Samla in dokument från kunden
Skicka kunden en privat länk för att ladda upp sina dokument, utan konto, eller vidarebefordra kundens mejl; filerna hamnar i ditt dokument redan igenkända.
Fråga kunden i stället för att jaga skanningar
Du behöver inte samla in skanningarna själv. Öppna dokumentet som du tar fram och använd Be kunden om dokumenten: tryck på Skapa en länk så skapar DocuTract en privat länk som du kan skicka via mejl, chatt eller meddelandeapp. Kopiera lägger den i urklipp.
Vad kunden ser
En enda sida på det språk du arbetade på, utan konto och utan registrering: listan över dokument att skicka, en uppladdningskontroll per post och en rad som anger vilka format som tas emot (PDF, JPG eller PNG). Det som redan har kommit in markeras som mottagen, så att kunden inte skickar samma fil två gånger.
Innan kunden skickar godkänner hen att filerna läses automatiskt för att fylla i ett dokument. Sidan visar inget annat om dig, din arbetsyta eller själva dokumentet. Den fungerar lika bra i en mobil, där kunden kan fotografera ett dokument direkt.
Vad som händer med filerna
En uppladdad fil blir direkt en skanning i ditt dokument och går igenom den vanliga igenkänningen, så när du öppnar dokumentet är värdena redan extraherade. Varje skanning är märkt med var den kom ifrån, så du ser direkt vad kunden skickade och vad du själv lade till.
Ha kontroll över länken
Varje länk har tre gränser, och alla tre kontrolleras vid varje besök:
- En livslängd. Sju dagar som standard, högst trettio. Därefter slutar länken fungera.
- En uppladdningsbudget. Tjugo filer som standard. När de har kommit in tar länken inte emot fler.
- Din återkallelse. Stäng länken stänger den direkt, och den som öppnar den därefter får veta att den inte längre fungerar.
Hur många länkar du kan ha öppna samtidigt beror på din plan. Om du har nått gränsen, stäng en som du inte längre behöver.
Ta emot dokument via e-post
Om din arbetsyta har en mottagningsadress har länken också en: vidarebefordra kundens mejl dit så hamnar bilagorna i dokumentet och fyller de tomma platserna i tur och ordning. Filer som vi inte kan läsa (en signaturbild, ett kontorsdokument) lämnas utanför och listas i länkens historik, så du ser vad som kom in och kan be om det som saknas.
Nästa steg
När filerna har kommit in fortsätter du som vanligt: kontrollera de igenkända uppgifterna och generera dokumentet (se Fyll i ett dokument från skanningar). Om en uppsättning dokument ska användas i flera dokument, samla dem i ett ärende så att skanningarna läses en gång.