Політика конфіденційності

DocuTract («DocuTract», «ми») допомагає перетворити шаблон документа й кілька сканів на готовий, заповнений документ. Ця Політика конфіденційності пояснює, які персональні дані ми обробляємо, коли ви користуєтеся DocuTract на docutract.online, навіщо ми це робимо, та які у вас є вибір і права. Її слід читати разом із нашими Умовами використання та Угодою про обробку даних.

Хто відповідає за ваші дані

Щодо даних облікового запису та білінгу DocuTract є контролером даних. Щодо документів, сканів і шаблонів, які ви завантажуєте, контролером є ви, а DocuTract діє як ваш процесор - ми обробляємо цей контент лише для надання сервісу й лише за вашими вказівками. Ці відносини процесора повністю врегульовано Угодою про обробку даних.

Що ми обробляємо

• Дані облікового запису - ваша адреса електронної пошти, ідентифікатори автентифікації від вашого провайдера входу, відображуване ім'я та мова інтерфейсу.
• Контент робочого простору - шаблони, скани й вихідні файли, які ви завантажуєте, визначені вами поля та документи, що їх генерує DocuTract.
• Дані білінгу - ваш тариф, лічильники місячного використання документів, а також платіжні дані та метадані рахунків, що їх обробляє наш платіжний провайдер. Ми ніколи не зберігаємо повні номери карток.
• Дані разової покупки - якщо ви купуєте документ без облікового запису: адреса електронної пошти, вказана під час оплати, а також, якщо ви попросите, інша адреса для надсилання документа й реквізити компанії для рахунку.
• Технічні дані - записи журналів, IP-адреса, відомості про пристрій і браузер та події, потрібні для роботи, захисту й діагностики сервісу.

Як ми використовуємо ваші дані

Ми обробляємо ваші дані, щоб надавати й підтримувати DocuTract - автентифікувати вас, виконувати вилучення й генерацію документів, застосовувати квоти тарифу, виставляти рахунки, надавати підтримку, забезпечувати безпеку та виконувати наші юридичні обов'язки. Нашими правовими підставами є виконання договору з вами, наш законний інтерес у роботі та захисті сервісу, а також дотримання закону.

Ваші документи залишаються приватними

Завантажені вами документи й документи, які ми генеруємо, належать вам. Ми не продаємо їх, не використовуємо для навчання моделей машинного навчання та не передаємо третім сторонам, окрім субпроцесорів, які є суворо необхідними для надання сервісу (див. нижче). Доступ нашого персоналу обмежений тим, що потрібно для підтримки й експлуатації, і записується в журнал доступу.

Субпроцесори та хостинг

DocuTract спирається на короткий перелік перевірених субпроцесорів: Hetzner (серверний хостинг у Німеччині), Supabase (база даних, вхід і зберігання файлів, розміщені в Ірландії), Anthropic (розпізнавання ваших сканів і шаблонів за допомогою ШІ), Stripe (платежі) та Zone.eu (надсилання листів, Естонія). Мету кожного, місце обробки даних і гарантії для будь-якої міжнародної передачі наведено в Угоді про обробку даних. Anthropic зберігає оброблені файли до 30 днів і ніколи не використовує їх для навчання моделей.

Ми також використовуємо PostHog для приватної продуктової аналітики на нашому вебсайті - вона розміщена в ЄС і завантажується лише після вашої згоди. Вона допомагає нам розуміти, як користуються сайтом; маскує весь текст і поля форм та не зберігає вміст ваших документів чи сканів.

Для реклами ми використовуємо Google Ads (надається Google Ireland Limited), щоб оцінювати ефективність нашого маркетингу й охоплювати людей, які відвідували наш сайт. Тег завантажується на наших сторінках із використанням Google Consent Mode: до вашої згоди він не встановлює рекламних файлів cookie й не збирає персональних даних — для вимірювання можуть надсилатися лише анонімні сигнали без cookie. Після згоди він може встановлювати рекламні файли cookie та передавати обмежені дані до Google, зокрема за межі ЄС із належними гарантіями; він ніколи не отримує вміст ваших документів чи сканів. Ви можете відкликати згоду будь-коли.

