтвердження дотримання цієї DPA, і сприятиме аудитам, зокрема перевіркам, які проводить Замовник або вповноважений ним аудитор, із розумним повідомленням і за умови конфіденційності.

Відповідальність і пріоритет

Якщо виникає суперечність між цією DPA та Умовами використання щодо предмета обробки персональних даних, переважну силу має ця DPA. Маєте запитання щодо цієї DPA? Напишіть на legal@docutract.online.