Integritetspolicy

DocuTract (”DocuTract”, ”vi”, ”oss”) hjälper dig att göra en dokumentmall och en handfull skanningar till ett färdigt, ifyllt dokument. Denna integritetspolicy förklarar vilka personuppgifter vi behandlar när du använder DocuTract på docutract.online, varför vi behandlar dem och vilka val och rättigheter du har. Den ska läsas tillsammans med våra användarvillkor och vårt personuppgiftsbiträdesavtal.

Vem som ansvarar för dina uppgifter

För dina konto- och faktureringsuppgifter är DocuTract personuppgiftsansvarig. För de dokument, skanningar och mallar som du laddar upp är du personuppgiftsansvarig och DocuTract är ditt personuppgiftsbiträde - vi hanterar innehållet bara för att tillhandahålla tjänsten och bara enligt dina instruktioner. Personuppgiftsbiträdesavtalet reglerar det biträdesförhållandet fullt ut.

Vad vi behandlar

• Kontouppgifter - din e-postadress, autentiseringsidentifierarna från din inloggningsleverantör, ditt visningsnamn och ditt gränssnittsspråk.
• Innehåll i arbetsytan - de mallar, skanningar och källfiler som du laddar upp, de fält du definierar och de dokument som DocuTract genererar åt dig.
• Faktureringsuppgifter - din plan, dina räknare för månatlig dokumentanvändning samt de betalnings- och fakturametadata som hanteras av vår betalningsförmedlare. Vi lagrar aldrig fullständiga kortnummer.
• Uppgifter vid enstaka köp - om du köper ett dokument utan konto: den e-postadress du anger vid betalningen och, om du begär det, en annan adress att skicka dokumentet till och ett företags uppgifter för en faktura.
• Tekniska uppgifter - loggposter, IP-adress, information om enhet och webbläsare samt de händelser som behövs för att driva, skydda och felsöka tjänsten.

Hur vi använder dina uppgifter

Vi behandlar dina uppgifter för att tillhandahålla och underhålla DocuTract: för att autentisera dig, köra extrahering och dokumentgenerering, upprätthålla planernas kvoter, utfärda fakturor, ge support, hålla tjänsten säker och uppfylla våra rättsliga förpliktelser. Våra rättsliga grunder är fullgörandet av vårt avtal med dig, vårt berättigade intresse av att driva och skydda tjänsten samt efterlevnad av lag.

Dina dokument förblir privata

Dina uppladdade dokument och de dokument vi genererar är dina. Vi säljer dem inte, vi använder dem inte för att träna maskininlärningsmodeller, och vi delar dem inte med tredje part utom de underbiträden som är absolut nödvändiga för att leverera tjänsten (se nedan). Vår personals åtkomst är begränsad till vad som är nödvändigt för support och drift, och registreras i en åtkomstlogg.

Underbiträden och drift

DocuTract anlitar en kort lista med granskade underbiträden: Hetzner (serverdrift i Tyskland), Supabase (databas, inloggning och fillagring, med drift i Irland), Anthropic (AI-igenkänning av dina skanningar och mallar), Stripe (betalningar) och Zone.eu (utskick av e-post, Estland). Syftet med var och en, var den behandlar uppgifter och skyddsåtgärderna för eventuell internationell överföring anges i personuppgiftsbiträdesavtalet. Anthropic sparar de filer som den behandlar i upp till 30 dagar och använder dem aldrig för att träna modeller.

Vi använder också PostHog för integritetsvänlig produktanalys på vår webbplats, med drift i EU och som läses in först när du har gett ditt samtycke. Den hjälper oss att förstå hur webbplatsen används; den maskerar all text och alla formulärinmatningar, och den lagrar inte innehållet i dina dokument eller skanningar.

För annonsering använder vi Google Ads (tillhandahålls av Google Ireland Limited) för att mäta effektiviteten i vår marknadsföring och nå personer som har besökt vår webbplats. Taggen läses in på våra sidor med Google Consent Mode: tills du ger ditt samtycke sätter den inga annonscookies och samlar inte in personuppgifter — endast anonyma, cookiefria signaler kan skickas till Google för mätning. När du har samtyckt kan den sätta annonscookies och överföra begränsade uppgifter till Google, även utanför EU med lämpliga skyddsåtgärder; den får aldrig innehållet i dina dokument eller skanningar. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke.