Безпека

Дані шифруються під час передачі (TLS) і під час зберігання: нашу базу даних і сховище ваших шаблонів, сканів і згенерованих документів шифрують їхні провайдери. Файли зберігаються в приватному сховищі, яке ніколи не буває публічно доступним і відкривається лише за короткочасними підписаними посиланнями в межах вашого робочого простору. Ви можете захистити обліковий запис двофакторною автентифікацією, а власник робочого простору може вимагати її від усіх учасників; наші адміністратори зобов'язані її використовувати. Доступ до виробничих систем обмежений і потребує автентифікації, а зміни ваших документів, їх перегляд і кожен доступ нашого персоналу записуються в незмінний журнал доступу. Рендеринг PDF виконується на наших власних серверах.

Скільки ми зберігаємо ваші дані

Ми зберігаємо вміст робочого простору, доки ваш обліковий запис активний, щоб сервіс міг працювати. Ви можете будь-коли видалити шаблони, скани й документи. Ви можете самі видалити обліковий запис у Профілі → Видалення облікового запису: обліковий запис, робочі простори, у яких є лише ви, і весь їхній вміст видаляються одразу, а решта копій (наприклад, у наших субпроцесорів) - протягом 30 днів. Документи, створені вами в просторах інших команд, залишаються в цих команд. Ми зберігаємо лише обмежені записи (наприклад, рахунки), які зобов'язані зберігати за вимогами законодавства та бухгалтерського обліку. Ви також можете попросити видалити обліковий запис, написавши на privacy@docutract.online. Чернетки, розпочаті на нашому сайті без облікового запису, видаляються автоматично через 24 години. Документ, оплачений без облікового запису, і посилання на нього зберігаються 30 днів після оплати; потім документ, скани й заповнені значення видаляються, а запис про покупку (сума, дата, адреса електронної пошти) зберігається як бухгалтерський запис. Журнал доступу (хто, коли й звідки звертався до яких даних) зберігається шість років для розслідування інцидентів безпеки, після чого видаляється.

Ваші права

Відповідно до чинного законодавства, ви можете отримати доступ, виправити, експортувати, обмежити, заперечити проти обробки або видалити свої персональні дані. Ви також можете відкликати згоду там, де обробка на неї спирається, та подати скаргу до наглядового органу. Щоб скористатися будь-яким із цих прав, напишіть нам на privacy@docutract.online; ми відповідаємо у строки, які вимагає закон.

Міжнародні передачі

Деякі наші провайдери обробляють дані за межами ЄЕЗ - насамперед Anthropic, який зберігає дані в США, і Stripe, що заснований у США; Supabase розміщує наші дані в Ірландії, але є американською компанією. Для таких передач ми спираємося на Стандартні договірні умови Європейської комісії або, де це можливо, на рішення про адекватність (наприклад, EU-US Data Privacy Framework), разом з описаними вище технічними заходами.

Файли cookie

Для роботи DocuTract потрібні лише два файли cookie: cookie сеансу/автентифікації та текстовий cookie локалі, який запам'ятовує мову інтерфейсу. Аналітичні й рекламні cookie (PostHog, Google Ads) можуть встановлюватися лише після вашої згоди, як описано вище, і ви можете будь-коли відкликати цю згоду.

Діти

DocuTract - це інструмент для професійного й ділового використання, не призначений для дітей віком до 16 років. Ми свідомо не збираємо дані дітей.

Зміни до цієї політики

Ми можемо оновлювати цю Політику конфіденційності в міру розвитку сервісу. Коли ми вносимо суттєву зміну, ми оновлюємо дату «останнє оновлення» вгорі та, за потреби, повідомляємо вас у застосунку.

Контакти

Маєте запитання щодо цієї політики чи ваших даних? Напишіть на privacy@docutract.online.