Справи: один комплект сканів, кілька документів

Що таке справа

Угода рідко складається з одного папірця. Договір оренди йде з актом приймання, а часто ще й з рахунком, і всі три заповнюються з тієї самої жменьки сканів. Справа — це і є та угода: документи завантажуються один раз, і кожен шаблон у справі читає ті самі значення.

Опишіть комплект один раз

Тип справи — це набір шаблонів, які ви завжди готуєте разом, у тому порядку, в якому готуєте: «оренда квартири» — це договір, акт і рахунок. Ви описуєте його один раз, а далі початок справи — це два поля в блоці Почати справу: Тип справи (який комплект) і Назва справи (як назвати цю угоду).

Тип справи створюється там само, у розділі Справи, у блоці Новий тип справи: впишіть назву, позначте шаблони, які входять у комплект, і натисніть Створити тип. Номер біля позначеного шаблону - його місце в комплекті: у такому порядку документи показуються й генеруються. Створений тип одразу з'являється в Почати справу.

Завантаження один раз на весь комплект

Справа просить об'єднання того, що потрібно її шаблонам, за видом документа. Якщо всі три шаблони хочуть витяг з реєстру, справа просить його один раз. Надішліть його один раз — і він є в кожного документа, якому він був потрібен. Перелік видно в блоці Що потрібно завантажити.

Кожне значення зчитується один раз і несе своє джерело, як і раніше. Виправите прізвище в одному документі — виправлення перейде в інші, якщо тільки в тому іншому документі вже не стоїть власне виправлення: його не чіпаємо. Це і є правило в одному рядку: значення належить справі, а свідома відмінність лишається свідомою відмінністю.

Якщо сканів не потрібно

Не кожен шаблон читає скани: заяву чи наказ часто простіше заповнити вручну. Тоді в блоці Що потрібно завантажити написано, що сканів не потрібно, а біля кожного документа в блоці Документи комплекту стоїть кнопка Заповнити. Вона відкриває звичайне заповнення саме цього документа: внесіть дані, перевірте їх і отримайте готовий документ. Між документами справи переходять лише значення, прочитані зі сканів: поля, введені вручну, заповнюються в кожному документі окремо.

Зібрати комплект

Кнопка Зібрати комплект генерує документи, дані яких уже внесені й чекають на перевірку. Перед натисканням на екрані написано, скільки їх, бо це водночас і ціна: комплект із чотирьох — це чотири генерації. Поруч видно, скільки документів ще треба заповнити: їх кнопка не чіпає. Якщо не заповнено жодного, DocuTract так і скаже, замість того щоб мовчки нічого не зробити. Якщо у вашому тарифі стільки не лишилося, не генерується нічого, і вам показують обидва числа, а не половину комплекту.

Готові документи завантажуються по одному або одним архівом — кнопкою Завантажити комплект.

Статус справи

Статус справи складається зі статусів її документів, тож він завжди відповідає тому, що відбувається:

• Чернетка — ще нічого не зроблено;
• Збираємо документи — скан завантажується або розпізнається;
• Перевірка даних — дані хоча б одного документа внесено, а комплект ще не зібраний;
• Комплект готовий — згенеровано всі документи;
• Є помилки — один із документів не вдалося підготувати.

У архіві комплекту кожен файл названо за шаблоном і номером документа, наприклад zaiava-na-vidpustku-doc-26-0001.docx, тож файли легко розрізнити.

Що не змінилося

Документ лишається документом: він відкривається на своєму екрані, значення виправляються саме там, а шаблон, який заповнюють окремо, працює так само, як раніше. Кожен документ тепер живе у справі — і ті, що були раніше, і ті, які ви починаєте окремо, — але справа з одного документа поводиться рівно як документ.

Щоб значення в документах справи не суперечили одне одному, налаштуйте крос-перевірки на типі справи.