Säkerhet

Uppgifterna är krypterade vid överföring (TLS) och i vila: vår databas och den lagring som innehåller dina mallar, skanningar och genererade dokument krypteras av sina leverantörer. Filerna lagras i privat lagring som aldrig är offentligt tillgänglig och som bara kan nås via kortlivade, signerade länkar som är begränsade till din arbetsyta. Du kan skydda ditt konto med tvåfaktorsautentisering, och en arbetsytas ägare kan kräva det av alla medlemmar; våra egna administratörer måste använda det. Åtkomsten till produktionssystemen är begränsad och autentiserad, och ändringar i och läsningar av dina dokument, liksom varje åtkomst av vår personal, registreras i en åtkomstlogg som bara kan utökas. PDF-renderingen körs på våra egna servrar.

Hur länge vi sparar dina uppgifter

Vi sparar innehållet i arbetsytan så länge ditt konto är aktivt så att tjänsten kan fungera. Du kan när som helst radera mallar, skanningar och dokument. Du kan själv radera ditt konto under Profil → Radera konto: ditt konto, de arbetsytor där bara du är medlem och allt deras innehåll raderas omedelbart, och eventuella kvarvarande kopior (till exempel hos våra underbiträden) inom 30 dagar. Dokument som du har skapat i andra teams arbetsytor stannar hos de teamen. Vi sparar bara begränsade poster (till exempel fakturor) som vi måste behålla för att uppfylla rättsliga och bokföringsmässiga skyldigheter. Du kan också be oss radera ditt konto via privacy@docutract.online. Utkast som påbörjats på vår webbplats utan konto raderas automatiskt efter 24 timmar. Ett dokument som betalats utan konto, och länkarna till det, sparas i 30 dagar efter betalningen; därefter raderas dokumentet, skanningarna och de ifyllda värdena, och uppgifterna om köpet (belopp, datum, e-postadress) sparas som bokföringsunderlag. Åtkomstloggen (vem som fick åtkomst till vilka uppgifter, när och varifrån) sparas i sex år för att kunna utreda säkerhetsincidenter och raderas därefter.

Dina rättigheter

Med förbehåll för tillämplig lag kan du få tillgång till, rätta, exportera, begränsa, invända mot behandlingen av eller radera dina personuppgifter. Du kan också återkalla ditt samtycke när behandlingen grundar sig på det, och lämna in ett klagomål till din tillsynsmyndighet. För att utöva någon av dessa rättigheter, kontakta oss på privacy@docutract.online; vi svarar inom de tidsfrister som lagen kräver.

Internationella överföringar

Vissa av våra leverantörer behandlar uppgifter utanför EES - framför allt Anthropic, som lagrar uppgifter i USA, och Stripe, som är etablerat i USA; Supabase lagrar våra uppgifter i Irland men är ett amerikanskt företag. För dessa överföringar förlitar vi oss på Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler eller, när sådant finns, ett beslut om adekvat skyddsnivå (som EU-US Data Privacy Framework), tillsammans med de tekniska åtgärder som beskrivs ovan.

Cookies

DocuTract behöver bara två cookies för att fungera: en sessions-/autentiseringscookie och en språkcookie i klartext som kommer ihåg ditt gränssnittsspråk. Analys- och annonscookies (PostHog, Google Ads) får sättas först när du har samtyckt, enligt beskrivningen ovan, och du kan när som helst återkalla det samtycket.

Barn

DocuTract är ett verktyg för professionell och affärsmässig användning och riktar sig inte till barn under 16 år. Vi samlar inte medvetet in uppgifter från barn.

Ändringar av denna policy

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy i takt med att tjänsten utvecklas. När vi gör en väsentlig ändring uppdaterar vi datumet ”senast uppdaterad” ovan och meddelar dig, när det är lämpligt, i appen.

Kontakt

Frågor om denna policy eller dina uppgifter? Skriv till privacy@docutract.online.