CRM-integrationer

Vad det gör

En CRM-integration kopplar DocuTract till CRM-systemet där dina affärer, kontakter och företag finns. Du bestämmer en gång vilket fält i en CRM-post som fyller vilket fält i en mall. Sedan skapas ett dokument från en post med ett klick, eller automatiskt när något händer i CRM-systemet, och den färdiga filen bifogas samma post. Tar ett CRM-system inte emot filer lämnas i stället en länk till dokumentet på posten.

Vad som finns nu

Vi lägger till färdiga kopplingar till CRM-system en i taget, var och en testad mot leverantörens egen dokumentation. Tills den första är i drift visar integrationsskärmen CRM-integrationer är på väg i stället för knappar som inte skulle fungera, och varje CRM-system dyker upp där så snart det är klart. Finns ditt system inte med ännu kan du koppla det själv med API och webhooks, direkt eller via Zapier, Make eller n8n.

Vem som ställer in

Öppna menyn med din adress uppe till höger och välj Integrationer. CRM-delen kommer först, API och webhooks nedanför.

• Bara ägare och administratörer av en arbetsyta kopplar och kopplar från konton, kopplar fält och lägger till automatiseringsregler. Andra medlemmar ser de kopplade kontona och loggen.
• CRM-integrationer ingår i planerna Pro och Team; API:et, webhooks och no-code-apparna (Zapier, Make, n8n) kräver Team. Med en annan plan erbjuder skärmen Se planer i stället för att koppla.

Koppla ett konto

Under Kan kopplas trycker du på Koppla vid ditt CRM-system. Raden under namnet visar hur det kopplas:

• Inloggning via CRM-systemet: du går till CRM-systemets egen inloggningssida, väljer kontot, godkänner den åtkomst DocuTract ber om och kommer tillbaka till integrationsskärmen. Vi ser aldrig ditt lösenord till CRM-systemet.
• Med en API-nyckel: klistra in nyckeln du skapat i CRM-systemets inställningar i API-nyckel. Vi kontrollerar den hos CRM-systemet innan vi sparar den, och sparar den krypterad.

Om CRM-systemet lagrar data i flera regioner väljer du först din i Dataregion. Kontot visas sedan under Kopplade konton, och Öppna leder till dess inställningar.

Fältkoppling

På kontots sida kopplar Fältkoppling CRM-systemet till en mall:

1. Välj Posttyp (en affär, en kontakt, det ditt CRM-system har) och Mall.
2. Vid varje fält i mallen väljer du det CRM-fält som fyller det. Det går att söka i listan, och CRM-systemets egna anpassade fält är markerade. Ett fält som står som Inte kopplat blir tomt i dokumentet; ett datum eller ett nummer som DocuTract fyller i själv behöver inget CRM-fält.
3. Tryck på Spara koppling.

En koppling hör till en mall och en posttyp, så samma mall kan fyllas i från en affär och, separat, från en kontakt. Har du lagt till fält i CRM-systemet sedan dess hämtar Uppdatera fält från CRM-systemet listan på nytt.

Testa med en post

Under Testa med en post anger du ID:t för en riktig post i ditt CRM-system (det syns i postens adress eller detaljer) och trycker på Skapa dokument. DocuTract läser posten, skapar dokumentet med den sparade kopplingen och bifogar det posten. Öppna dokument öppnar resultatet, så att du kan kontrollera varje värde innan du litar på kopplingen.

Automatiseringsregler

En regel skapar dokument utan att någon trycker på något: när CRM-systemet rapporterar en viss händelse för en post av en viss typ skapas ett dokument från en viss mall. Under Automatisering väljer du Posttyp och Mall, skriver CRM-händelse exakt som CRM-systemet skickar den (till exempel deal.won), låter Bifoga dokumentet till posten vara ikryssat om filen ska tillbaka till posten och trycker på Lägg till regel.

En regel fungerar först när en koppling för dess mall och posttyp är sparad. Vissa CRM-system skickar inga händelser; för dem säger delen det, och regler är inte tillgängliga.

Loggen

Logg visar allt kopplingen har gjort: en mottagen händelse, en läst post, ett skapat dokument, en bifogad fil. Varje rad visar om det startades för hand, inifrån CRM-systemet eller av en regel, när, för vilken post och hur det slutade. Ett misslyckat steg förklarar orsaken med vanliga ord, till exempel att CRM-systemet inte har någon post med det ID:t; är CRM-systemet bara upptaget försöker vi igen själva. Uppdatera läser in listan på nytt.

Koppla från

Koppla från vid ett konto ber om bekräftelse, och sedan:

• dras vår åtkomst i CRM-systemet tillbaka och åtkomstnycklarna raderas direkt;
• raderas fältkopplingar, automatiseringsregler och cachade fältlistor inom 10 dagar; datumet visas vid kontot;
• stannar dokument som redan skapats där de är: i din arbetsyta och bifogade i CRM-systemet.

Samma sak händer om du tar bort vår app inne i CRM-systemet. Om CRM-systemet slutar godta kopplingen markeras kontot som Behöver kopplas igen, och Koppla igen återställer den.

Vilka data som går vart

• När ett dokument skapas läser vi bara posten du valde (eller den som en regel reagerade på), och bara de kopplade fälten.
• För kopplingsskärmen läser vi listan över CRM-systemets fält: namn och typer, aldrig värdena i dina poster. Listan ligger i cache några timmar.
• Vi skickar tillbaka det färdiga dokumentet (eller en länk till det) och det minimum utbytet kräver, som postens ID och status.
• Vi sparar ingen kopia av dina CRM-poster. De lästa värdena blir en del av dokumentet, som sparas som dina andra dokument.
• Åtkomsttokens och API-nycklar sparas krypterade, och bara tills du kopplar från.
• CRM-systemet är en leverantör du själv valt och har eget avtal med; det är inte vårt underbiträde. Detaljerna finns i integritetspolicyn.