Збір документів від клієнта
Надішліть клієнту приватне посилання — він завантажить скани без реєстрації, і файли одразу потраплять у ваш документ. Або перешліть лист поштою.
Посилання для клієнта
Скани не обов'язково збирати самостійно. Відкрийте документ, який готуєте, і в блоці Запросити документи в клієнта натисніть Створити посилання: DocuTract створить приватне посилання, яке можна надіслати поштою, у чаті чи месенджері. Натисніть Копіювати, щоб скопіювати його.
Що бачить клієнт
Одну сторінку тією мовою, якою ви працювали, без реєстрації: список документів, які треба надіслати, окреме поле завантаження для кожного і рядок про те, які формати приймаються (PDF, JPG або PNG). Те, що вже надійшло, позначено як отримане, тож клієнт не надішле той самий файл двічі.
Більше на цій сторінці немає нічого: ні про вас, ні про ваш робочий простір, ні про сам документ. Сторінка зручно працює й з телефона — клієнт може сфотографувати документ і відразу його надіслати.
Що відбувається з файлами
Завантажений файл одразу стає сканом вашого документа і проходить звичайне розпізнавання, тож на момент, коли ви відкриєте документ, значення вже видобуті. У кожного скана записано, звідки він узявся, тому одразу видно, що надіслав клієнт, а що додали ви.
Як тримати посилання під контролем
У кожного посилання три обмеження, і всі три перевіряються при кожному відкритті:
- Термін дії. Сім днів за замовчуванням, максимум тридцять. Далі посилання не працює.
- Ліміт завантажень. Двадцять файлів за замовчуванням. Коли вони надійшли, посилання більше не приймає нових.
- Ваше рішення. Закрити посилання вимикає його негайно, і той, хто відкриє його після цього, побачить повідомлення, що воно більше не діє.
Скільки посилань можна тримати відкритими одночасно, залежить від тарифу. Якщо ліміт вичерпано, закрийте те, яке вже не потрібне, і створіть нове.
Отримання документів поштою
Якщо у вашому робочому просторі налаштована адреса для вхідних листів, така адреса є і в посилання: перешліть на неї лист клієнта, і вкладення потраплять у документ, заповнюючи порожні слоти по черзі. Файли, які ми не вміємо читати (картинка підпису, офісний документ), не беруться і залишаються в історії посилання, тож видно, що надійшло і чого бракує.
Коли скани надійшли, перейдіть до перевірки даних — див. Заповнення документа зі сканів.