Справочник сторон
Сохраните арендодателя, работодателя или контрагента один раз — с источником и датой каждого значения — и подставляйте его в новые документы.
Зачем справочник
Тот же арендодатель, тот же работодатель, те же банковские реквизиты, набранные заново для каждой сделки. Справочник хранит сторону один раз, а вместе с каждым значением хранит документ, из которого оно прочитано, и день, когда это произошло.
Справочник находится в разделе Стороны. Там можно искать карточки по названию и видеть, какие данные пора перепроверить.
Как сохранить сторону
Когда документ готов, на экране Документ готов появляется блок Сохранить сторону в справочник. Проверьте название карточки и нажмите Сохранить сторону. Карточка собирается из подтверждённых значений вместе с их источниками, так что ничего не нужно набирать заново и ничто не теряет провенанс (запись о том, откуда значение взялось). Блок есть у шаблонов, поля которых берутся со сканов (паспорта, выписки и т. п.): именно эти поля и составляют карточку, даже если в этот раз вы ввели их вручную. Вы выбираете Тип стороны — человек это или компания, потому что ищутся они по-разному: имя человека совпадает по инициалам, название компании не обращает внимания на правовую форму и кавычки.
Как заполнить из стороны
Выберите сторону, когда готовите следующий документ, и её поля подставятся. Затрагиваются только те поля, которые ваш шаблон читает из скана, и только там, где вы не исправили значение сами: справочник — это отправная точка, а не исправление вашего решения.
Зачем каждому значению дата
Сохранённые банковские реквизиты полезны. Сохранённые банковские реквизиты, под которыми написано «прочитано 3 марта», полезны и честны. Всё, что старше полугода, помечается как «проверьте» и в карточке, и там, где оно подставляется. Оно всё равно подставляется: вам лучше, чем нам, знать, правда ли это ещё.
Изменение значения не затирает старое. Предыдущее значение остаётся историей, так что на вопрос «что говорила карточка, когда готовился тот документ» есть ответ.
Архив
Сторона, которая больше не актуальна, уходит В архив, а не удаляется: уже сгенерированные документы ссылаются на карточку, и эту связь стоит сохранить. Архивная карточка исчезает из выбора и остаётся в записи.
На каком тарифе
Справочник входит в тариф Pro и выше. Если рабочее пространство перейдёт на тариф без него, вы сохраните то, что есть, и продолжите заполнять из него документы; остановится только добавление и изменение карточек. Сравнение тарифов — в статье Тарифы и оплата.