Korskontroller mellan dokument
Definiera kontroller som jämför värden mellan dokumenten i ett ärende, och få veta om en avvikelse innan du genererar, inte efter att någon har skrivit under.
Fånga avvikelsen före underskriften
Eftersom DocuTract registrerar var varje värde kommer ifrån kan den jämföra värden med varandra. När två dokument i ett ärende inte stämmer överens får du veta det innan du genererar något, inte efter att någon har skrivit under.
Vad som kontrolleras
Du definierar kontrollerna själv, på en mall eller på en ärendetyp. Fem slag täcker det som faktiskt går fel i pappersarbete:
- Värden stämmer överens. Namnet på utdraget mot namnet på intyget, företaget i sidhuvudet mot företaget i underskriftsblocket. Jämförelsen är generös där den ska vara det: ”Ivanov O. P.” och ”Ivanov Oleksandr Petrovytj” är en person, och ”LLC ’Romashka’” och ”LLC Romashka” är ett företag.
- Ett datum är inte för tidigt. Ett utdrag som går ut innan hyresavtalet upphör.
- En summa går ihop. Summan av raderna mot totalen, inom en tolerans som du anger.
- Ett tal ligger inom intervallet. En hyra på noll, en avtalstid på fyrahundra månader.
- Ett fält är ifyllt, och, om du begär det, ifyllt från ett dokument i stället för inskrivet.
Varna eller blockera
Varje kontroll är en varning eller en blockering.
- En varning visas på granskningsskärmen och stoppar ingenting.
- En blockering gör precis vad den säger: dokumentet genereras inte förrän någon godkänner avvikelsen.
Vad du ser
På granskningsskärmen, ovanför värdena: vad som inte stämmer, båda värdena sida vid sida och vilket fält och vilken sida vart och ett kom från.
En kontroll, Godkänn som det är, finns för det fall där papperen är rätt och kontrollen bara är försiktig.
Godkännandet registreras med ditt namn och tidpunkten. Det är knutet till exakt de värden som inte stämde, så om ett av dem ändras efteråt körs kontrollen igen och frågar igen. Det är avsiktligt: du godkände de värdena, inte regeln.
När kontrollerna körs
Efter att en skanning har lästs, efter att ett värde har rättats, och varje gång över hela ärendet, eftersom ett värde som hamnar i ett dokument kan lösa en avvikelse i ett annat. Du kör dem inte; de är helt enkelt alltid aktuella.
Tips
- Börja med varningar. Gör om en kontroll till en blockering när du är säker på att den bara slår till när något verkligen är fel.
- Kontrollera det som gör ont. En kontroll av namnet och en av utgångsdatumet för ett utdrag fångar de flesta verkliga misstagen i ett hyresavtal.