Ärenden

En affär, flera dokument

En affär är sällan ett enda papper. Ett hyresavtal kommer med ett överlämningsprotokoll och ofta en faktura, och alla tre fylls i från samma handfull skanningar. Ett ärende är den affären: du laddar upp dokumenten en gång, och varje mall i ärendet läser samma värden.

Definiera paketet en gång

En ärendetyp är den uppsättning mallar som du alltid tar fram tillsammans, i den ordning du tar fram dem: ”bostadsuthyrning” är hyresavtalet, protokollet och fakturan. Du definierar den en gång, och därefter är det två fält att starta ett ärende: vilket paket, och vad affären ska heta.

Du skapar en ärendetyp direkt i Ärenden, i blocket Ny ärendetyp: ange ett namn, kryssa i mallarna som ingår i paketet och tryck på Skapa typ. Siffran bredvid en ikryssad mall är dess plats i paketet - den ordning som dokumenten visas och genereras i. Den nya typen visas direkt i Starta ett ärende.

Ladda upp en gång för hela paketet

Ärendet efterfrågar summan av det som dess mallar behöver, per dokumentslag. Om alla tre mallarna vill ha ett utdrag ur fastighetsregistret frågar ärendet efter det en gång. Skicka det en gång så har varje dokument som behövde det tillgång till det.

Varje värde läses en gång och har sin källa, precis som förut. Rätta ett namn i ett dokument så följer rättelsen med till de andra, om inte det andra dokumentet redan har en egen rättelse, som då lämnas orörd. Det är regeln på en rad: ett värde hör till ärendet, och en avsiktlig skillnad förblir en avsiktlig skillnad.

När inga skanningar behövs

Alla mallar läser inte skanningar: en ansökan eller ett beslut går ofta snabbare att fylla i för hand. Då står det under Vad som ska laddas upp att inga skanningar behövs, och varje dokument under Dokument i paketet har en Fyll i-knapp. Den öppnar den vanliga ifyllningen av just det dokumentet: ange uppgifterna, kontrollera dem och få det färdiga dokumentet. Bara värden som lästs från skanningar följer med mellan dokumenten i ett ärende: fält som skrivs in för hand fylls i separat i varje dokument.

Sätt ihop paketet

Sätt ihop paketet genererar de dokument vars uppgifter redan finns och väntar på att kontrolleras. Innan du trycker visar skärmen hur många det är, eftersom det också är vad det kostar: ett paket med fyra är fyra genereringar. Bredvid ser du hur många dokument som fortfarande behöver fyllas i: knappen låter dem vara. Om inget är ifyllt än säger DocuTract det i stället för att i tysthet inte göra något. Om din plan inte har så många kvar genereras ingenting och du får se båda siffrorna, i stället för att sluta med ett halvt paket.

De färdiga dokumenten laddas ner ett i taget eller som en enda zip-fil.

Ärendets status

Ett ärendes status följer statusen för dess dokument, så den stämmer alltid med vad som pågår:

• Utkast — inget har hänt än;
• Samlar in dokument — en skanning laddas upp eller läses;
• Granska uppgifterna — minst ett dokument har sina uppgifter på plats, och paketet är inte komplett än;
• Paketet är klart — alla dokument är genererade;
• Något misslyckades — ett av dokumenten kunde inte tas fram.

Varje fil i paketets arkiv namnges efter sin mall och sitt dokumentnummer, till exempel zaiava-na-vidpustku-doc-26-0001.docx, så filerna är lätta att skilja åt.

Vad som inte har ändrats

Ett dokument är fortfarande ett dokument: det öppnas på sin egen skärm, dess värden rättas där, och en mall som fylls i för sig fungerar precis som förut. Varje dokument ligger i ett ärende, även de som du startar ensamma, men ett ärende med ett dokument beter sig precis som ett dokument.

Relaterat

• Kontrollera att dokumenten i ett ärende stämmer överens med varandra: Korskontroller.
• Återanvänd samma hyresvärd eller arbetsgivare i flera ärenden: Partsregistret.
• Många affärer på en gång: Batchgenerering.